数字化档案在企事业单位中的设计与推广途径

谭丽嘉

（黑龙江省第一地质勘查院，黑龙江 牡丹江 157000）

随着我国经济的不断发展和信息技术日益进步，我国档案管理水平正不断提升。传统的纸质档案逐渐迈向电子档案方向。企事业单位主要采用计算机技术打造先进的档案数据库，应用完善的软件对档案进行存储，将纸质档案转换为电子档案，不断完善档案管理信息系统，提高系统的保密性和安全性。笔者主要对数字化档案在企事业单位中的应用进行相应的探讨，确保各种类型的档案得到充分的统计与利用，有效发挥出档案管理信息系统的功能。

一、数字化档案信息系统主要内容

（一）系统处理内容

1.档案录入管理。为了进一步发挥出数字化档案信息系统的作用，首先要确保各项档案得到有效的录入。为了确保纸质档案顺利转化为电子档案，就要对纸质档案进行扫描，扫描完毕后，在对扫描后的图片进行归档和整理。归档后的文件档案通常会拥有虚拟封面，卷柜类型档案拥有封面。用户可通过自定义的方式设置档案封面的字段与文件字段。根据不同的档案类型设置相应的字段，明确文件的指定页码。进行档案管理时，要挂接相应的扫描图片。首先，可进行自动挂接。在明确图片按照制定顺序排列后，可根据文件的页码，以自动化的方式找寻图片。第二，进行手动挂接。通过手动操作的方式选择图片。在挂接前后，可对文件夹中的图片进行预览，保证图片扫描无误。挂接完毕后，通常需按照文件名设置图片的顺序。2.档案导入导出。可将符合规范和标准的电子表格进行导入。需按照相应的支持模板进行文件导入。企事业单位要提供标准化模板，这样就能保证单子表格文件与模板格式相符，避免产生系统错误。系统要有封面和文件条目，确保系统正常运行。导出档案时，要对档案封面进行批量导出，然后就能形成档案列表，以电子表格文件为主。

（二）系统角色

首先，系统管理员要对用户进行管理，删除或者添加用户，保证用户密码得到重新设置。第二，系统管理员要对每个用户的身份进行指定。第三，系统管理员需对每个用户的工作量进行查看。第四，系统管理员负责对案卷进行审核，及时审查用户的档案，确定档案符合要求后，方可通过审核，否则就要及时退回档案进行修改。首先，录入人员要对档案的封面和条目进行录入。第二，录入人员要对人物的完成状态进行检查，及时修改退回的内容。扫描人员负责进行图片的挂接，按照档案录入管理的要求进行操作，提高挂接图片的质量。

（三）其他说明

数字化档案信息化系统需充分满足企事业单位的需求，在本系统中使用前端框架，以保证系统的开发周期不断缩短。因此，本系统不一定能满足所有浏览器的兼容性。进行图片处理时，采用最新的HTML5 标准。要及时对本系统进行测试，明确与本系统兼容的浏览器，列出清单，推荐用户使用支持系统的浏览器。要加强对用户的培训，使用户能够熟练进行图像的加工。系统会自动生成导出文件的档号，并根据不同类型的文件制定相应的规则，对档案进行管理。管理员会根据录入的字段，对档号进行自定义生成。要保证系统有完善的转码功能，确保文字信息及时转换为相应的数字信息。进行图片自动挂接时，系统要对图像的情况进行自动化判断，一旦发现问题就要停止挂接。要将图像处理和图像挂接工作进行分离，保证图像得到完全的处理，再对其进行挂接。

二、数字化档案信息系统的创新途径

（一）提高档案管理服务质量

数字化档案信息系统具有一定的创新性，该系统可转变传统的档案管理模式，有效提高档案管理服务质量。系统可充分发挥出信息技术与图片扫描技术的作用，确保档案管理迈向数字化方向，使档案资源能够及时得到整理与共享，使相关人员随时查询相应的档案。在数字化档案管理模式下，档案管理人员的技能会不断提升，并熟练应用数字化技术展开档案管理。

（二）加强数字化档案硬件与软件设施建设

为了进一步提高数字化档案管理水平，要不断完善与之相关的硬件设施和软件设施。要确保各项资源得到进一步优化配置，加大投入力度，提高档案管理硬件设施水平。要采用专业的计算机和扫描仪设备对档案开展管理，满足档案管理的需求。领导要高度重视档案管理数字化建设，对该项工作予以高度重视，根据档案数字化建设的情况，明确下一阶段的工作任务和工作要求，及时解决现阶段存在的问题。要购置先进的软件与硬件设备，为数字化档案管理工作提供更多技术支持。

（三）建立数字化档案标准体系

为了确保数字化档案进一步发挥自身作用，要加强对数字化档案标准体系与改进和完善。充分发挥网络技术和数字化技术的作用，确保档案信息得到充分的共享，完善档案管理信息化系统的功能。该系统主要以分布式网状结构为主，在系统中包含独立的电子档案实体。为了确保各项档案信息资源得到有效的管理和控制，就要建立完善的兼容硬件环境，确保档案的各项技术参数有统一的标准。打造标准化档案管理体系时，需充分结合企事业单位的实际情况，明确每个部门在档案管理过程中的职责，实现部门联动与协作，有效提高数字化档案管理水平。

结束语：综上所述，为了进一步发挥出数字化档案的功能，企事业单位要结合自身实际情况，打造专业的数字化档案信息系统，提高档案管理效率，使广大档案管理人员充分结合系统的功能对不同类型的档案进行管理，提高档案人员的业务能力。