做好医院文书档案管理工作的有效策略研究

李鑫

（山东省德州市中医院，山东 德州 253000）

引言

医院文书档案主要源于日常行政管理工作，其可以直观清晰地记录与反馈出医院的日常经营情况及相关数据信息，整体呈现出较高的信息参考价值。因此，医院只有充分认识到做好文书管理工作的重要性，推动文书档案管理工作实现规范化与制度化发展，才能将医院文书档案的信息价值全面体现出来，真正为医院文书档案制度的构建及医院的可持续发展奠定良好基础。

一、医院文书档案管理工作的特点及特殊性

（一）医院文书档案管理的特点

医院文书档案资料的内容极其丰富，可供选择的文书档案载体也较为多元化。实际上医院文书档案资料可直观清晰地反映出各个部门的工作情况，尤其是行政管理、医疗、科技等多个方面的内容，这也是导致医院文书档案内容极为丰富的根本原因。与此同时，由于文书档案的形成过程就代表着文书工作开展的全过程，因此文书工作综合涵盖了文书档案收集、整理、立卷、归档等环节。医院档案管理工作在某种程度上可视为基于文书工作而开展的档案管理、统计、检索等工作。此外，医院档案的内容大多与文书有关，因此做好文书工作可以为医院档案管理工作的顺利开展奠定良好基础。这就需要文书部门将医院日常运营管理过程中形成的具有价值的文件进行统一整理，并及时将其反馈给档案部门，做好归档存档工作。医院档案工作的实施质量与文书档案的质量存在密不可分的关联，而文书档案的质量又会受到文书的完整性、时效性以及格式的规范性等因素影响。

（二）医院文书档案的特殊性

医院文书档案相比于普通机关的文书档案更特殊，尤其体现在以下几个方面：首先，医疗业务下的指导性文件较多，并且这些文件的实时更新速率也相对较快。对于综合性医院而言，其普遍会下设多个科室，随着现代医疗技术的快速发展与普及，各种新型疾病也随之日益衍生，这也使得医疗业务在档案文件的指引下具备着较强的指导性与规范性特点。其次，医院中包含了大量岗位晋升文件。医院内部每年都会有大量医护人员晋升职务，并且每家医院的招聘人数也相对较多，使得医院人事档案增加的同时，文书档案也随之增加。再次，医院教学科研类文件较多。相比于其他政府事业单位，医院对教学科研领域的重视度相对较高。实际上医院每年都有很多医护人员需要根据卫计委文件下达的命令，参加进修、培训以及医学会议活动。最后，医院现有的业务类文件数量远高于党务类文件数量。通常情况下，医院在日常经营发展过程中，普遍需要紧密围绕着临床医疗服务开展各项工作，但医疗保健服务又是医院必须严格执行的主要业务，其中涉及了一定的党务工作内容。医院开展党务工作时，主要需要完成党的政策方针宣传与贯彻落实等方面的工作内容，同时严格执行上级党组织下达的文件精神。但这类文件缺乏基本的时效性，使得医院已归档的文件数量较少，但业务类文件数量却相对较多。

二、当前医院文书档案管理工作中存在的问题

（一）相关工作人员的专业素养不足

大多医院领导者错误地认为档案管理工作部门属于非专业部门，在人员招聘过程中也并未重视其专业理论知识储备及技能的掌握情况，并且医院现有的工作人员年龄结构普遍偏大，由此导致医院文书档案管理工作在实际发展过程中无法取得理想效果，并且相关工作人员也缺乏专业态度及基本素养。首先，部分医院文书档案管理工作人员对专业理论知识的掌握较为匮乏，尤其在开展档案整理、归档、借阅、浏览等工作时，无法严格按照医院规定的制度及实施条例开展各项工作，使得医院文书档案管理工作存在地纰漏，无形中埋下了严重的安全隐患。

（二）未认识到文书档案管理工作的重要性

医院在日常工作中开展各项事务时，主要将重心放在医务工作上，由此导致医院对日常行政管理工作，也就是文书档案管理工作缺乏基本的重视度。究其根本原因在于医院领导者并未充分认识到做好文书档案管理工作的重要性，也并未实时了解这项工作的贯彻落实情况，无法第一时间掌握相关工作人员面临的问题和困境，使得档案管理工作在实际开展过程中未得到充足的医院资源支持，也无法为相关工作人员提供一个高效稳定的工作环境。与此同时，档案管理人员在实际工作中工作态度还不够严谨，不仅未及时上级领导汇报工作情况，在日常工作过程中还缺乏积极性与主动性，甚至片面性地忽视档案管理工作中存在的问题，直接影响了整个文书档案管理工作的质量和效率。

（三）现有文书档案管理规章制度不完善

目前大部分医院在落实文书档案管理工作时，普遍缺乏完善的规章制度及实施条例，也并未文书档案管理工作的全过程进行严格监督与管控，使得相关工作人员在档案管理过程中无法遵守相应的流程要求及规则，严重影响文书档案管理工作效率的同时，还耽误了医院档案借阅等后续工作，使得医院文书档案管理部门的作用和功能无法全面体现出来。

三、做好医院文书档案管理工作的有效策略

（一）提升文书档案管理工作人员的专业素养

文书档案管理人员的工作态度及专业素养将会直接影响这项工作的实施质量和效果，因此医院领导者必须加大文书档案管理人员的招聘标准及选入门槛，同时督促现有工作人员提高自身道德素养及业务水平，为文书档案管理工作的顺利进行提供人力方面的支持。这就需要医院人力部门将文书档案管理人员规划到人才招收、培养范畴中，注重医护人员业务能力培养的同时，选拔能胜任其他行政管理工作的优秀人才。基于此，在人才招聘过程中，医院领导者应将重心放在档案管理专业人才的选拔上，尽可能吸引工作态度端正、业务能力强的专业人才加入医院行政管理工作。另一方面，在条件允许的前提下，医院还应定期组织现有档案管理工作人员参加外出学习、同行交流等活动会议，通过循序渐进的方式提高全体档案管理工作人员的专业素养及综合素质水平，以此满足医院文书档案管理工作的多元化需求。最后，医院还应积极提升文书档案管理工作人员的道德素养及法律意识。对于医院文书档案管理工作而言，相关工作人员不但需要具备扎实的理论知识基础，还需要具备基本的法律意识及较高的道德素养。实际上医院文书档案管理工作不仅与全体医护人员息息相关，在实践过程中难免还会涉及到患者的个人信息、数据及隐私，因此相关工作人员必须始终保持端正严谨的工作态度，避免文书档案中的重要信息泄漏、遗失。

（二）对文书档案管理工作予以高度重视

做好医院文书档案管理工作的前提在于对这项工作予以高度重视，只有充分认识到落实文书档案管理工作的重要性，才能为医院日后经营发展奠定良好基础。首先，文书档案管理工作人员应从思想层面上提高自身道德素养，在日常工作中严格履行自身职责与义务，始终保持高涨的热情及责任心，以此有效提高文书档案管理工作的积极性及有效性，通过加强领导对工作成果的满意度，来提高其对该项工作的重视度。其次，大部分医院领导者对文书档案管理工作的重要性缺乏认识的根本原因在于相关工作人员不具备沟通交流的意识，使得上级领导无法及时了解文书档案工作的实施进度。这就需要文书档案管理人员在保证日常工作质量的基础上，及时向上级领导汇报与反馈这项工作的实际情况及存在的问题，通过潜移默化的方式提高领导者对文书档案管理工作的重视度。最后，相关工作人员还需要将这项工作进行精细化、规范化处理，确保领导者及其他部门工作人员需要文书档案资料时，能第一时间提供相应的档案借阅服务，从而整体提高医院领导者及全体工作人员对该项工作的满意度和认同度。此外，医院领导者也应有意识地提高自身行政管理水平，积极询问医院日常档案工作的落实情况，同时主动学习文书管理相关知识及经验，并与文书档案管理工作人员积极密切沟通交流，充分了解这项工作在实际开展过程中存在的问题，以此制定科学有效的问题解决方案。

（三）建立完善的医院文书档案管理机制

医院文书档案管理工作主要包括文书档案归档、借阅以及销毁等系列工作流程，尽管其中涉及到的工作内容并不复杂，但却较为细致繁琐，需要相关工作人员保持认真负责的工作态度及基本的耐心，同时需要系统的规章制度进行监督与管控，切实提高整个文书档案管理工作的精细化和规范化水平。首先，在文书档案登记、归档过程中，相关工作人员应在有限的时间内将每季度、每年度的档案进行归档，并将每份档案中涉及到的材料信息进行有效整合，全面保障文书档案管理工作的完整性。在此过程中，相关工作人员还需要严格遵守时间、事件等方面的规则，保证文书档案管理工作质量的同时提高整个档案借阅服务的便利性。其次，在文书档案借阅过程中，相关工作人员从宏观角度出发，将全体工作人员及外部人员的借阅权限进行科学划分。外部人员借阅医院文书档案时，应持有本单位的介绍信及本人的工作证明，待上级领导审批合格后才能正式借阅文书档案。若外部人员需要借出本院的文书档案，那么相关工作人员还需要明确告知借阅时间及相关注意事项，有效避免后续工作中出现纰漏。最后，对文书档案进行销毁时，相关工作人员同样需要详细记录文书档案的归档时间及保管期限，并在某个特定时间内按照相应的流程对医院文书档案进行集中销毁。但需要注意的是，相关工作人员应认真对比需销毁的文书档案，并编制相应的档案清单，同时反馈到上级领导部门，在审批合格后才能开展后续销毁工作。

结语

在医院文书档案管理工作实际开展过程中，相关领导者必须充分利用现有资源及先进的信息化技术，切实提高医院文书档案管理工作的质量和效率，并从思想层面上正确看待文书档案管理工作的重要性，督促相关工作人员提高自身专业素养及道德情操，同时结合医院发展情况建立完善的文书档案管理规章制度，进一步推动医院文书档案管理工作的规范化和标准化发展。