民生档案利用策略

姜海平

（大庆市大同区民政局社会救助服务中心，黑龙江 大庆 163515）

民生档案是党和政府各部门、各单位在保障和改善民生工作中形成的真实记录，涉及广大人民群众的切身利益，是维护人民群众各项权益的原始凭证。有效利用民生档案将对当地的民生改善提供帮助。近年来，以“民生档案利用”为议题的研究性文献大量涌现，研究者基于自身的职业立场，对上述议题展开了多方位、立体式的阐述。2020年在我国是不平凡的一年，该年不仅是精准扶贫工作的收官之年，也是全面建成小康社会的决胜之年。同时，在2020年年初爆发了众所周知的公共卫生事件，这就为地区民生工作的开展提出了新的要求。立足于“十三五”向“十四五”迈进的关键时期，笔者重提民生档案的利用议题，更凸显它在社会保障工作中的重要价值。

一、本文研究的理论背景

本文研究主要基于以下理论背景而展开，并在区域植根性要求下提出了新的论点。

（一）民生档案整合与利用在新时期区域发展过程中起重要作用。在网络环境下，民生档案整合与利用面临着新契机，需要档案管理人员注重构建更加人性化及便捷化的档案管理机制。

（二）民生档案是服务民生的真实历史记录，是社会公共服务体系的有机组成部分。应从民生政治、民生策略和民生价值等角度，对民生档案服务民生的战略高度、整体建设和创新利用体系进行认识。

（三）应在分析民生档案基本特征及服务现状的基础上，对民生档案联动共享的发展历程、实践经验及面临的问题进行认识，并从服务模式、管理监督机制、运行机制、协同合作等方面提出了民生档案联动共享的创新发展策略。

（四）要保护好公民个人信息权利，必须完善国家法律法规、建立科学的档案管理规范、强化保护个人信息权利的行业自律意识。共享精准扶贫档案，有利于扶贫工作的顺利开展，为党和政府制定帮扶决策提供依据，促进社会和谐。但是，这种共享应限制在一定的地域和指定的网域中，坚持适时、适地、适当的原则，使精准扶贫档案真正为精准扶贫服务。

以上所给出的理论背景，都在不同角度对民生档案议题展开了讨论。而且，都基于当前的网络化环境，对民生档案中的信息共享提出了要求。与此同时，当前研究仍存有宏观视野、原则性导向的特点，这或许对我国民生档案的长期发展具有启示性作用，但就解决眼下的实际问题尚需继续提高其指导价值。鉴于此，笔者试图在本职工作的经验累积中，为短期民生档案急需解决的问题提出自己的思考。

二、民生档案利用所存在的不足

立足于民政局社会救助中心的工作职能，在民生档案利用中主要面临以下三个方面的不足：

（一）线上线下档案信息的闭合存在不足

当前在民生档案中需契合网络化时代的技术特点，即在线上实现信息共享[1]。然而，若要发挥网络化时代的技术特点（优势），首先需保证在线民生档案信息的完整性和真实性。在工作实践中发现，个别当事人的民生档案信息，存在着线上与线下之间的闭合问题。问题的形成固然与档案录入人员的工作质量有关，但主要原因还需从民生档案信息补充环节来考察。如，根据A某的填报信息已经形成了线下原始档案信息，线上档案信息也根据线下信息进行了录入。但又因各种缘由A某向救助中心提交了补充材料，但此时的补充材料可能并未及时录入在线系统，这样所共享的在线信息便存在着不完整性，并可能削弱对A某最终的救助力度。

（二）民生原始档案信息的归类存在不足

实现民生档案的有效利用，需依照标准化流程来展开，这样才能确保档案信息在采集、比对中的及时性和便捷性。笔者在工作实践中发现，尽管民生档案在归集中遵循着一定的标准，但这种标准存在广泛性、刚性的特征，从而使得在采集和比对民生档案信息时存在争议。产生争议的原因是基层救助中心的民生档案归类标准缺乏区域植根性，即随着社会经济发展环境的不断变化，当事人的“社会关系”也会随之发生变化，变化后的社会关系将影响当事人的经济地位、致困缘由、主观诉求等因素。这就意味着，基层救助中心若不根据本地实际情况优化或重建档案归类标准，那么在民生档案利用中可能会出现“苦乐不均”的现象。

（三）民生原始档案信息的开发存在不足

此时的不足可以界定为：民生原始档案信息的开发问题。需要指出的是，救助中心在开展民生救助工作时需具有前瞻性和预见性，这就需要对现有的民生档案信息进行大数据分析，从中发掘出本土救助人群的需求偏好和主观诉求。这里暂且不论民生档案归类问题对大数据分析所带来的困扰，当前对民生档案原始信息的大数据分析工作仍较为滞后。事实上，随着民生档案信息向线上迁移，这便为利用各种分析手段提供了便利。然而，当前在对民生档案信息所做的分析中，实证分析力度远大于规范分析的力度，即工作人员通常习惯于回答“是什么”，而较少去思考“应该是什么”。对于提升民生档案利用绩效而言，或许在民生档案管理中引入价值判断，更能契合救助人群的实际需要。

三、增强民生档案利用绩效的策略

（一）侧重民生档案信息的网络化搜集

目前，再去讨论“如何实现线上与线下民生档案信息的闭合问题”已缺少实用价值，毕竟在网络时代，当事人已经逐步习惯于借助手机端来发布各类信息。因此，基层救助中心应侧重于民生档案信息的网络化搜集。具体的实施策略为：（1）在账号、密码后台管理的基础上，对当事人的私人信息进行严格识别，对于具备救助资格的个人赋予专属在线账号。（2）尽可能在智能手机端开展在线档案信息搜集工作，并以基本信息模块、个性化信息模块作为信息录入平台，并根据区域民生工作的实际情况，重点细化个性化信息模块所包容的民生信息内容。（3）加强民生档案信息数据库管理，并匹配基本信息模块、个性化信息模块分类进行数据储存。

（二）建立植根性的民生档案归集标准

在痕迹管理的要求下，在线下民生档案信息开发利用前，需建立植根性的民生档案归集标准。民生档案归集标准应根据当地社会经济环境的变化而进行优化或重建。具体的实施策略为：（1）加强对本地民生案例的调研工作，在区分城乡救助对象的基础上，分类开展民生案例的调研。（2）根据分类开展调研工作所得到的信息，通过提炼出信息中的一般性因素，以此作为优化和重建民生档案归集的标准。（3）结合笔者的工作体会，应重点设置民生档案中个性化信息的归集标准，如可以将被救助者的意愿、联代性救助需求、被救助者的资产结构等作为一级指标，并以此继续开发出可供操作的二级指标。为了便于之后的大数据分析，救助中心应对指标内容赋予“标准化表述”，并可以用数字给予替代。

（三）应用大数据分析实现参数化管理

对民生档案信息实施参数化管理能够契合网络化时代下的技术要求，也能根据国家、地区的相关救助政策、标准，快速精准锁定救助人群，并有助于大数据分析的需要。具体的实施策略为：（1）救助中心在对指标内容赋予“标准化表述”的基础上，应开发出适应本地救助特点的数值编码标准。如，可以由一组数字区分救助对象的来源（城市或农村），然后依据救助对象档案信息的重要程度，依次开发出可以比对的数字代码，这样就能为民生档案的利用，提供数字信息化管理的条件。（2）将已开发出的数字代码标准转化为条形码，并将条形码粘贴在纸质民生档案的纸袋上，便能在利用时快速识别需要救助的对象，而避免了再次查阅档案的繁琐。（3）在对线上民生档案数字化信息进行大数据分析后，便能发掘出本地民生救助的主要方向，为救助中心工作提供路径指向。

（四）以档案开发驱动岗位能力的提升

基层救助中心民生档案管理人员，是有效利用档案资源的中坚力量，但似乎在诸多研究者的视角下，并未关注这类工作人员的岗位能力提升议题。笔者认为，应以档案开发来驱动岗位能力的提升。具体的实施策略：（1）应对档案管理工作人员进行组织动员，使他们能够认识到有效利用民生档案的现实意义。（2）组建专门的民生档案开发团队，团队成员主要包括档案管理人员、计算机操作人员、数据库开发人员，在缺乏条件的情况下可以与计算机信息系统供应商合作，但需要对民生档案信息做好保密措施。（3）在档案开发的过程中加强人员之间的业务交流，使他们能够在“干中学”获得相应的业务能力。

四、工作展望

（一）增强与各类社会组织的信息联系

在我国社会网格化管理模式有待完善的今天，以及社会养老体系有待强化的当下，需要增强与各类社会组织的信息联系。这里的各类组织除了社区、养老保障中心外，还应包括基层党委、单位离退休办等组织。通过与他们的联系多途径收集档案信息资源，并根据多方信息来源进行比对，从而提升民生档案建设的质量。

（二）与社保部门建立起信息共享机制

在弥补民生档案建设短板的要求下，可以与社保部门建立起指定信息的共享平台。这里指定信息主要指向：该老年人是否健在。若建立共享平台存在着技术和制度障碍，则可以通过定向查询的方式来解决。

（三）调整岗位工作机制实现人员往来

社区管理已成为我国人口管理的基本单位，为了更好的与社区工作人员进行合作，以及通过合作来核实相关老年人的档案信息，则需要通过调整岗位工作机制实现人员往来[2]。可以采取片区蹲点制度来固定与社区往来的工作人员，使他们能够跟踪特定区域老龄人群的动态信息。最终，反馈到民生档案建设中来。

综上所述，基层救助中心应侧重于民生档案信息的网络化搜集。在痕迹管理的要求下，在线下民生档案信息开发利用前，需建立植根性的民生档案归集标准。对民生档案信息实施参数化管理能够契合网络化时代下的技术要求，也能根据国家、地区的相关救助政策、标准，快速精准锁定救助人群，有助于大数据分析的需要。