新时代档案管理信息化建设路径研究

王 淳

（江苏工程职业技术学院，江苏 南通 226006）

一、建设档案管理信息化的重要性

（一）档案工作人员提高自身素质的需要

这几年信息化时代的变化，使得高校档案信息的管理模式都已经发生了改变，传统的手工操作的档案管理模式在时代的发展中已经被逐渐地淘汰，信息化的档案管理技术也已被高校所重视[1]。高校档案的管理工作在信息化的发展下需要不断地进行优化，档案管理人员的自身素质的提升，才能够有效的保证档案管理信息化建设的发展，档案的信息化管理工作与专业的管理人员两者是需要共同进步的，这样才能有效地提升高校内的档案管理工作的效率，提升高校档案管理工作的质量。

（二）高校档案业务工作发展的需要

计算机信息技术的不断发展，使得我国的高校在档案管理中也更加重视信息化的管理，在目前的高校中其档案的管理工作能够直观地体现出学校的管理水平。高校中良好的档案管理水平能够提升校外人士对学校的了解，能够帮助高中毕业生在对学校进行选择时，能够更加清楚地了解到高校中是否有符合自己的专业，使得学生能够有效地找到符合自己的专业，从而在报名时更具有针对性。同时好的档案管理还能够有效地提升学校的知名度，学校的知名度被提升，也就使得高校与外界的交流也越来越多，也会出现越来越多的数据信息需要被管理与分类，加重了高校档案管理工作的工作业务，因此需要对高校的档案管理工作进行优化，更快地进行信息化建设地管理，能够有效地提升高校的档案管理工作的质量以及工作的效率，使得高校的档案管理工作能够更好地服务于社会。

（三）档案信息资源开发利用的需要

我国社会的不断发展，社会在发展的过程中，对档案信息的依赖性也是在逐渐地增强。传统纸质的档案在管理过程中的操作方式较为繁杂，同时档案的存储时间是有限制的，时间太久就会出现档案破损等情况，同时纸质档案在传递的方式上也会有一定的局限性与约束性，这种传统的纸质档案的管理使得档案的信息不能最大程度地发挥出自身的价值[2]。随着时代的变化，档案管理的信息化建设也在不断地发展，使得人们意识到档案管理的信息化建设的优势，信息化的管理方式能够更好地对档案信息进行存储，同时档案在进行传递中的约束性也有了一定程度地降低。现在高校与外界的交流也是日益紧密，这就需要加强高校内的档案管理，推动档案的信息化管理的建设。

二、现阶段档案管理信息化建设中存在的问题

（一）缺乏专业管理人才

在网络化和现代化的档案管理的模式下，这种信息化的档案管理模式需要专业的人员进行操作，其需要管理人员对计算机技术与网络技术进行学习并了解，这样才能够有效地提升信息化档案管理的工作效率。传统的纸质档案在管理的过程中，是将档案在校内进行存储，只需要简单地进行登记后就能将档案进行存储，这种传统的存储方式对人员的专业性要求较低，同时档案在管理的过程中也是较为随意的，并且不需要专业的人员进行负责，这种管理方式就会使得有重要价值的档案资料不能有效地被利用，无法发挥出档案真正的价值[3]。将信息化技术融入档案的管理工作中，就需要提升管理人员的专业水平，但是目前高校内没有专业的管理人员，高校中针对专业的信息化管理人员的引进力度较低，使得高校内缺乏综合素质较高的专业管理人员，就算引进专业的人员，也会因为薪资问题出现人员流失，使得高校档案管理的信息化建设不能有效地实施。

（二）缺乏完善的配置支撑

信息化档案管理的工作离不开先进的技术手段以及系统的软硬件设施，因此建立完善的数字化运行的管理体系是需要加强对网络环境的了解，同时对设备的需求也较高。这就需要在信息化建设的过程中投入大量的资金进行开展信息化的管理工作，但是我国的各个高校中的财政情况是不同的，导致有些高校中是没有充足的资金进行开展信息化管理的建设。档案信息化管理建设在短期内并不能取得明显的效果，是需要长期进行建设，才能真正地展现出信息化档案建设的价值。短期内未能有明显的效果，就导致学校对信息化管理工作的建设不够重视，这就使得信息化的档案建设的步伐受到了严重的阻碍。

（三）档案管理存在安全隐患

传统的档案管理方式，都是对纸质档案进行存储与运用，纸质档案在存储的过程中，其保管的年限较久，档案中的文字就会出现模糊等情况的出现，同时纸质档案的管理工具也是较为落后的，这就导致纸质档案在管理的过程中容易出现丢失或破坏等情况，从而导致档案管理工作的质量得不到提升[4]。高校中的纸质档案在进行数字化转变时，也是需要依靠信息公司来进行完成，这就导致高校内的一些重要的文件被信息公司获取。现在市面上的信息公司鱼龙混杂，缺乏工作的保密意识，使得高校通过信息公司对档案信息进行转变的过程中容易出现信息泄露等问题，同时高校内也缺乏一定的安全意识。这就需要高校在档案管理工作中应重视对数据的保密工作，在信息化档案管理工作中，应增强网络化的管理手段。

（四）管理工作不规范

传统的档案管理工作其技术性较低，使得高校并未对档案的管理工作进行重视，但是档案管理信息化的建设是一项规范性、系统性的工程，这就需要高校对档案管理工作的重视。在档案管理信息化的建设中，是需要完善的软硬件设施，同时还要具备严谨的操作流程和严谨的保密性[5]。但是目前大多数的高校在档案管理信息化建设中存在一定的误区，认为只要有电脑和网络就能对档案进行信息化的管理，并没有真正地了解到信息化的管理工作的内容，就导致高校中档案信息化管理工作不能够有效地进行开展，使得信息化档案管理工作中的漏洞较多。

三、完善档案信息化建设的优化路径

（一）提高专业技术人员综合素质

在档案信息化管理的建设中，应加强对专业人员综合素质的培养，人员素质的高低决定着高校档案管理工作的水平。因此在档案的管理工作中，管理人员需要定期进行培训，同时在引进人才方面，优先录用有着较强的专业知识或者有管理经验的人才，能够将其所学的档案学知识运用到档案的信息化管理中，保证档案管理工作的效率能够得到提升，提高管理的整体水平。管理人员应对计算机技术有着一定的掌握，需要对档案管理中所需的软硬件系统进行定期的检查与维护，防止系统出现问题导致档案丢失。在人员入职后，还应定期对员工进行考核，提高员工的工作积极性，最大限度地将员工的潜能进行挖掘。同时学校应转变对档案管理工作的态度，加大对档案管理人员的引入，这就需要学校增加人才引进的经费，防止专业人才的流失。

（二）提高高校对档案管理的重视度

在信息化档案管理工作的建设中，应不断提升高校对信息化档案管理工作的重视度[6]。信息化的档案建设相较于传统的档案管理，其具有快速性、服务性和公共性的优点。信息化档案建设的优点是档案管理制度中的核心价值，其信息化的档案建设能够有效提升档案管理的工作效率与工作水平。传统的档案管理工作中查询能力较差，引得大多数的师生并不满意，但是信息化的建设使得师生可以通过网络对档案信息进行查询，能够快速有效地查询到想要了解的档案信息。信息化的档案管理工作还能够有效地提升档案的存储时间，提升档案管理工作的管理水平。

（三）加强安全管理提高防范意识

信息化档案管理在对纸质档案进行转化的过程中需要合理地进行开发，同时还要对原始的纸质档案进行保护，防止在档案数字化录用的过程中出现档案资料被破坏或丢失等问题。信息化档案管理工作中还应加强管理人员的安全意识以及保密意识，使得管理人员能够提升对档案安全管理的防范意识[7]。档案管理人员还应定期地对系统进行升级以及维护，保证系统的正常运行，同时还要对档案进行备份，防止系统损坏造成档案丢失等情况的发生。

（四）完善高校档案信息化建设制度

在信息化档案管理工作中，应对档案信息化建设的制度进行完善，主要是需要完善信息化档案的收集制度与整理制度。需要管理人员根据不同的档案类型，在档案收集时对档案的范围进行调整。比如在对高校中教职工的档案进行收集时，需要加强对教职工的专业职称、文化程度以及社会保障等方面进行重点的收集。针对学生的档案应对其道德素养与社会实践能力等方面进行重点收集，以此来保证对档案信息进行收集时能够关注重点。在对档案信息进行收集后还要对其进行整理，高校在不断地发展，其档案信息也在不断地增加，这就需要管理人员对档案进行规划性地整理[8]。在信息化档案管理的建设中，应合理地利用现代化的技术，简化档案的管理步骤。

四、结语

随着新时代的发展，传统的档案管理工作已经不能满足于人们的日常需求，因此应对档案的管理工作进行优化创新。随着互联网信息技术的不断发展，高校的信息化档案管理的建设在不断地发展，信息化的档案管理建设能够有效地提升高校的发展水平，能够有效地解决传统档案管理中存在的问题，使得档案管理工作能够更好地为师生进行服务。