探究机关单位档案管理信息化

游舫

（福建省福州市平潭县综合实验区人力资源公共服务中心，福建 福州 350400）

现阶段很多机关单位都已经展开了办公信息化、自动化的建设与改革，以云计算和大数据为依托，把档案资料的管理工作推向了更高效的阶段，增强了机关单位内部档案管理工作的服务效率与水平，能够使人民群众对于档案资料的需求得到切实满足，进而推进机关单位内部档案管理工作的实施水平和信息化程度。

一、机关单位内部实施档案管理工作信息化过程中存在的不足

（一）缺乏对档案工作计划管理的重视程度

现阶段仍然有部分机关单位并未认识到档案管理工作实现信息化的重要价值，依然沿用过去传统的档案管理办法，来实施档案管理的各项工作，其信息化建设方面的工作缺乏长效机制和领导人员的关注，致使进展速度十分缓慢，而且档案管理工作信息化覆盖面不够广。有些机关单位只能够简单地录入档案上的信息，却认为已实现了对档案的信息化管理。实践中，档案部门工作人员在对档案进行信息化管理的过程中，仍然存在着惰性和认识不足的问题，缺乏对信息技术的主动学习态度，这也使档案管理工作信息化程度难以提升，无法发挥出档案资料信息化的强大优势。

（二）存在网络安全方面的问题

信息化和互联网的深入推进，在机关单位内部档案检索、存储以及异地调动等工作领域展现出了极大的优势，但也必须认识到目前档案资料的信息管理系统仍然存在易被病毒攻击、系统有一些小漏洞以及应用过程中容易出现安全风险等问题。若不法分子把机关单位内部的档案资料盗取，并进行了非法利用，就可能会使档案的整体管理系统造成崩溃，所以机关单位必须对网络安全的价值加以重视[1]。

（三）缺乏专业人才和硬件设备难以满足信息化管理的实际需求

机关单位内部在档案管理工作信息化建设的过程中，需要有专业人才和信息技术两方面的支撑。现阶段国内很多机关单位都出现了专业人才缺乏、硬件设备不足的问题。若电子设备的质量不达标，就可能会出现档案资料在保存和录入方面的失误，导致档案资料无法找回。其次，档案管理工作的信息化程度仍然存在形式化的问题，以人工操作作为主要形式，但管理的效率相对低下，而且机关单位内部能够熟练掌握运营管理技术的专业人才不足，这也对档案管理工作的信息化产生了阻碍[2]。

二、强化机关单位内部档案管理工作信息化的有效路径

（一）强化对档案管理工作信息化的重视程度

机关单位内部档案管理部门的工作人员应当创新工作技术和思想观念，让档案室的管理可以逐渐朝着数字化、信息化的方向，努力给各界群众提供具有高度战略型以及综合性的档案信息服务，对档案信息进行深层次加工，为人民提供高品质的档案服务。机关单位需要拨付信息化建设的专项资金，更新并采购一些先进的可用来对档案资料进行信息化管理的设备，使机关单位内部档案管理工作实施的效率能够实现升级、提质的目标，节约时间和人力成本，增强单位对文档和资料等信息的应用效率。同时，档案部门的工作人员也需要做好与档案资料信息化相关的宣传工作，让群众能够了解获取档案信息的更多途径。此外，应按照机关单位在办事方面的特点以及结构状况实施综合分析，并以分析结果为依据制定出档案部门信息化管理的恰当实施方案，解决机关单位内部在档案工作信息化过程中存在的潜在问题，使信息化管理的优势能够充分发挥出来[3]。

（二）强化网络安全工作的建设力度

档案资料的安全不仅指传播过程中的安全，还包括档案资料、整个管理系统在软硬件方面的安全。首先，应当优化机关单位内部档案工作信息化方面的安全保密机制，提高涉密工作人员群体的保密意识，以制度为准绳，避免人为泄露档案资料问题的发生。其次，应当构建档案资料的安全保障机制，让电子档案所具有的完整性、真实性和有效性得到充分保障，使档案部门内部使用的局域网络可以与外网之间实施物理隔离，加强密匙管理、身份认证，使档案资料在网络传输过程中的安全得以保障，对于保密的档案资料不得上传到外网中。同时，档案资料应当定期对数据进行备份，避免意外状况发生而导致的数据丢失问题。定期实施网络安全的排查工作，对于机关单位内部档案部门的门户网站、办公网络以及公众平台展开安全排查，特别是要消除档案管理系统中存在的潜在安全隐患，以先进的互联网和通信技术构建内部局域网络与外部网络之间的一道防火墙，增强档案管理系统，抵御黑客攻击的安全防护能力。此外，需要强化方案资料管理相关的应急预案和安全保护方案，并加强检查和监督力度，增强对突发事件的处置、应急指挥能力[4]。

（三）强化机关单位内部档案部门从业人员的专业素质培训

首先，应当强化对档案部门从业人员专业素质的培训，开展有关网络知识、计算机应用、现代管理技术和数字化技术方面的培训，强化档案部门工作人员运用和掌握信息技术的能力，打造一支专业素质过硬、专业技能熟练的档案部门管理团队。其次，应当健全人才评价制度和干部培养制度，完善人才结构，把档案部门干部的使用、交流纳入干部的任用、选拔与培训流程中来，展开统一规划，使人才的出口得到保障。此外，还需要拓展档案部门人才的评价方式和渠道，引进具有先进管理理念的高素质档案专业人才[5]。

（四）开发统一化的档案资料信息化管理系统

对档案资料进行统一化管理，可以避免各地区间出现各自为政的问题。统一化的管理软件开发出来以后，需要下发给各地区机关单位内部档案部门免费使用。其次，也可以通过软件行业内部的资源开发平台，让各地区机关内部的档案部门可以在此平台上实施资料的登记传递，进而达成档案资料信息共享的工作目标。需要注意的是，应当从管理和技术层面保障档案载体与实体的安全性，让档案数据网络传输过程都能保障安全，将电子形式的文件和纸质形式的文件，通过双轨制进行整理，使其名称和档案号统一，这样可以使电子档案和纸质档案实现互通，需要发挥出计算机数据具有的检索速度快、存储数量大等显著优势，开发、创新档案部门资料存储和检索的模式，促进机关单位内部档案管理部门数字档案室的相应建设工作，使原本分散存储的档案信息能够通过数字化这一形式进行存储，为社会和各级机关的档案部门提供各种类型的数字信息服务，进而实现对档案资料的有效共享。

结束语：综上所述，机关单位档案管理部门开展信息化管理工作具有十分重大的意义，需要领导层给予充分重视，开展积极行动以完善档案资料共享平台、基础设施建设为前提，增强档案服务的有效性和质量，保障档案管理工作的安全性，推进档案信息化管理工作的建设进程。