如何提高基建工程档案归档的规范性

姚远成

（大同区房产和建筑市场综合服务中心，黑龙江 大庆 163515）

近年来，随着我国城镇化发展加快，政府为了拉动经济发展实施大规模的基础建设项目。国家对基建工程的投入逐年增加，基建工程也进入了快速发展时期，随之而来的便是有大量基建工程项目竣工档案的归档和管理。基建工程档案记录了整个建筑项目的过程，是未来经营和建设管理的决策依据，对于档案的合规合理管理，有助于档案的规范管理。

一、基建工程档案归档规范性现状

为了更好地了解基建工程档案的归档管理现状，笔者在进行调研的时候，对国内几家大型基建公司的档案管理归档进行了实地考察，基本情况如下：

第一，几大基建公司都制定了一套基建档案管理制度，但是缺乏相应的执行保障机制，这就造成了制度在执行过程中打了折扣。总体来说，有制度保障的公司，基建工程档案的归档规范性就更好。但是有不少基建公司的基建档案的执行保障计划、应急计划方面的制定缺失，这就造成了常规的执行有法可依。如果遇到突发情况，则可能出现没有执行标准的情况。

第二，所有的基建工程公司的档案保存条件较好，均设有温控、湿度控制设备，也配备了必要的档案保存软硬件设施，能够防火、防盗、防水、防地震、防污染。在数字化建设方面，基建公司都购买了档案管理软件，也都具有网络互通的功能。但值得关注的是，有些基建公司没有购买维保服务，未来服务升级可能会受到影响。

第三，基建工程公司的档案归档工作均配备了专业的管理人员，但是也有一部分人员对于数字化业务不熟悉，这对未来开展档案归档规范数字化建设存在一定的影响。另外，许多档案管理的人员认为应当将主要的精力放在财务档案、人事档案等管理上，对于基建档案的重视程度不如前两者。基建部门工作人员的档案归档意识不强，用不完的图纸如果不及时交回管理员，就可能造成档案的流失。

第四，尽管有档案管理的专业人员，但是在访谈过程中，我们发现各大基建公司很少对基建部门的档案资料归档进行指导。只有基建部门求助，或者审计部门有需求的时候，才会进行指导或者监督。可能会出现因为归档时间久远造成的材料缺失、数据不够准确等问题。

二、基建工程档案归档规范性存在的问题

（一）观念需更新

一直以来，基建工程档案的归档工作认知上许多主管领导存在偏差，造成基建工程管理人员的档案管理意识淡薄。项目完工之后，资料没有很好地归档，很容易出现“人在资料在，人换资料失”的情况。还有一些部门随意找个临时工来管理基建资料，由于人员流动性大、能力不足，基建资料是什么都不太清楚，更别提如何规范归档了。另外，有些项目组的工作人员在调取档案之后，使用过程中随意涂污、用后不及时归还，以至于档案损毁丢失都得不到有效管理与归档。

所以，要提升基建工程的档案归档规范化，当务之急乃提升基建档案管理人员的归档意识，提升他们的业务水平。这是基建工程档案管理规范化的切实保障。

（二）制度缺乏保障

尽管许多公司都有颁布了档案管理办法或制度，但是在制定基建工程档案收集、管理规范方面，因为不同公司的管理水平不同而大相径庭。不少公司的基建工程项目档案管理只有方向性的条款，具体落实的细则并不清晰，这导致了基建档案管理缺乏制度依据。

基建档案管理保障的缺失还表现在了每年的财政预算制定上，预算对于基建档案管理的费用十分有限。然而，基建工程档案的载体多、数量多、管理难度大，这些都需要有资金的支持。但是许多公司用于档案管理的经费比较少，导致管理过程中缺乏必要的物质保障。再者，在制度制定的时候，对于人员的配备是比较短缺的，项目基建的材料往往数量多、形式多，如若要进行规范有效的收集，需要专业人员的加入。如果人员的人手不足、专业水平不足，这都会耽误档案归档的信息化、数字化建设。

（三）质量有待提升

在归档资料过程中，基建工程档案的资料普遍质量不高。如图纸的清洁完整、资料的原创性等，还有存在着大量的纸质档案，不易于保存和管理。对于归档的材料，多数企业只能实现目录级别的管理，系统上只能搜索到档案的标题摘要，如果需要详细信息，还需要查找实体介质。长期以来，许多档案管理部门的手工劳动占比过高，缺乏先进的管理方式、手段和方法，加上专业管理人员的缺失，这些都导致档案的利用效果不佳。

（四）载体相对单调

按照档案管理归档的规定，基建项目在施工过程中的每个阶段都要留下数字文件。但是在实地调研中发现，数字载体、沙盘模型等特殊载体材料并不多，许多基建公司要么没有其他载体材料，要么就是其他载体材料占比极低，给公司未来的数字化建设带来了巨大挑战。以数字照片为例，多数公司通常没有在工程的前、中、后期进行拍摄，这就导致项目在每个阶段的照片留存存在不齐全的问题。原因在于许多工作人员的工作繁忙，没有精力去做；其次是在工作计划阶段并没有将拍摄工作作为进度去关注；还有的原因是拍摄人员的技术水平不足、责任心不强、忽视了许多拍摄机会等。这些都导致一些建筑物无法得到有效的数字影像保存，或者星星点点很不完整。

三、基建工程档案归档规范性发展对策

（一）重视基建工程档案归档工作

首先，要增强档案部门的归档服务意识。归档是档案服务规范化的基础，基建档案规范化不到位的一个原因是基础工作薄弱、归档不到位，进而影响到后续的档案使用功能的拓展。所以，要加强对档案管理人员的服务意识培养，主动为业务部门提供服务和支持工作。

其次，创造良好的外部环境，做好宣传工作。在公司内部加强学习、提高认知之外，还需要向外部主管单位宣传建档归档规范化的意义，让相关部门领导认识、重视建档工作，为后续归档规范化营造一个积极、和谐、良好的外部环境。

（二）构建符合基建工程项目特点的制度和保障措施

1.完善各类管理制度

第一，制定详尽合理的基建工程档案归档的方法。基建工程公司在制定管理制度之初，往往缺乏经验和必要的知识，根据住建部的大纲依样画葫芦，内容千人一面。但是，在实际实践过程中发现，基建工程项目的情况千差万别，不能将所有的资料归档套用在一个规定上面，显得不那么合适。例如，学校的基建项目，如果按照常规的归档范围来设置，需要满足外部社会查询的各种需求，光是纸质材料就需要200多盒。但是，如果根据学校基建档案利用情况进行归档调整，归档所需的数量只在50盒左右，不仅节约了人力物力，而且也方便后续的查询和利用。

第二，实施部门立卷制度。立卷有助于提升归档管理的规范性，能够将管理前置，加强部门的责任心、提升整体归档质量。立卷制度的改革则是提升管理规范性层次飞跃的关键，立卷改革就是将实体从基数为“卷”更新为“件”。在基建档案管理上，以“件”进行操作能够减少折叠、减少图纸破坏、降低装订利用难度、提升查询的便利性，使得归档更为灵活简便［1］。

第三，完善基建档案接收移交工作。针对部门立卷工作之后，其配套的保障措施是移交工作制度。在日常工作中，笔者发现很多单位的移交工作并没有固定期限，这就造成了档案管理上的混乱。可以在规范性中明确规定，基建工程部门的立卷内容应当在竣工后三个月内完成移交，并且明确规定由哪个岗位的人员负责。这就有助于档案归档规范化工作中化被动为主动。

2.保障措施的制定和实施

第一，经费保障。毫无疑问，没有经费就难以开展各项活动，说明了经费对制度的支持保障是非常重要的。尽管档案管理本身并不直接产生效益，但是放长远来看，适度的资金投入有助于发挥档案的历史查询作用，有助未来项目的经验借鉴。除了必要的文具投入之外，还要有特定的装订器具，配备一定的电脑设备，以及保管保护的工具。经费预算的计划，应当从部门的实际出发，逐条逐件评估和落实。

第二，归档应当作为部门的考核指标之一。无压力就没动力，如果没有必要的问责，档案归档工作就不可能有人重视。纳入考核是一种问责，通过制度的压力来达到管理的要求，是一种可行的办法。

第三，档案归档部门参与到项目的验收过程。档案管理部门不应该只是管理档案、归档档案的部门，还应当是一个档案监督的部门。让归档部门介入项目验收，不仅可以深化归档规范性的工作，而且也对项目本身有了一个更加直观的认识，反哺归档工作。倘若工程项目数量较多，档案部门难以参加验收，也可以采取结算过程由档案部门参与验收作为归档验核的一个环节。如果落实了监督、验收环节，基建工程项目的档案归档规范化将有质的飞跃。

（三）提升档案归档人员的综合素质

第一，要配备具有胜任能力的档案归档管理工作人员。作为一名合格的档案归档管理人员，应当具备“德、智、思、技”品质。德，应当具有较高的思想品德水平；智，要有扎实的文化知识和基建工程知识；思，有清晰的思维和逻辑思维能力；技，熟练的外语、计算机能力。

第二，提供各类档案归档培训，努力提升档案归档管理人员的综合素质。除了配备合格的档案归档管理人员，还应当在他们的职业生涯中不断给予更多的理论和实践水平提升的机会。诸如基建基础知识、外语、计算机等，作为档案的管理人员应当珍惜这样的学习培训机会，跟上对行业的管理要求。同时，鼓励档案管理人员参加国家、省级的各种培训，采取会议、讲座等方式参与到学习中。通过这些活动，促进档案管理工作的开展、提升档案归档的质量。

（四）加大力度进行数字化建设

档案实际上有两个维度进行描述：载体和信息。传统纸质的档案，载体和信息是分离开的［2］。但是数字化的建设就可以将档案的载体和信息融为一体，在归档档案、调用档案的过程中，不必接受原载体。这种本质性的变化，使得我们传统的管理模式需要进行变革，也就是必须进行数字化建设，用数字化思维来适应档案归档规范化的工作。

对于基建工程项目来说，数字化建设首先必须加强硬件建设，先进的数字化档案有助于提升归档效率和利用率。应当配备合适的档案信息管理软件，配备计算机专业技术人员以解决软硬件的种种问题。各公司根据不同的情况开发基建工程项目的档案信息资源，方便归档和后续使用。

四、总结

基建工程档案归档的规范性事关基建项目管理水平的高低。本文对基建工程项目归档管理现状和存在的不足进行了总结归纳，提出了更新观念、建立制度和保障措施、提升人员综合素质、加大数字化建设的四项举措，希望确保归档规范化工作的顺利开展。