互联网时代事业单位档案信息资源的开发与利用探析构建

胡建军

（湖北大学后勤集团，湖北 武汉 430062）

事业单位的档案信息记录着单位发展历史和业绩成果，也有干部职工的成长历程，而在互联网时代背景之下，事业单位的档案管理模式也较之前发生了一定的转变，以往传统的档案管理方法已经不能满足事业单位的发展需求，而只有积极地将互联网技术应用在档案管理以及开发利用中，才能促使事业单位档案管理效率和质量得到提升，进一步推动事业单位的发展。

一、互联网对档案信息资源管理的影响

资源共享、互联互通是互联网时代的主要特征，在互联网时代背景之下，可实现对资源的整合，促使各项资源的效益能够充分发挥出来。但互联网这一特征也会给档案管理工作带来一定的挑战。

（一）积极影响

互联网使现代人的生活工作越来越便捷化，在互联网时代背景之下，事业单位进行电子档案的存储时往往只需要占用很小的内存空间，便可以将大量的档案信息资源储存在其中。相对于传统的纸质档案来讲，这种存储方式具有着不占空间、节约成本的优势。而互联网的发展也为事业单位档案资源开发和利用提供了便捷条件，档案信息开发是指事业单位通过各种档案管理方法和手段挖掘出档案信息中的有用信息，满足信息使用者的需求，互联网技术的应用可为事业单位进行档案信息开发提供技术支持。事业单位可将具有价值的档案信息发布在网络平台上，这样信息应用者就可通过计算机网络查询和浏览相关信息，使得档案资源的利用效率得到提升。此外，互联网技术可以聚类、分类、分析海量数据，进行数据模型的建立，并找到不同档案信息数据之间存在的关系，使档案的利用价值能够得到提升，将档案信息资源的预测功能凸显出来，为事业单位高层进行决策提供参考。

（二）消极影响

1.带给事业单位档案管理相关理论的冲击。随着互联网时代的到来，以往传统的档案管理理念和理论发生了较大的转变，比如说纸质档案的来源、档案价值等相关理论被颠覆，而只有通过新的档案资源价值观、来源观等理论作为档案管理工作的支撑，才能更好地应对互联网带来的冲击，促进事业单位的档案管理工作顺利开展。

2.对事业单位档案信息管理工作的影响。在互联网时代背景之下，事业单位出现了大量的档案信息资源，使得档案数量激增，且同时呈现出多元化特征，现阶段我国事业单位的档案信息资源不但包括以往传统的文书档案，还有了更为丰富的档案信息资源类型，比如说多媒体档案、音频档案等。互联网时代背景之下，事业单位的档案信息数量激增，信息质量不等，如何更好地对这些档案信息资源进行管理和利用，也已经成为现阶段需要重点去思考的一个现实问题。

二、事业单位档案信息资源开发与利用中存在的问题

（一）这样单位领导对此项工作的重视程度不够

一些事业单位的领导人员未能正确地认识到档案工作的重要性，认为档案只是资料的一种汇总，对于事业单位的发展并没有现实意义，所以对于此项工作较为忽视，也没有投入足够的人力、物力以及技术。一些事业单位会将档案管理纳入到办公室日常工作中，只是简单地进行档案的收集和归档，导致档案资源信息的作用无法真正发挥出来。单位领导对于此项工作重视程度不够，因此也不会投入大量资金进行档案信息化建设，但在信息化时代背景之下，事业单位的电子文件数量剧增，若不能及时进行信息化建设就会导致纸质资料无法转化为电子档案，久而久之，纸质档案可能会出现丢失、磨损、残缺等现象，而一旦档案被损坏就很难进行修复，而这部分档案资料原有的应用价值也会逐渐失去。

（二）档案管理者信息素质有待提升

在互联网时代背景之下，事业单位的档案资料资源开发和利用工作对于档案管理人员提出了更高的要求，需要档案管理人员不但要熟悉档案管理工作，还要精通计算机网络技术，但就目前来看，很多事业单位的档案管理人员都存在着综合素质有待提升的问题，一些档案管理者是从单位其他部门调度过来的，甚至由职工家属或是退休员工担任档案管理工作，这部分工作人员缺乏档案管理专业知识以及相关经验，因此无法保障档案管理工作的顺利开展。一些档案管理人员虽是专业出身，但档案管理理念较为陈旧，缺乏交流共享的先进观念，也不具备深层开发档案信息资源的能力，计算机操作能力有限，因此无法满足互联网时代下事业单位档案信息化发展要求。

（三）档案安全性问题日益凸显

网络技术在档案管理工作中的应用可带给管理人员较大的便利，但因为网络环境具有较强的交互性、共享性，因此也存在着一些不安全因素。事业单位电子档案主要存储于计算机中，因此容易受到病毒、黑客的侵袭或干扰，导致档案资源被篡改或出现丢失现象，而事业单位的重要资料如果被黑客所窃取，就会严重威胁到我国的经济安全。但目前我国事业单位并未进行完善网络安全制度的建设，档案管理人员在网络安全方面的意识也较为淡薄，缺乏相应的保护措施。

（四）档案信息资源未被有效利用

一些事业单位在开展数字化工作时较为盲目，导致大量人力物力被浪费，使得基础设施建设负担得以增加；其次，部分事业单位的档案信息检索入口较少，功能不够完善；一些档案部门自身对于档案信息资源宣传工作较为忽视，或是在宣传过程中深度不广，导致档案信息资源未被有效的利用。

三、互联网时代，如何提升档案信息资源开发与利用水平

（一）对档案信息服务意识进行加强

通过互联网技术可将档案资料存放于电脑信息系统中，有利于档案资料的保存、查询和修改，还可实现档案资源的共享，促使档案信息资源开发与利用水平得到进一步提升。因此事业单位的领导者和档案管理人员一定要加强对档案资源开发与利用工作的重视程度，并积极地投入到档案资源信息化建设当中。事业单位可定期开展档案工作讲座，并邀请相关管理人员以及各部门领导参与其中，使其能够转变以往的传统观念，加强对档案工作的重视程度，明白档案信息资源开发利用是档案管理工作的主导，并给予档案管理工作更多人力、财力及物力上的支持。基础设施是否齐备对于事业单位的档案管理工作来讲也是非常重要的，因此事业单位也要根据此项工作的相关要求，进一步完善现有的基础设施，加强对其的资金投入，并进行档案室及必须防护设备的配置，为档案保管工作打下良好的基础，提升事业单位档案管理的可靠性。

（二）进行档案信息资源管理平台的搭建

事业单位要将互联网技术应用在档案信息资源开发和管理中，进行档案信息资源管理平台的建立，对档案信息资源有效进行整合，确保档案信息资源能够将自身的价值充分发挥出来。此外，还要进行档案信息资源管理体系的构建和完善，只有这样才能更好地服务于档案使用者。事业单位可借助手机APP 等移动终端，实时录入档案信息，提升事业单位档案信息的实时性。

（三）建立一支具有较强综合素质的专业技术队伍

信息资源开发与利用对于档案管理人员有着较高要求，需要其具备一定的专业技术，因此事业单位一定要加强对档案管理者的培训工作，一是要通过德育工作促使这部分人员树立起岗位成才的使命感；二是要加强对这部分工作人员的技能培训，使其在掌握先进档案管理技术的基础之上，具备一定的安全意识，科学地进行档案管理工作，并在使用网络的过程中加强保密工作，促使事业单位档案资源的安全性得到保障。此外，事业单位还要加强对档案管理人员信息技术方面的培训，使其能够具备一定的现代信息技术，并能通过信息技术进行档案信息的录入、整理以及管理。

（四）进行档案信息管理制度的建立

档案管理工作是一项十分繁重的任务，环节众多，需要加工和处理各项信息数据，如果事业单位没有进行信息管理制度的制定，则很难确保档案信息的真实和准确。所以事业单位必须要规范相关管理流程，科学建立管理制度，可学习其他单位的成功经验，并根据自身的具体情况制定出科学可行的档案信息管理制度，加强监管，减少档案信息管理出现漏洞和失误的机率。要保护好现有的电子档案信息数据，通过设定档案查阅权限，对档案信息进行保密等级的设置等方式，确保事业单位档案信息的安全。

（五）加大档案信息资源的开发与利用

事业单位要将互联网技术应用在档案信息资源的开发与利用中，将现代科学技术的优势充分发挥出来，强化对软硬件和档案信息资源的开发，将事业单位档案信息资源的价值凸显出来，使档案资料能够真正的物有所用，为事业单位发展提供服务。

结束语

互联网的普及和推广，为事业单位档案资源开发与利用迎来了新的发展契机，而作为档案管理人员，一定要对档案工作的重要性有所认识，并要转变以往的传统理念，树立起交流、共享的先进观念，加强对信息技术网络技术的学习，提升自身的综合管理能力，为事业单位档案资源开发与利用工作的顺利开展做出应有的贡献。