刍议新形势下事业单位档案管理及创新

曲畅

（吉林省公主岭市卫生职工中等专业学校，吉林 公主岭 136100）

档案管理方式的自主创新也是信息资源自主创新的全过程。是事业单位根据社会发展对发展市场的不断转型，重新调整事业单位的内部资源，融入信息化管理的发展趋势，满足客户对档案数据的具体要求，这样事业单位才能完成好经济建设，担负起社会责任，同时是也能达到自己的收益的目的。随着我国政治经济结构改革创新的推进和信息化技术的快速发展，事业单位档案存储早已成为事业单位智能化突出发展的一个极其重要的指标。必须不断进行改进和自主创新。

一、事业单位档案创新的重要性

（一）时代性的要求

现代化和信息化管理是当今社会发展的主要趋势，这个时代注定了事业单位在档案管理上要与时俱进，由于事业单位有不竭的发展动力，档案管理工作可以提高事业单位每个人的工作质量和管理效益，为事业单位领导对单位经营信息内容和事业单位对外对策提供一些合理依据，是现代事业单位发展趋势中不可或缺的一部分。只有将档案资料的管理方法和应用融入经济全球化的进程中，才能提高事业单位在社会发展中的影响力，才能弘扬事业单位档案管理的可持续发展理念，提升事业单位的竞争市场。让事业单位档案管理紧跟当下的趋势。

近年来，吉林省档案工作呈现了非常好的局面。吉林省全省档案相关工作人员认识到位、领导重视。在调研交流中各单位负责人对档案工作也是非常重视，在档案管理方面都能够统一思路，大体的流程都符合相关要求，建立并完善了各项规章制度，形成有效的档案管理机制。

（二）事业单位发展的动力

随着我国的社会经济和生产技术的快速发展，档案管理的管理方式和管理内容也随之发生了一些变化，档案管理信息资源的基础建设有了很大的提高。现今，事业单位在档案数据有效性的关键分为两个层次，一是为事业单位管理者提供历史时间参考，以便他们做出有利于事业单位发展的适当管理决策；二是协作水平提供了强大的数据信息[1]。因此，档案和数据单位要继续在企业数据服务项目体系适应性方面进行自主创新，不断拓展档案的社会服务作用，完善好社会档案理念。

（三）可持续发展的保障

如今，事业单位规模不断扩大，公司数据也在不断扩大，公司的文件存储更加困难，更加关键。事业单位发展历程的真实记录需要体现在事业单位数据中，如单位的基础管理、信息资源、无形资产管理办法等，都关系到单位的发展趋势和生存。近年来，随着市场经济结构的不断完善和信息内容经济的快速发展趋势，很多事业单位遇到了市场竞争不及时、缺乏高技术优秀人才等问题，急需解决单位需要提升档案管理意识以整合，更好缓解事业单位所面临的工作压力，事业单位数据的可持续发展理念，预示着其社会意识形态的完善和提升。每个员工都应该把握单位数据发展趋势的方向，与时俱进，推动事业单位走可持续发展之路。

二、传统档案管理模式的问题

随着我国改革开放的不断发展，社会、政治经济、文化艺术等都发生了巨大的变化。新形势下事业单位有新的发展趋势，明确对档案管理提出了更高的规定。以往档案管理工作的不足，使得档案管理自主创新越来越关键和紧迫。

（一）档案管理人员综合素质参差不齐

目前，部分单位领导对档案资料重视不够，档案资料意识不足，档案软硬件设施配置不及时。尤其对于吉林省在冬天是很冷的，有些事业单位档案室设立在一楼甚至是地下室，导致档案室阴冷潮湿，甚至有严重的水灾等隐患。有些档案室空间不足此外，员工的素质在档案管理水平中起着尤为重要的作用[2]。如今，很多事业单位的档案管理人员都在转行，这都是因为不了解业务流程，跟不上单位的发展趋势，导致档案管理工作缺乏应有的可靠性和连续性，阻碍了事业单位的可持续发展理念。

（二）没有紧跟现代信息技术

档案存储和当代信息技术的无缝集成需要足够的服务支持。虽然目前我国企业已经基本建立了内部信息管理系统，但由于方法和方式陈旧，部分企业的档案存储还停留在工作经验管理上。人工的管理方法极大地制约了档案自身优势和资源无法充分利用，不能适应发展趋势的需要，使事业单位的发展效率受到限制。

（三）档案管理没有统一

一是档案收集整理不规范。现在很多单位的档案收集规则和制度形同虚设，导致部分档案馆和资料持有者无法及时上交档案，甚至丢失档案，严重耽误了档案管理工作。工作人员的技术和专业素质也参差不齐，不规范的地方也很多。二是档案资料使用和评价不规范。由于文件数据的收集整理不规范，容易造成部分档案不完整，档案数据的实用价值大打折扣。此外，大多数单位并没有相应的考核管理制度，在档案的归档整理方面缺乏必要的掌握，也没有立即提高档案的利用率，制约了事业单位的提升和发展。最后，档案存储缺乏全面性。对于事业单位来说，规章制度的创新和发展通常是工作中最重要的也是最难的一点。档案存储工作确实被遗弃在角落里，很少有事业单位去重视这项工作。事业单位数据按传统方式管理，导致档案存储缺乏专业性、法治性和规范性，在具体工作中出现“隐而不用”的局面，从而忽视了真实情况。让档案材料没有应有的使用价值。

三、事业单位档案管理工作创新策略

（一）工作平台

事业单位必须在传统流程的基础上优化整合，加快信息化建设步伐，在新思路引领下建设先进的电子技术信息系统，来改变用计算机进行档案的管理过程，更好支持现代档案管理。换句话说，不同的现代信息系统代表了事业单位的档案电子化的引进和进步，为事业单位提供了一个更符合现代企业管理的通用数据管理平台，满足事业单位信息流程调节、管理集中、形式多样、使用灵活等各种档案工作的需求，这使得档案管理实践工作有了质的飞跃。

（二）文档流程

集成工作流程是新形势下档案进行更好管理的一个新概念，它本身就是基于先进的信息管理系统，优化在档案具体的工作流程，更好地构建无缝交互平台。构建集成工作流程主要是通过接下来的两个阶段，一个是文件管理阶段，另一个是档案管理阶段，主要针对不同员工在不同层次和任务中提供工作具体流程和操作平台的需求，以及建立一系列对应的操作系统，以确保档案在实际访问的质量，建立档案通信系统和档案流动控制机制，维护档案归档机制的运行，档案管理阶段，主要方便普通员工查阅档案资料，打破了过多旧的档案管理功能，提供了信息的简单性和可见性，并以管理者为中心，主要是根据档案的查询和操作规程，处理档案信息数据，并进行及时地切换窗口，告知相关的档案管理人员，档案所提供的资料是否符合可理解、完整及准确的要求，最后他们应注意建立可靠的档案资料保护机制，以确保档案资料的安全[3]。2015 年，集成档案管理一体化在吉林省完整了第三版的完全开发并应用，形成了一整套系列流程，建立了完整的档案影像化管理系统，让档案实现了有生命力的管理，对民众而言是巨大的福音。

（三）服务模式

信息时代呼唤自主创新。新形势下，自主创新势在必行。文件存储服务项目方式的自主创新早已上线。自主创新，首先是核心理念的自主创新。因此，档案管理人员要想从源头上改变档案管理的不景气，首先要塑造数据服务的核心理念。

1.服务要全面

多方位提供服务项目。在如今事业单位发展的全过程中，过去整理在纸质上档案资料方式已经不适合日常运营以及日常改进。为此，事业单位必须实施多方位的档案资料服务工程，进一步加大档案信息资源综合利用力度，为事业单位发展挖掘必要的资源。因此，事业单位首先要塑造服务大局、市场竞争、合作共赢的核心理念。其次，作为以经济效益为主要经营目标的组织，事业单位必须建立符合市场经济体制的档案管理运作管理模式。

2.构建全方位的信息

建设信息内容对外开放管理中心。在当前的互联网信息时代，要提高事业单位数据资源的合理利用，构建文件存储服务项目的基础Web 服务平台，就需要多方位综合利用企业数据资源。可通过多种方式完成信息内容的多方位综合利用，如创建带有登录系统的在线记录查询方式，为需要远程控制信息使用的员工提供超越室内空间和时间的服务，及时升级档案数据服务项目数据，立即建立档案数据库查询等。此外，企业还应高度重视档案资料的整理、研究和应用。有关部门可以对档案资料的初始信息内容进行分析，对其使用价值进行开发和设计，从而制作出内容含量高、目的性强的档案资料。

3.深层次编研

开展和推进分层编研。档案的信息内容主要用于公司日常运营及其具体数据信息和操作。因此，公司必须根据公司自身的具体情况开展必要的信息内容，并注意确保整个过程中信息内容的真实有效性，以确保单位的档案数据编制和研究符合实际的要求。单位在经营过程中应注意；档案文件化工作要有序、有条不紊地进行。邀请具有丰富多样工作经验的档案和资料权威专家进行梳理，确保档案的合理性。事业单位或我国行业协会的规范性文件和档案要及时整理、研究、汇总，并按照细致的时间步骤编制档案，确保整理、研究资料的完整性和抽象性。

（四）管理制度

在信息时代，信息安全的关键内容被添加到档案的存储中。网络信息安全管理方法的关键是基于信息内容本身和信息内容人员对管理方法的实施两个层面。

1.信息管理层面

按照优秀的管理方法，隔离计算机系统阶段的不安全风险，确保运行安全。此外，还需要改进工作内容、文件信息内容及其信息内容存储方式，确保信息内容运行顺畅。

2.档案信息内容人员管理层面

一是制定并给出现行的管理办法政策，明确工作职责，履行职责；二是要规划并提供应急措施、维护预案，及时开展网络信息安全检查，提高档案人员对安全事件的应急响应，经常对相关人员进行安全知识教育，还经常开展提高员工综合能力的培训工作，最大限度地降低操作失误等其他安全风险；最终打造严格的管理权限模式；规范信息内容数据信息迁移、生产和处理程序，明确提出数据信息核查制度，完善人员管理办法。

结束语

信息时代给我国事业单位的档案管理带工作带来了太多的挑战和机遇。为了更好地发挥档案和数据资源的价值，应该积极推广新的档案管理方式，让所有事业单位和企业及时跟上发展的步伐。只有紧跟发展的潮流，才能保持事业单位的可持续发展理念。档案工作人员要自主创新管理模式，探索新的管理机制，将个人价值观与全行业档案资源紧密结合，共同推动事业单位档案管理工作完成自身总体目标和价值观，推动经济的整体发展。