新时期档案管理工作的探析

李岩

（公主岭市人事考试中心，吉林 公主岭 136100）

引言

在档案管理工作中，管理人员作为关键性角色，决定着档案管理有效性，作用于档案资料流通与利用。现阶段，一定数量的企业组织，虽然认识到了档案管理的重要性，但在档案管理人员配备方面，还存在专业性不足问题，有些单位和部门在进行档案管理工作时，一般情况下并未安排较多人员。部分单位采取部门自行管理形式，另一部分单位采取档案资料集中管理形式，以保障档案资料管理的有效性。降低了档案资料管理的层次感，难以保障档案管理的执行力和有效性，甚至还出现有碍于档案资料流通与运用等现象。

一、档案管理现状与问题分析

（一）制度存在漏洞，管理意识不强

一些档案管理工作的开展，是建立在健全完善的管理制度的基础之上的。当前，部分单位忽视人事档案管理工作，没有充分意识到该项工作的重要性和必要性，没有制定完善的人事档案管理制度，或者所制定的人事档案管理制度过于传统老旧，无法更好地满足新时期单位档案管理工作需求。同时，部分单位虽然具备与时俱进的精神，制定了健全的人事档案管理制度，但是却存在落实执行不到位的现象，由于缺乏相应的监管机制，导致人事档案管理工作的开展流于形式，管理制度落实不到实处，人事档案管理工作存在较强的盲目性、随意性，严重影响档案管理的效果。

（二）缺乏集中管理，档案信息不全

研究发现，虽然大部分单位均已开展了人事档案管理工作，但是却存在档案信息不全的问题，人事档案信息资料不完整、不详细，无法准确全面地了解职工干部信息。同时，有的人事档案资料内容重复、有的资料分散疏于整理，档案信息集中管理意识不足，影响人事档案资料利用价值的发挥。此外，个别单位职工干部招聘录用时，不重视对档案信息的统一管理，导致人事资料分散，部分信息没有及时归档，影响单位对职工干部的了解，不仅影响职工干部的个人发展，同时也不利于单位发展。

（三）人事档案管理方法落后

新时期，档案管理工作中，管理方法落后的问题较为突出。受到传统管理模式的影响，原属单位没有及时迁出人事档案资料，新单位无法及时分析人员的过去发展状况，影响多项人才信息共享利用，出现“弃档”“死档”等现象。同时，部分单位在人事档案管理工作中，资金投入不足，档案管理设施设备陈旧，设备配置不齐全，严重影响工作效率。此外，档案管理中，忽视信息化建设，依然采用传统落后的纯手工管理模式，档案信息系统建设缓慢，人事档案管理以纸质档案为主，影响档案的查阅利用，影响其价值发挥，同时还降低了单位人事档案管理工作时效性，这对于单位发展是不利的。

（四）信息化人才缺乏

信息技术的出现和应用，为档案管理工作的开展带来了巨大便利，档案管理信息化建设成为了当前发展的必然趋势。人事档案信息化管理，对于管理人员专业能力与水平提出了更高的要求，当前，部分人员缺乏信息化管理意识，对于人事档案信息化管理流程模糊，信息化技术的应用、信息设备的操作能力较差，再加上个别人员缺乏较高的责任心及综合素质，工作态度不端正，学习意识薄弱，严重影响到档案管理水平。

（五）数字化档案管理进程较慢

社会科技的快速发展，终端技术的运用替代了手工立卷，档案载体具有很大转变，电子载体不断加多，非纸张载体以及纸质载体的档案都是档案管理的主体内容，新型载体、新型类型档案资料的出现为档案管理工作添加全新的内容。以往的档案信息因为各个层面条件约束，涉及范围较小、传播速度较慢、大众知晓率较低，利用范畴有所限制，无法做到档案管理的现代化以及公众化。为让档案工作可以达到社会广泛需求务必要加大档案信息网络化构建，可是目前很多档案信息网络资源开发工作依旧处在初期阶段，无法顺应新时代对于档案资料的大量需求。

二、档案管理工作创新的有效策略

（一）制度创新，明确管理要求

要实现档案管理工作的创新发展，必须在制度上强调档案管理工作的重要价值，依靠制度来建立完善的档案管理机制，提升档案管理工作的有效性，实现档案管理的革新与发展。传统的档案管理工作中，有关单位虽然建立了明确的管理制度，但这些制度大多从如何管理档案、调用档案入手，约束力不强，没有建立明确的权责关系，导致档案管理工作无法取得预期成果。在尝试创新档案管理工作的过程中，可建立多元化的档案管理制度，依靠制度来确定档案管理工作的主要推进方向，明确档案管理要求。首先，是对档案的入库、调整、调用建立管理制度，有关单位要建立由上而下的责任机制，单位的管理层要负责档案管理工作的第一任务，档案管理部门在制订档案管理计划时，要与有关领导进行沟通，明确权责关系，及时调整档案管理方案。其次，是对档案的使用、补录、更改建立管理制度，在对档案进行相关处理的过程中，有关人员要对档案的变动情况进行报备，对于档案遗失、错漏等问题，有关负责人在进行调整的同时，也要及时做好报备工作。最后，要建立明确的责任制度，一旦出现档案管理疏漏，除要追究档案管理人员的责任之外，更要追究有关领导的责任，加大档案管理力度，明确责任方向，以此消除档案管理工作中存在的短板。

（二）模式创新，提升管理效能

传统的档案管理工作强调对实体纸质档案的管理，档案的体积较大，查阅与更新不便。在这种情况下，档案管理工作正在演化为长周期、大范围的工作任务。要实现档案管理工作的创新，必须建立独属于自己的内部管理平台，在完成档案管理任务的同时，借助线上的管理机制完成档案管理工作，提高档案管理效能。有关单位可围绕档案管理工作的有关要求开发线上档案管理数据库，建立完善的档案管理机制。在线上档案库中，要求档案管理人才、信息技术人才共同参与档案管理任务，建立完善的档案管理工作服务机制。信息技术人才负责档案的管理与开发，在档案管理工作中，将纸质档案转化为虚拟档案，通过分类归纳建立不同的档案词条与管理权限，为后续的档案管理工作的开展提供支持。这一环节，档案管理工作主要以“档案形式的转换”为首要任务，要建立相应的档案管理权限，提升档案管理工作的科学性。档案管理人才在线上档案库被建立之后进入到档案管理工作当中，其直接对数据库中的相关档案负责，并对档案的调用、更新等工作进行管理。对于进入档案库中的档案，档案管理人员要积极落实档案的报备、查验工作，并定期对档案的变动情况、使用情况进行核查，对于出现虚假档案、私自篡改档案等问题的，要及时上报上级领导。档案库中出现的安全问题，必须及时反馈给信息技术服务人员，实现档案管理模式的有机调整。将线下转化为线上，有助于管理模式的创新，从而提升档案管理工作的服务效能。

（三）权限创新，加大管理力度

档案管理工作中的权限问题不容忽视。以往的档案管理活动中，档案的调用、更改较为自由，档案管理权限较为分散，在获得上级领导的允许之后，职工与部门便能够进行档案的更改工作，在这种情况下，档案管理的整体质量难以得到保障。对管理权限进行重新划分，建立明确的权限管理制度，在提升档案管理的有效性的同时，也能够在一定程度上解决档案管理工作中存在的负面问题。有关单位要针对不同的档案管理要求设计档案管理权限，在细化权限的具体职能的同时，建立更为完善的档案管理责任制度，全面落实档案管理工作。第一，要针对档案管理人员、负责人员全面落实权限管理，要求相关人员主动承担档案管理职责，在完成档案管理任务的同时，做好档案的更改、调用以及报备工作，赋予其相应的档案管理权限，但仅限于档案在工作范围内的管理，不得随意调用、转交档案，避免出现权责混乱问题。第二，要赋予领导班子相应的管理权限，对机密档案的查询、调用等工作要给予相应的重视，在确保有关领导持有相关权限的同时，建立完善的权限管理机制，避免出现滥用职权问题。机密档案的管理权限应该由多位领导或领导与档案管理人员共同持有，杜绝单人专权现象。在全线上合理增加限制，提升管理要求，也能让档案管理工作尽早脱离原本的管理窠臼。

（四）塑造档案管理人员信息服务意识

档案资料具有一定信息服务功能，要发挥其管理价值。因此，档案管理人员应形成较强的档案工作责任意识，以提升工作创新能力，高效解决档案工作中存在的困难，维护档案资料的真实性，以期为其他部门工作提供档案信息服务。比如，在高校管理人员在调取员工实习档案时，可在网络平台中，输入管理人员具有档案调取权限的账号，在平台搜索栏，输入员工姓名进行档案调取。在此期间，档案管理人员需完成的工作有：档案信息采集与类别整编、按类上传、纸质版资料完整保存，以提升资料流通速度，发挥档案管理人员工作能力。

（五）推行目标化管理工作机制

各单位应以工作结果为主要导向，推行目标化管理模式。这种管理模式主要以最终的实际工作成效为导向，重点突出目标的作用及其价值。作为一种现代化的管理手段，单位设计档案管理工作机制时可以充分参考和适用其中的一些理念、方法。具体而言，以既定的档案管理工作目标为指向，各项工作的开展都朝向目标迈进，尽可能将每天、每周、每月的工作计划和预期目标安排详细，并严格执行流程记录与监督。在结合单位实际情况，注重档案管理成效和结果，并据此设计科学合理的激励机制以及相应的工作绩效评价体系。

（六）电子信息资料归档模式进行规范化

利用云计算技术以及移动互联网技术可以做到远程归档工作，档案管理人员不需要装置任何系统软件，在可以运用无线网络或是移动数据的情况下，根据自身需求展开操控，就可以不受时间以及空间的限制实现档案归档管理。根据当前科学技术发展模式，预测未来档案归档管理可能会具有三类模式，即传统归档模式、互联网远程归档模式以及移动互联网归档模式。

（七）拓展电子档案储存以及共享模式

在档案管理过程中应用云计算技术，转变以往档案管理的模式，进而让当前档案管理的工作体制可以展开优化、维护性能较高、提供多项服务模式、具有较高的技术水平。并且也让电子档案的储存模式展开不断更新，改变以往档案储存中具有的储存模式简便、无法共享、查阅不便、数据信息安全性较低等弊端。另外，运用云计算技术可大大提升电子档案的储存空间控量，便捷地做到备份以及数据信息的恢复，云计算技术有着海量的空间容量，能够极大程度解决电子档案储存容量不足的情况。

三、结语

档案管理工作是工作的一部分，应该从整体上进行管理，并受到领导的关注。针对档案管理的科学性与规范性可以看出，应该不断完善文书处理机制，并且不断增强相关工作人员的责任心，提升工作人员的素养，这样才能让档案管理工作更加科学规范。另外，也应该激发员工管理档案的观念。运用科学合理的档案管理工作方法，将档案管理与信息技术进行整合，优化档案管理的环节，这样才能提高档案管理的效果。