网络发展对高校行政管理模式的优化——以文件收发系统为例

李海燕

（宿州学院党政办公室，安徽 宿州 234000）

在网络发展带来社会信息化的影响与驱动下，教育信息化已是迫在眉睫。网络在高校管理中的应用推动了高校无纸化办公的进程，而计算机与高校文件收发的结合产生的文件收发系统促进高校管理水平的提升、工作效力的提高，是高校向教育信息化、现代化发展的重要标志。

一、文件收发系统含义及管理人员

文件收发系统是为了促进高校信息交流、共享，提升教育教学质量、推动高校管理科学化，将计算机、网络技术与高校文件收发结合，利用现代化办公设备对文件进行接收、登记、报送、批办、承办、存档的办公应用系统。文件收发系统规范了高校文件处理的流程，确保了文件接收的安全性，具有节约成本、加快信息传递，提高办事速度与效力的特点［1］。

系统操作人员指所有可使用文件收发系统负责文件流转或文件流转其中一个环节的高校工作人员。包括系统管理员、部门管理员、普通操作人员和档案管理员，身份不同，各自的权限不同。

系统管理员是文件系统的研发人员或高校网络信息中心工作人员，主要负责系统的调试、维修、故障排除，设置其他所有系统操作人员的权限，是确保系统正常运转的关键人员。

部门管理员是负责按要求将本部门需印发的、已起草完毕的文件上传至文件收发系统，包括格式是否正确、内容是否正确等。关注文件流转的环节，负责跟踪、督办以及流传过程中被退回文件的处理。

档案管理员是指文件处理完毕后按文件的类型和时间先后顺序对文件进行归档的工作人员。

二、文件收发系统模式构成及文件处理流程

高校文件收发系统包括收文系统和发文系统两个方面，承载了学校所有上行文和下行文的传阅、审批、执行，决定了学校所有工作执行的依据、力度和效力，影响整个学校的运作［2］。

（一）收文系统

收文系统，处理上级下发或转发的有关学校发展的各类文件的文件处理系统，经过文件接收人员对接收的上级文件进行登记，办公室主任请示主要领导，主要领导签批，收文人员根据主要领导批示，转给分管领导或主要领导直接负责的部门等几个环节。

收文登记：文件接收人员对接受的上级文件进行登记。包括文件标题、文件号、来文单位、紧急程度、编号、正文。提交办公室主任。

请示：办公室主任根据文件的性质呈报主要领导（行政类事务呈报校长批示，党内事务呈报党委书记批示），并结合学校实际提出拟办意见。

主要领导签批：主要领导根据文件内容签批给直接负责部门或相关分管领导，可同时签发多个分管领导或多个直接分管的部门。

分发：文件登记员根据主要领导批示直接提交相关分管领导或主要领导直接分管部门。

分管领导签批：分管领导根据主要领导的批示及文件内容签发给所分管的部门，可同时签发多个分管部门。

责任部门办理：文件责任部门根据领导批示对文件进行阅办，填写办理结果，并转给文件登记员。

归档：文件登记员根据文件处理情况，对已办理的文件进行归档。

（二）发文系统

发文系统，学校内部文件的处理系统，包括校级文件和部门文件两类。校级文件指各部门上传的，以学校名义下发的，关乎全校师生员工利益，需要全体师生员工周知、执行的事项。需经过文件起草、部门领导审阅、办公室初审、办公室复审、分管领导签批、主要领导签批、档案室几个环节。部门文件指本部门职责范围内，以部门名义下发的，需要其他学院、部门周知或协调处理的事项。包括部门人员起草，经部门领导审阅、分管领导签批等环节。下面以校级文件为例概述发文流程。

文件起草：根据起草文件的事项选择校级文。文件起草者即文件发起人需要填写的内容包括文件标题、紧急程度、公开范围和文件的内容。

部门领导的审核。部门领导在系统待办事项中打开需处理的文件，可在系统上直接进行修改，或提出修改意见、退回文件发起人。或确定无问题后从系统转发给办公室，由办公室进行初审。

办公室初审：办公室秘书人员主要从合法性、合规性、必要性、内容的完整性、起草文件的条件、权限等方面对待办文件进行审核，如不符合，可退回发起人，要求按有关规定重新研究、起草。如无问题提交办公室领导复审。

办公室复审：办公室主任对文件的再一次把关，主要是审核文件是否符合学校章程，是否符合学校发展规划，是否与学校先行的其他发展措施相悖。如不符合，可退回发起人，要求按有关规定重新研究、起草。如无问题提交文件起草单位分管领导审核。

分管领导审核：根据权限，确定文件涉及范围，若关于“三重一大”事项管理或者其他重要行政管理的文件审核无问题后应提交学校主要领导审核。

主要领导审核：从学校现在及未来发展出发，是否同意文件印发。并转给办公室文件初审者。

制发文件：办公室秘书根据文件智能属性及领导签批意见制发文件。制发文件要严格按照《党政机关电子公文处理办法》《党政机构公文处理办法》《党政机关公文格式国家标准》等执行，并将红头文件上传至文件收发系统，并流转文件发起人。

分发：文件发起人根据文件需要阅知的范围在系统内进行分发。需要周知或执行文件精神的单位可随时查阅。

归档：档案工作人员根据文件性质进行分类存档。电子文档更加便于查阅、调档。

文件收发系统对学校文件的产生过程和上级文件的签批过程进行了电子形式的记录和归档，形成一个传统文件、电子文件、档案管理于一体，相互独立又相互并存的文件管理系统。同时，处理结果的不可改动性使学校文件的处理更加规范和标准，对学校文件管理、处理人员的要求也更高。

三、收发系统在高校行文件处理中的优势

（一）加快信息传递 提高办事效率

传统文件从印制、发送到执行耗时长、不安全。文件送达单位后与单位的内部文件一样从登记到承办又要经过文件处理中心到相关领导再到相关部门，层层传达的繁琐过程，费时费力效力低。此外，如遇领导因参加会议、学术研讨等工作原因不在校，文件则无法批示，工作无法进行。尽管可以以传真等形式发送，但需要传真机、电话，传递的过程又存在安全隐患，影响了文件传递的效果。不能及时接受上级文件指示，学校工作缺乏执行依据，影响了师生员工的学习生活，影响了学校的发展进程。而网络发展在高校办公中应用研发的文件收发系统，从文件接收到文件批示、处理，传递速度快、安全性高。即使领导因公外出，也可以不受时间、空间的限制，随时随地通过文件收发系统及时对重要文件作出批示、做出重要决定。文件收发系统使高校能够及时传达上级文件精神、全面开展学校工作，实现了高校真正意义上的现代化办公［3］。

（二）节约办公成本 减轻工作量

传统文件信息的传达有两种形式：一是召开专题会议，下发文件。由于会议地点及参会人员的分散性，从下发通知到会议召开需要一定的时间，影响信息的传达。而参会人员在途中消耗的时间与费用既影响了参会人员所在单位、部门工作的运转，又增加了办公费用；二是以邮件的形式寄送，需要专车、专职人员，耗时耗力。同时印发文件所耗费的纸张及油墨费用在高校各部门的年度预算中所占比例不小。而文件收发系统以电子文件的形式生产、传阅文件，既能及时了解信息，又能节约了文件印发的纸墨费用，节省了时间与财力。同时文件的传递也无需工作人员层层送达，节省了人力。此外，文件收发系统大大减轻了文件收发人员的工作量与责任，传统文件收发需要文件收发员手工呈送、催办，文件收发系统节省了文件收发人员的呈送的时间。同时系统链接的收文短消息提醒可以让收文者及时知道有未处理的文件，避免了因文件未及时处理而归责文件收发员的情况。

（三）规范文件流程 提高管理水平

传统文件收发技术落后，受距离的限制导致文件在收发的过程中经常发生丢失或接受时间延误。而文件收发人员水平落后，认识不高，在文件流转的过程中或处理之后没能及时接收、归档，或夹杂、私藏等造成文件丢失或部分丢失的情况时有发生。［4］没有按照文件收发的规定程序执行，造成上级指示没有落实，学校工作没有开展，承办部门收到文件信息不完整，不能及时准确完成工作；档案部门收取文件不完整，给日后文献的查找带来不便。文件收发系统以电子文档的形式规范文件的流程，从登记到承办结束，每一步都有时间记录，层层审核，有不符合规范的发回重新修订，不存在无文件、文件资料不全的现象。确切的文件记录明确责任到人，增强了文件处理人员对文件收发工作重要性的认识，规范了文件流程，提高文件管理，增强了学校的核心竞争力。

四、结束语

计算机以及网络在人们生活中广泛普及，为了进一步解决人们生活、工作上的各种需求，各类软件系统的不断涌现，在高校行政管理中无纸化办公系统应用更加广泛，作为无纸化办公系统内容之一的文件收发处理系统不仅降低了高校行政管理的人力财力，极大地提高信息的传递与共享，规范了文件收发的流程，如此优越而又有广大前景的办公系统必将在推动我国高校国际化发展中发挥重要作用。