高校人事档案精细化管理策略探微

赵玉灵 刘 平

（山东劳动职业技术学院，山东 济南 250300）

高校人事档案是高校中的重要信息，对高校人力资源管理以及长远发展意义重大。在当前互联网快速发展的背景下，如何对高校人事档案进行精细化管理，已经成为各大高校关注的重要内容。通过开展人事档案精细化管理，能够提升人事档案管理的科学性，推动整体管理质量的提升。本文主要分析高校人事档案管理现状，论述精细化管理的重要意义，并提出具体的措施。

一、高校人事档案管理现状

（一）管理人员素质不高

在当前高校发展的过程中，很多学校并没有针对性地设置专门的档案管理人员。在档案管理工作开展的过程中，只有管理人员和教师代管，他们的专业不相符合，这就导致在实际档案管理工作开展的过程中由于疏忽和不专业导致出现很多问题。而且在档案管理的过程中需要的是信息处理的人才，这对于高校在选择档案管理人才的过程中存在难处。对此，要想实现档案精细化管理，就应当引进高层次的管理人员。虽然当前高校引进了很多先进的设备，但是没有高素质人才管理，不能充分发挥他们的优势。也就表明，在档案管理的过程中始终存在漏洞。与此同时，很多管理人员对工作的热情不是很高，不重视档案管理工作的开展，因此也影响到管理的真实性和专业性。[1]

（二）缺乏规范的管理制度

当前，很多高校在实际档案管理的过程中并没有建立完善的管理制度，因此也没有完成规范化的要求，很多信息没有填写完整。在实际管理的过程中，管理人员也没有对工作流程形成正确的认知，开展针对性的管理，导致很多工作模糊不清。若是出现问题，对于高校的管理会产生严重影响，容易导致在储存阶段出现信息丢失问题。与此同时，在人事档案管理的过程中，也不具备统一性。前后不一，因此学校在调取信息的过程中会出现信息不全面的问题，影响到学校管理工作的高效开展。

（三）信息更新不够及时

在学校学习和工作开展的过程中，教职人员和学生的履历都会随着年限的上升而增加。在此期间，他们会受到相应的处分和奖励，这些都需要记录在档案中。但是，当前高校的工作人员并没有对这部分信息进行及时的更新，没有关注档案的动态性。很多资料更新不及时，导致管理人员不能对学校的情况进行进一步的把握和了解。对于学生来说，教职人员和学生的评判可以作为人事档案信息的依据。若是人事档案没有更新，那么在对学校评判的过程中会受到阻碍，由此也会影响到学校人才队伍的建设。[2]

（四）管理模式落后

由于学校的规模在不断扩大，教职人员的工作理念也在不断更新。在高校人事档案管理过程中却仍然使用传统的模式，很多信息在记录的过程中通过人工的方式来开展，没有充分利用先进的信息技术，这就导致在实际工作开展的过程中存在管理不当的问题，信息登记错误或不全的现象频发。也就表明，传统的管理模式不适于高校发展，人工操作不能满足档案更新的需求，越来越多的人事档案需要由专门的系统来辅助管理。对此，相关人员应当强化对人事档案的精细化管理。

二、高校人事档案精细化管理的意义

（一）提高人事档案精细化管理的科学性

当前高校在管理和发展的过程中，面临的工作要求和工作量越来越高。利用传统的管理模式无法满足管理需求，同时也无法获得相应的成效。通过开展精细化的管理能够让整个管理变得更为规范，进一步优化人事档案管理的环节和步骤。与此同时，对整个管理过程进行科学规划和分工可以不断完善管理的整个过程，充分发挥人事档案管理的功能，让整个过程变得更为科学、规范。[3]

（二）提高人事档案精细化管理的规范性

高校在人事档案管理工作开展的过程中缺乏规范性。例如，在对资料整理搜集的过程中，存在资料缺失、不全的问题。通过精细化的管理，学校可以进一步对资料进行搜集，防止在搜集过程中出现缺乏规范性的问题。在管理的过程中，应当根据档案管理规范来及时、有效地建设管理流程。对每个流程进行详细的说明，最终可以做到有规定可依。在这一规范化的框架下开展管理工作可以避免这个工作的随意性和盲目性，为人事档案管理开启良好的开端。

（三）提高人事档案管理效率

从当前高校人事档案管理实践工作来看，仍然停留于较为原始、传统的管理方式阶段。虽然在现阶段发展的过程中，有些优秀经验可以借鉴和保留。但是，其管理模式已经不符合新时代的需求，达不到提高管理效率的效果。管理者需要承担保管者的责任，同时也需要做好储存和检索工作，这些都需要由他们亲力亲为，会影响到整体管理效率的提高。然而，精细化的管理可以更好地开展高校人事档案管理，促进各项工作流程精细化、规范化发展。[4]

三、高校人事档案精细化管理策略

（一）提高管理人员精细化管理的意识

随着新时代的建设和发展，中央明确要求各方在人事管理的过程中，应当强化人事档案的精细化管理。高校在开展人事档案管理的工作中更应当做好表率作用，提高政治地位，解放思想，深化改革，以此开辟出一种全新的、顺应时代发展的管理方式。然而，在实际管理的过程中，高校的管理者自身应当强化精细化管理的理念和意识，外化于行、内化于心，这样也可以充分理解精神理念，将其落实于工作中。此外，校领导也需要重视精细化管理工作，加强宣传和教育，让每个教师都能积极参与其中，为精细化管理提供智力和人力支持。

（二）建立完善的档案管理系统

在当前进行高校人事档案管理的过程中，应当建立完善的档案管理系统，这样也能够促进精细化管理的实现，提高管理效率。在实际档案管理系统建设的过程中，工作人员可以利用这一系统来完成统一管理，其中就包括对档案的查阅、管理和采集。相关负责人不需要经过管理人员就可以直接在网上进行档案的查询，这样也可以更好地完成为档案的管理工作，将各种档案材料进行统计、收集、整理、查阅、鉴别等，提高领导人员的监督水平和管理水平。与此同时，在网络上也可以及时有效地监控管理的具体信息，从而为学校工作的开展提供保障。当前，整个档案管理系统是流水化的形式，为了防止在工作过程中出现遗漏，可以对软件的档案进行统计和分类，工作人员只需调动数据就可以知道信息。此外，整个档案管理系统具有事务提醒、用户管理等各种功能，可以增强档案的保密性，提高实时性，对于精细化管理来说具有十分重要的作用。

（三）充实档案的内容

当前在高校人事档案管理工作过程中，很多工作都浮于表面。管理人员没有认识到档案管理的重要意义，在高校实际运营的过程中，档案中的很多信息都会为学校的工作开展提供依据。对此，在实际设置内容的过程中，需要做到全面和完善。管理人员应当将各种活动的奖励工作、业绩导入到档案中，对员工的资格证、专业水平、资历等进行针对性的收集，纳入档案中，以此来反映调职人员的工作面貌。高校也应当遵循相应的规章制度，记录人事档案管理中的处分和奖励。与此同时，也需要将平时表现记录其中，这样可以作为奖学金和各类奖励的依据。关于学生家庭情况也应当填入到其中，这样可以为学生接受贫困生补助提供有力依据。在精细化管理的过程中，充实人事档案管理确实是有必要的。

（四）提高档案利用率

高校在实际管理的过程中应当提高档案的利用效率，不能把各种档案变成文件。应当通过管理人员来更好地对档案中的内容进行分析，为学校提供可靠依据，这样也可以为管理工作的开展提供保障。管理人员也需要针对性地对在校人员的人事档案进行分析，从而判断在这一过程中是否有表现突出的学生或员工，及时向学校传递信息，强化人才队伍的建设。此外，学校在开展工作的过程中，也可以进行诉讼取证、职称晋升、人事变动、奖学金评判等，为管理者提供有效信息，奠定学校管理工作的基础。

（五）提高信息化管理水平

在人事档案精细化管理的过程中，需要将信息化建设作为手段，提高管理水平。首先，应当针对性地开展档案数字化管理工作。由于高校的人事档案数量庞大，门类众多，其中包含着较多的论文、试卷、学籍档案、工作部门评奖评优材料等。这些档案需要进行数字化采集，这样可以储存在计算机中。在这个过程中会产生大量数据，利用这一计划的管理方式将这些数字以统一的格式储存，从而为信息化的建设奠定基础。其次，应当建立完善的信息系统，这也是衡量高校精细化管理水平的关键，这样可以更好地对数字化档案进行智能化管理，以此提高档案管理的准确性和科学性。此外，应当开放对档案的网络共享，让高校的档案得以共享。在确保安全的情况下，拓展档案的利用渠道，以此确保不受地域、时间限制，能够利用网络这一渠道获取更多高效的档案信息，提高精细化管理的效率。

综上所述，在当前高校人事档案管理工作开展的过程中，相应的管理人员应当明确认识到在档案管理过程中存在的各种问题。分析高校人事档案信息化管理的意义，通过提高管理者精细化管理的意识、建立完善的档案管理系统、充实档案内容、提高档案利用率、提高信息化管理水平等各种方式来推动人事档案管理工作更好地开展。做到精细化的管理，为人才队伍的建设提供依据和保障。只有这样，才能够更好地促进高校的人事档案建设和发展。