新时期社会救助档案管理工作质量提升策略分析

马晓梅

（吉林省公主岭市救助管理站，吉林 公主岭 136100）

一、引言

由于中国的经济发展在不同的地域呈现不均衡的特点，因此在我国服务型政府优化转型的背景下，将需要对贫困地区人口展开社会救助，以此更好地满足民众的基本生存需求。由于社会救助的覆盖范围较广，则将使得社会救助档案的信息内容也呈现更加多元化的特点，有关部门更加需要针对实际情况做好相应的档案调查审核工作，以此更好地确保救助资金下发的精准性。以下将对新时期社会救助档案管理中存在的问题提出相应的质量提升对策。

二、新时代社会救助档案管理工作分析

对社会救助档案的管理，应遵循分级管理的原则，这需要将中国民政管理部门与档案行政管理部门充分结合起来，并且合理规划工作责任范围，进而使得社会救助档案的管理能够呈现有序性的特征。同时，省、市档案局还需结合本地实际，制订符合地方救助要求的指导性文件，对救助工作进行全程监督管理。并且还要求县级以下的行政机关要分批、分阶段地对救助档案进行管理，形成对救助档案的实体和计划。现如今，随着信息技术的发展，许多单位减少了纸质文件的使用，用计算机中的文档处理工作，方便了信息的传播，促进了工作方式的革新。在新时代背景下救助单位应认识到信息发展对工作质量的影响，分析新时代给档案管理工作过带来了哪些发展机遇。社会救助档案管理的工作量较大，加上工作制度比较严格，会导致许多管理人员觉得工作内容枯燥，导致工作人员更新较快，不利于档案工作效率的提高。而且档案管理需要端正的工作态度，保证管理工作的精细化、规范化和准确化，这就需要管理人员根据新时代的特点提升社会救助档案管理工作的质量。档案管理为救助单位的发展提供了依据，提升社会救助档案管理的工作质量能带动其他部门管理工作的开展，对工作内容进行客观、理性的判断，还能增强人民群众对救助单位的信任，为救助单位未来发展奠定良好基础。

三、新时代社会救助档案管理工作现状

在新时代背景下，社会救助档案管理已经向电子化、信息化发展，这不仅能满足民众在档案管理上的多样化需求，还能保障信息及时更新、补充，但救助单位实际的档案管理工作存在一些问题，影响了其工作质量的提升。

（一）档案管理意识薄弱

许多工作人员没有认识到档案管理的价值，在工作中认为只要保存好档案信息即可，忽视了对档案的管理和运用。加上档案管理不是救助单位的重点工作，无法直接为单位带来效益，导致管理人员产生了应付的态度，觉得自己只需要保管好档案别出现遗失、损坏的问题就行，这导致相关人员普遍忽视档案管理工作，缺乏档案管理的意识。

（二）缺乏先进管理手段

救助单位是市政府主管社会行政事务的职能部门，不仅要关注到社会基层建设，还要做好社会规划，保证人民的最低生活质量，承担着很大的社会责任，随着社会的发展救助单位的职权范围也逐渐扩大，档案管理的任务也越来越繁重，如果仍然采用传统的档案管理手段会影响管理质量，还无法保障档案的准确性和完整性，因此需要采纳全新的管理方式进行社会救助档案管理改革。但大部分民政部门缺乏先进信息技术的运用能力，尤其是在建设电子档案的过程中使用的方法也比较机械，没有形成灵活高效的管理体系，阻碍了档案管理质量的提升。

（三）管理人员素质较低

目前，救助单位许多管理人员的管理能力、专业素养都比较低，直接影响了档案管理工作的水平，一方面是因为部分管理人员没有严格按照档案管理的制度，对档案进行收集、整理、归纳，导致档案信息存在不准确、不真实的问题；另一方面管理人员缺乏管理创新的意识能力，无法有效运用信息技术进行管理工作，需要救助单位加大对人才培养的投入，建立起专业化的队伍进行档案管理工作。

（四）社会救助档案利用率低下

为了适应新时代背景下管理工作的要求，救助单位也进行了一定程度的工作创新，确保档案管理能跟上社会发展的步伐。但他们忽视了档案信息的利用，缺乏主动服务、管理的意识，很难满足民众在档案管理上的服务需求。而且许多档案的年限久远，资料信息也比较杂乱，管理人员没有分类建立信息资源库，无法根据需求快速准确地搜索档案信息，导致档案信息资源利用率较低。

四、新时代社会救助档案管理工作质量提升策略

（一）构建档案管理监督体系，确保管理工作依法进行

提升社会救助档案管理工作质量需要将政府和社会群众的力量充分结合起来，以此打造更加全面的监督管理体系，使得社会救助档案管理工作能够遵循公开透明的基础原则，为提升救助资金下发的精准性和及时性奠定良好基础。从政府部门档案管理工作角度出发，政府部门需要切实基于社会群众救助的需求履行监督管理职能，并依据相关法律法规对档案内容进行调查和审核，严厉打击档案管理工作中存在的一些违法违规行为；而从社会监督的角度来看，社会救助档案管理工作涉及面很广，社会大众对社会救助档案管理工作的监督和保证，能够更好地确保社会救助档案在合法的范围内得以开展，进而为推动我国社会保障事业的健康发展奠定良好基础。

（二）建立电子系统，规范管理方法

随着信息化时代的到来，信息技术为相关人员的生活、学习、工作提供了更加便利的方式，救助单位想要提高档案管理工作的质量可以从信息技术入手，建立起电子化、信息化的管理方式，加快工作人员输入信息、管理信息、运用信息的效率，减少重复、不必要的工作。在建立电子化系统的过程中，需要管理人员先学习信息化工作方法，如何建立网上的资源信息库和档案管理网站，如何在网上收集档案信息等，还要规范电子管理工作的内容，电子档案大多是直接在网上上传或下载，在上传后管理人员应及时归档或修改。而且电子化系统会改变档案管理的服务内容，为了让相关人员能及时、准确地获取档案信息，需要在档案网站上建立搜索专题，教授相关人员如何利用网站查询或上传信息，在网上回答相关人员有关档案管理的问题，促进各单位、部门网络资源的共享。另外，电子化管理需要专门的设备和软件，因此救助单位要加大在档案管理工作上的投入。例如在硬件建设上要建设专门的档案办公室，选择封闭、安全的场所保存纸质档案。还要购入计算机、打印机、扫描仪等信息设备配合电子化档案系统的使用，做好日常的维护、维修工作。在软件建设上需要统一档案的储存、管理方式，建立安全的系统软件来保障档案资源的利用和共享。

（三）完善管理制度，增强工作责任

社会救助档案管理制度时根据我国的《档案法》《档案工作细则》《档案工作条例》等建立的，但新时代下档案管理事业有了很大的变革，如果救助单位还运用传统的管理制度无法适应相关的工作发展，不利于档案管理工作质量的提高。因此，救助单位要不断完善档案管理制度。档案管理制度包括很多方面，首先，救助单位应明确工作人员在档案管理工作中的职责，如要求他们贯彻学习有关档案管理的法律法规、政策、理论知识和职业技能；熟悉社会救助档案管理工作内容，指导救助单位的工作规章；了解电子化档案管理的分类方法、归档方法，掌握不同形式档案信息的收集、整理方法，保证社会救助档案管理向现代化、规范化发展。其次，虽然建立了电子化档案系统，但也要妥善保管纸质档案，需要建立起档案保管制度，如档案的摆放顺序，进入档案室的要求等，还要保证管理人员根据季节、环境的变化及时保养纸质档案，定期清点、检查档案，及时发现破损、霉变问题。另外，为了增强管理人员的工作责任感可以建立档案管理奖惩制度，如果档案管理工作的完整性在98%以上、准确率在100%应适当奖励工作人员，但如果出现档案丢失、伪造或其他的工作失误，应根据规章制度给予处分，严重的还要追究刑事责任，这样才能端正档案员的管理态度，促使他们在工作中主动提升自己能力、完善工作内容。

（四）提升管理能力，保证工作质量

档案管理工作的质量直接与管理人员的素质相关，救助单位要重视档案管理人员的培训工作，让他们学习先进的工作方法和规范的工作制度，保证他们在日后的工作中能灵活解决各种管理问题。档案管理是一门专业的管理工作，需要工作者有良好的职业精神和细心的工作态度，能严格根据规章制度进行管理工作，懂得操作现代信息技术，主动学习心得管理技巧和方法，因此救助单位可以采用新型的培训形式，为管理人员提供不同的培训课程，让他们根据自己的工作需求学习，改变被动的培训方式。在选择培训课程时考虑到管理人员的需求，不仅是专业知识、技能的培训，更重要的是进行道德素养的培训，如培训管理人员如何增强自身的创新能力、协作能力，在提升他们专业素养的过程中适应新时代背景下的档案管理工作。同时还要完善救助单位的招聘制度，公开透明的招聘档案管理方面的人才，才能保证社会救助档案管理工作的质量。

（五）加强档案管理，提高档案资源利用率

档案资源的利用代表了社会救助档案管理的效果，提高档案资源的利用率不仅能推动档案管理工作发展，还能反馈出管理问题。为了提高社会救助档案资源的利用率，档案管理人员必须深入了解自己的工作职能，档案的内容，档案与档案间的联系，档案资源的价值等，尤其是珍贵档案要充分掌握，避免在查阅档案时出现盲目、杂乱的问题。其次，利用档案资源是救助单位的重要服务工作，需要管理人员加强档案编研，有些利用者在查阅档案资源时不仅要利用档案原件，还需要相关的档案资料，为了能提供完善的服务，管理人员需要加工档案资源，给利用者专业的建议，如可以在电子化系统上开发档案资源利用实例专题，让相关人员了解该如何正确使用档案资源，使得社会救助档案管理越来越规范，给档案管理工作带来全新的发展动力，保证档案资源在救助单位服务工作中发挥出自身价值。此外，相关部门还需要做好相应的宣传推广工作，使得各个部门能够在相互协调配合的基础上社会档案资源进行开发，由此更好地推动社会救助档案管理工作朝着现代化以及科学化的进程发展，进而为凸显社会救助档案资源的利用价值奠定良好基础。

结束语

总而言之，随着社会经济的不断发展和进步，我国对社会救助的关注日益增强，和谐社会的建设和进一步发展对社会救助档案的管理有一定的要求。社会救助档案管理工作在未来的发展过程中必将呈现出更加多样化的管理趋势。对此，档案工作人员应加强学习，改变自己传统的管理观念和方法，不断地探索、创新，以求更科学、更有效、更适宜于社会救助档案管理的方法，尽量保证其完好、准确，进而为提升救助资金下发的精准性奠定良好基础保障。