事业单位档案管理及服务效率提升措施分析

王明印

（沂南县委组织部干部信息管理中心，山东 临沂 276300）

事业单位的档案管理资料不仅包含单位历史发展过程中的基础资料，同时也涵盖了相当多的重要理论，能够为事业单位决策的形成提供参考依据。现如今，国内事业单位纷纷加强了对自身内部管理的重视度，优化了档案管理流程，想要进一步提升档案管理服务效率。但多数事业单位的档案管理都存在一定的问题，一些单位甚至依旧采取传统的档案管理模式，没有加强对信息化档案管理手段的应用，整体的档案管理效率非常低，难以深层次挖掘档案潜在价值，更加无法提供高质量的服务。事业单位档案众多，本身有着相当大的开发利用价值，通过档案管理模式的完善，不仅有助于深层次挖掘事业单位档案价值，还能够优化事业单位内部管理体系，推动事业单位的改革与发展。为此，事业单位在新时期的内部管理优化过程中，应当加强对档案管理工作的重视度，并将提升档案管理服务效率作为主要的发展方向，转变传统的档案管理理论与方法，不再采用被动的服务理念，转而形成全新的档案服务体系，为使用者形成完善的服务流程。

一、档案管理对事业单位的重要意义

事业单位本身是服务性质的社会单位组织，而档案管理则是事业单位发展过程中必不可缺的重要内容，不仅与事业单位管理体系的完善有着紧密的联系，还能够直接影响事业单位管理和服务质量。事业单位的档案管理内容非常完善，不仅包括事业单位在历史发展过程中所产生的各类资料内容，还有相当的理论与文献，这些资料都可以为事业单位的决策形成重要凭证。随着档案管理部门的全新发展，事业单位的档案资料也融合了现有的知识成果，变得更加合理完善，具备相当大的使用价值。通过进一步优化档案管理模式，能够对事业单位档案资料展开深层次的研究与分析，收集能够推动事业单位发展的相关资料，对事业单位的改革创新形成全新方向。对于事业单位的发展而言，档案管理的重要性不仅体现在档案资料与单位的发展有着紧密的联系，还体现在事业单位的档案管理本身属于国家档案的重要组成部分，因而有必要构建完善的档案管理体系，紧密结合国家档案管理事业的发展需求，维护事业单位档案的完整性，做好安全防护措施，多方面保障事业单位的科学发展[1]。

二、事业单位档案管理的服务原则

事业单位在优化内部档案管理的过程中，不仅要调整档案管理方式，还需要明确档案管理的服务原则，保证档案服务质量。首先，事业单位档案管理应当遵循完整性的服务原则。由于事业单位所储存的大量信息本身较为复杂，且涉及多方面的内容，再加上拥有一定的时间跨度，因而在事业单位档案管理创新的过程中，首先有必要确保这些档案资源信息处于完整状态，不存在遗漏或者缺失。其次，档案服务还需要遵循真实性原则。这里的真实性实际上是指，所有档案信息的内容都应当真实有效，这本身也是提高档案管理服务质量的关键因素[2]。同时，档案管理部门应当深层次挖掘档案资料的潜在价值，用于服务社会，确保所有的服务工作都能够结合事业单位的发展需求，将真实性贯穿到整个服务流程当中，推动事业单位档案管理的全新发展。最后事业单位档案管理还应当坚持以人为本原则。无论是档案管理还是后期服务，都应当做到以人为本，这是档案管理发展的重要基础。事业单位档案服务质量的提升，不仅要考虑到档案使用者的档案信息需求，还需要优化档案服务机制，结合使用者的操作习惯改善档案服务内容，使得档案服务能够完全覆盖到档案管理活动中，保证所有档案资料都能够充分发挥价值。

三、目前事业单位档案管理工作存在的主要问题

（一）档案管理制度不够完善

现阶段，国内事业单位最突出的问题便在于档案管理过于落后，许多事业单位都没有建立明确的档案管理机制。之所以出现这种现象，最为主要的原因在于事业单位领导没有形成对档案管理的正确认知，认为档案管理不能够推动事业单位的整体发展，因而不予重视。虽然在新世纪的发展中创新了基础的档案管理形式，但是实际的内容和方法却没有进行整体性改变，更加没有形成完善的档案管理制度，这使得档案管理工作效率整体较低，不能迎合事业单位的发展需求。

（二）档案管理模式过于传统，缺乏创新

在新时代的要求下，许多事业单位都展开了档案管理的创新，但依旧有不少事业单位坚持着传统的档案管理模式，并且所采用的档案管理方法过于落后，整体的档案管理效率较低，使得事业单位档案管理与时代发展不相贴合。一方面，事业单位的档案管理方法相对较为落后，但多数档案管理人员却习惯于采用这些方法，不愿意轻易进行改动。再加上档案管理长期得不到领导重视，在整个事业单位的管理事务中处于较为弱势的状态，因而无论在软硬件配置或者资金投入方面都有所欠缺，这使得现代化的事业单位档案管理方法无法应用到其中，整体的档案管理环境也有待改善。在实际的档案管理工作中，许多管理人员的档案管理方法依旧停留在手动管理上，通过制作卡片来完成档案资料检索，严重影响了档案查询和使用效率。另一方面，档案管理人员缺乏创新意识，不懂得提升自身的信息化档案管理能力。在新时期的事业单位发展当中，档案管理人员不仅需要处理更加繁多的档案资料信息，还需要优化档案服务，便于使用者更加合理的挖掘档案信息价值，为各类管理决策提供参考依据。但由于档案管理人员不具备创新意识，不懂得合理加强对信息化设备的应用，直接使得事业单位档案管理的信息化水平较低，不具备现代化的档案管理特征。

（三）档案管理设施设备过于陈旧

在事业单位的内部管理优化中，档案管理属于易被忽视的内容。无论是基础的设施设备，还是系统管理软件，都没有得到相应的经费支持。这使得档案管理人员即便有心优化档案管理流程，但在设施设备严重缺失的状况下，依旧无法开展全新的档案管理。同时，不少事业单位的档案管理设备配置并不健全，多数时候仅仅能够完成基础的档案信息整理归档，并不能发挥高效的检索与使用功能，给档案资料潜在价值的挖掘形成了阻碍。

四、提高事业单位档案服务效率的主要策略

（一）树立全新的档案管理服务理念

随着时代的迅速发展，以人为本的服务理念逐渐在各个行业当中得到了广泛推广。事业单位在人们的生活当中扮演着非常重要的角色，因而要坚持以人为本理念，并将这一理念落实到日常的档案管理工作中，以进一步做好档案服务工作。在以人为本的服务理念引导下，事业单位应当加强对档案管理人员的重视度，引导档案管理人员认识到他们工作的价值所在，要求各个部门配合档案管理人员的工作开展，积极提供相关资料，提高档案管理人员的地位。在档案管理的完善过程中，事业单位领导应当肯定档案管理人员的付出，让档案管理人员获得一定的成就感。在优化档案服务的过程中，档案管理部门应当结合以人为本服务理念，创新服务内容，优化服务流程，为用户的档案查询利用提供相应的机制，持续提高档案管理质量，改善档案服务效率，让使用者能够在较短时间内搜索到所需要的档案[3]。此外，档案管理部门也可以结合用户的档案搜索需求来提供相关推荐，便于用户进行信息搜集，提高档案服务的全面性。

（二）优化档案管理人员的配置

事业单位档案服务质量的提升，离不开高素质的档案管理人员。在新时期的档案管理优化过程中，事业单位应当加强对档案管理人员配置的重视度，并将档案管理人才培育作为日常的主要工作内容，设置一些专业素质较高的档案管理人员，做好人员管理与培训，提高他们的综合素质。在信用档案管理人员的时候，应当考核这些人员的专业素质与道德修养，确保他们能够在今后的档案管理工作中保持认真负责的态度，并能够主动学习先进的档案管理知识，以不断提高档案管理能力。档案服务培训工作的开展，应当尽可能覆盖档案管理人员的职业生涯，使得档案管理人员能够适应不断变化的管理需求，始终保持先进的档案管理认知[4]。同时，还有必要提高档案管理人员的信息化服务素质，一方面可以采取外部引进档案管理人才的方式，为档案管理部门注入新血，带来全新活力；另一方面可以加强内部档案管理人才的综合培训，提高档案管理人员的档案管理能力。比如，事业单位可以结合档案管理的信息化发展需求，定期开展信息化培训活动，将信息化服务的一些全新知识传授给档案管理人员。在日常的档案管理活动中，档案管理人员也可以将服务过程中遇到的问题表达出来，便于档案管理部门加以统一解决，进一步优化服务内容，提高服务质量[5]。

（三）健全档案管理与服务体系

档案服务是档案管理中的重要内容，它本身是一项非常系统而专业的工作，其中不仅包含档案信息查询、档案检索、也包括档案使用、档案推荐等功能。虽然这些功能极大提升了档案服务质量，但也增加了档案管理人员的工作难度。为了改善这一状况，进一步提升到管理与服务质量，有必要建立健全档案管理服务体系，这样不仅能够保证各项档案管理服务工作合理开展，还能够提高档案服务的综合有效性。考虑到现阶段事业单位档案管理与服务工作的实际发展需求，可以针对性的展开一些监督管理以及奖惩制度，通过设置行为规范制度来约束档案管理人员的管理行为，提升档案管理人员的道德素养。此外，还有必要结合服务功能的完善需求，逐步培育档案管理人员的创新服务意识，鼓励档案管理人员积极提出一些关于档案服务的建议和看法。对于其中较为优秀的建议，可以加以采用，并用来创新档案管理与服务模式，及时解决现阶段档案服务制度中存在的不足，充分彰显档案服务的人性化特征。这样能够借助档案管理体系来进一步提升档案服务工作质量，持续优化档案服务内容，使得事业单位档案服务体系变得科学而有效[6]。

总而言之，随着时代的迅速发展，传统的事业单位档案管理模式已经无法迎合新时期的发展需求，而档案服务机制也存在相当多的不足，不能迎合使用者的具体需求。为了提高档案管理与服务效率，事业单位有必要结合自身的发展需求优化档案服务流程，建立健全档案服务机制，采用全新的档案管理信息化实践手段，不断提高档案管理人员的专业素质与道德修养，确保档案服务功能能够得到进一步拓展和完善，为使用者带来更多的服务内容，充分发挥档案资料的使用价值。