中职学校学生档案管理数字化探析

王冬英

（福建省龙岩市农业学校，福建 龙岩 364000）

中职学校通过学生档案资料可以查阅有关中职学校内部的各种信息资源，有重要的现实意义，但是在当前中职学校学生档案管理工作中，由于包含的内容具有复杂性的特征，所以在管理时难免会存在诸多的失误，影响学生档案管理工作效率的提高，因此在实际工作中需要加强对中职学校学生档案管理创新的力度，加强信息化的建设，保证学生档案管理工作能够更加高效率的完成，使中职学校能够朝着良性的方向而不断地进步。

一、以往中职学校学生档案管理工作中暴露出来的问题

（一）信息不够全面和可靠

从我国当前中职学校学生档案管理工作的情况来看，还存在着不够全面和可靠的问题。从全面性的角度来看，中职学校学生档案搜集的信息要涵盖与中职学校发展所需要的一切信息，但是由于在信息全面性方面存在一定的不足，导致学生档案收集效果无法得到全面的提高，使学生档案管理人员无法满足实际的工作要求。大多数的中职学校学生档案管理往往停留于一个非常落后的阶段，无法采取更加新型的措施来提高学生档案的收集效果，导致学生档案很难做到全面。另外相关中职学校也并没有根据时代发展方向升级相对应的学生档案管理系统，一些中职学校认为学生档案管理工作只是进行信息的收集以及统计，在中职学校中的优势并不是那么的突出，所以也不会投入更多资金来优化学生档案管理的基础设施，这也是学生档案管理不够可靠的重要原因。如果在学生档案信息搜集方面存在一定偏差的话，那么负面影响是非常突出，影响了中职学校的稳定发展。

（二）信息化程度不够

从整体上看中职学校的学生档案管理属于复杂性的工作内容，仅仅凭借人力是很难做好学生档案管理工作的，需要根据时代发展的方向融入信息化的建设模式，从而提高学生档案管理的效果。但是从我国当前中职学校学生档案管理工作来看，仍然采取的是纸笔的方式来完成学生档案的记录，这种方式是非常落后的，例如一些纸质学生档案很容易出现受潮和损伤的情况，不利于长时间的保管，在纸质学生档案搜查时也会消耗大量的时间，造成不必要的麻烦。在纸质学生档案管理时，相关中职学校需要聘请更多人员来负责学生档案的管理，很容易会出现人力资源的浪费。在这一期间需要加强对信息化建设的重视程度，加强资金和设备投入力度，从而有效地应对在以往中职学校学生档案管理工作中的问题。但是相关中职学校并用加强对信息化建设的重视程度，导致一些信息在搜集方面存在诸多的不足，影响中职学校学生档案管理效果的提高。

二、数字化背景下，学生档案管理的策略

（一）保证学生档案规范完整

在信息化时代下一些学生档案的信息来源非常的复杂，同时也包含着一些不完整的信息，这对于学生档案管理来说产生了一定的影响，因此在“互联网+”背景下要加强信息化的建设，保证学生档案是规范和完整的，从而使得学生档案管理效率和水平能够得到全面的提高。在实际工作中要严格地执行档案相关法律法规来构建科学的规章体系，确保学生档案能够及时地归档，使得学生档案管理能够具备规范性的特征。

与此同时还要根据中职学校学生档案管理的方法来制定清晰的责任机制，逐渐地形成学生档案管理工作的网络，使得不同部门能够明确责任工作职责，更加有条理的完成学生档案的收集及整理，在部门内部要建立完善的信息交流机制，迎合“互联网+”时代下学生档案管理的要求以及标准，这样一来可以使不同的管理人员明确自身的工作重点。利用信息化的技术完成学生档案的检索及查询，同时还可以配合这些制度和措施，以此来完成重要学生档案信息资料的搜集，这样一来可以保证最终学生档案利用能够具备规范性的特征。相关部门要根据信息化建设的特点，随时召开一些组织会议，认真的探讨在当前学生档案管理工作中的一些问题以及改进的措施，使得学生档案管理逐渐朝着新的方向而不断地发展。

（二）实现数据信息的共享

在“互联网+”时代下，要加强对学生档案数据信息系统的研发工作，通过内外部的结合完善学生档案信息资源的共享能力，以此来提高学生档案信息资源的编排力度。在实施工作中需要先进行学生档案资源的基本划分，有针对性地进行跨部门和跨种类信息的多方位汇总，并且还要时相关岗位员明确自身工作职责，逐渐地提高学生档案信息的编排能力。在实际工作中要加强学生档案数据库的建设，做好数字化资源的开发以及利用，这样一来在获取相关信息时，可以转变在以往工作中通过人力进行搜寻的弊端。在获取信息时，可以马上的录入到大数据库平台中完成信息的录入。之后，在信息资源中进行自动的查询以及借阅，从而使得信息利用效果能够得到全面的提高。与此同时还要加强对信息安全的全面保护，这主要是由于一些重要学生档案属于保密的范畴中，因此在实际工作中需要积极利用网络信息化的技术，加强各种学生档案数据信息的共享和互通，完善整体的管理模式。

（三）档案安全体系

档案安全体系属于档案全方位保护的工作基础，在实际工作中需要根据实际情况确定最终的建设任务，从而使档案安全管理效率和水平能够全面的提高。档案安全体系的各个环节是相互连接的，能够形成全生命周期的保护系统，在实际实施时需要以系统性建设为主要的方向，按照层次性的工作原则，提高安全管理效果和水平，防止对档案管理产生一定的影响因素。另外还需要实现全方位的档案管理模式，依托于新型的技术力量来提高档案体系建设的效果和水平。其次，还需要根据不同的档案对象，保证档案处于最佳的安全状态中，通过组织和领导等不同的因素，采取更加科学的应急措施和事故预防方案，避免对后续档案安全管理产生一定的影响。另外还需要根据实际情况开展安全保障技术和安全管理理论研究，遵循我国相关法律法规，为后续安全体系建设提供必要性的保证。相关部门要加强对高素质人员的培养，可以定期开展职业技能培训等等实现全生命周期的管理，按照不同的载体保护对象，实现安全管理思想的延伸，考虑法律和管理等不同的角度提高后续管理的效果和水平，以此来逐渐地完善档案安全管理模式。

（四）提升信息化管理水平

在“互联网+”时代下计算机和网络已经成为各行各业发展的主要工具了，对于中职学校管理工作来说也是不例外的，在实际实施时要将信息化建设落实到中职学校的不同工作环节中，提高信息化的管理水平，以过硬的基础为主要的保证，充分发挥软件本身的功能，提高信息化管理的效果和水平。在学生档案管理时，要利用数字化的工作模式，通过计算机和扫描仪将学生档案的信息转变为更加完整的电子资料，方便后续的查阅以及管理。其次在后续工作中要在网络上建立统一的学生档案服务模式，加快档案收集和分类的数字化转型，将文件号和责任者信息录入到电子平台中，保证信息检索的准确性。相关部门要加强对学生档案管理人员综合素质的全面培训，既要掌握一些档案管理知识，也要掌握大数据和云计算等技术的应用技巧，全面的提高岗位人员综合素质，灵活应对在档案管理工作中的问题，以此来为学生档案管理工作奠定坚实的基础。

（五）开展网上服务

在开展网上服务时，首先要扩展电子档案的利用方式，将传递和共享进行功能的重组，中职学校可以建立门户网站，做好档案管理，上传相对应的数据和信息，并且构建档案管理系统的链接，主动地为相关部门提供数据查询和信息共享的功能，全面的提高提供档案管理的效果以及水平。其次要加强对综合管理体系建设的重视程度，实现信息资源的统一整理以及利用，并且还要利用新技术及时的查找在档案搜集中的一些遗漏地方，全面的提高开发利用的效果。在具体实施时需要将信息技术取代人工操作的环节，不仅可以减少人工成本方面的投入，还有助于使档案管理能够具备规范性的特征，真正实现档案数据从量变到质变的飞跃，提高档案管理的效果。

三、结语

在数字化背景下的学生档案管理工作中，需要迎合时代发展的方向，加强信息化的建设，并且还要创新管理模式管理理念，利用先进科技手段构建一体化的管理模式，从而使得学生档案管理水平能够得到全面提高。同时还要提高岗位人员的综合素质，具备完善的服务意识，掌握信息化的操作技巧，提高档案管理的效果。