物资五级库管理系统的应用及研究

于洪伟

（中移铁通有限公司延边分公司，吉林 延边 133000）

物资五级库管理是成本、费用、核算管理中重要的控制点，其工作质量直接关系到公司的各类购入的原材料、物品管理妥当，以杜绝不必要的损耗和浪费。

按照“高质量、供给侧、智能化”工作要求，为加强地市五级库物资收发，更好实施公司对物资管理过程的有效控制，保证五级库物资管理工作与公司总体战略规划协调一致，确保物资供应满足公司生产经营的需要，要利用信息化支撑系统对物资五级库进行统一管理，加强五级库的收、发、存、退管理，降低库存占用，满足生产及发货需求。物资五级库管控平台必须真实反映公司各种物资的进、销、存情况，为财务提供原始、真实、准确的营业成本资料，提升公司信息化管理水平。

物资管理是企业管理非常重要的一环，它对企业的发展起着非常举足轻重的作用。由于物资的种类繁多，在各部门进出频繁，使得物资管理变得十分复杂。开发一套完善的物资管理系统不但可以使物资的管理者能够对物资的整个流程状态、库存状况了如指掌，并为决策管理提供科学依据，从而提高了管理水平和工作效率，而且可以使工作人员甩掉手工记账方式，从而最大限度地减少了手工操作带来的失误，达到事半功倍的效果。物资管理系统作为企业管理自动化、规范化的一部分，对提高企业管理效率、提高企业经济效益发挥着不可替代的作用。

1 软件架构

物资管理系统提供以物资出入库的周期管理。构架分为两层：①表现层。物资管理首页是系统的唯一入口，以统一门户的用户界面方式进行登录。该界面具有出库、入库、物料审批等功能。②应用层。物资管理平台涉及的内容包括标准文本、结余统计、出入库查询统计等，并为实现科学化、高效率的物资管理提供帮助。

2 系统建设背景

物资管理系统主体部分采用易语言开发，数据库采用SQLServer。易语言（EPL）是一门以中文作为程序代码编程语言。创造易语言的初衷是进行用中文来编写程序的实践，方便以中国人的思维编写程序，并不用再去学习西方思维。易语言的诞生极大地降低了编程的门槛和学习的难度。

系统具有以下功能特点：①系统审核。经理、专业主管、主管部门经理、主管领导在系统上审核，层层把关，消除漏洞。②五级库库存实施呈现。消除了未掌握现场实际库存情况、没有审批依据的问题。③增加查询功能。实时掌握五级库入库资料更新，消除了公司层面不能物资部及时入库登记问题。④请领状态查询。使五级库材料员通过系统掌握流程流转进程，可及时提醒、跟踪，加快物料审批进度。⑤实现信息化管控。除总经理在纸质版签字外，其余全部为电子流在系统内流转，大量减少纸质版签字流转环节，减轻基层工作负担。⑥甲供料痕迹存档。提供的家宽装维物资，现场双方交接人员签字图片上传服务器，防止产生纠纷和物料流失问题。系统为公司提供了计划申请、逐级审批、入库支出、库存管控、甲供料痕迹保存、查询便捷、简化流程、提高效率的全新信息化管控手段。⑦适用范围。所有物料进存销管理领域适用。

结合实际推广应用情况，重点介绍在推广该成果采用的推广手段方法、流程机制、配套激励机制、转化定价方式及收益分配等的具体做法。根据管内现状，下达建立物资管理五级库管理平台任务，并成立以物资管理中心、开发人员组成的研发小组。小组成员与各公司库管员、各物料审核部门广泛沟通，根据现场需求，初步明确系统功能，确定系统环节修成，建立功能模块，明确使用云平台，保障系统安全性，降低未来系统运用成本，明确使用易语言作为软件开发语言。基本实现了五级库管理功能，具有申请、审核、报批、查询、存档等管理功能，在各公司开始试用，征求基层意见。针对试用后反馈的意见和建议，修改软件，增加了物资单价、同界面查询五级库库存数量等功能。

五级库取得降本增效的效果，包括不限于降低成本、提升效率、提高质量或创造经济效益与社会效益等，相关成效用数据说明，五级库管理平台从物资请领到材料入库完全实现电子信息自动化管理，不需要公司材料员填报“物资用料计划申请”，再找主管部门及各级领导审批的环节。在各级审批过程中，监管部门可以一目了然地掌控支撑中心五级库材料库存数量，在审批过程中依据库存情况审核请用数量。虽然审批流程没有简化，但是却大大地提高了审批效率，节省了人力、财力。

3 系统功能介绍

3.1 系统管理

系统管理功能模块包含工号管理和物料管理。工号信息包括账号、密码、单位（公司、XX 支撑中心、XX 部）、权限（公司领导、物资管理员、财务部门、XX 部门经理、XX 管理员、支撑中心经理、县市库管员）、用料分类（公司领导分管不同用料）。工号操作包括增加账号、删除账号、修改密码。物料信息包括编码、名称、删除功能（关闭、开启）、单价、规格、单位、位置、用料分类（甲供用料、维护用料、装机用料、工程用料、办公用品、市场用料）。物料操作包括增加物料、删除物料、修改位置、修改单价、修改分类。

3.2 物料审批

物料审批模块包括物料请领和物料审批。物料请领信息包括物资名称、物料分类（甲供用料、维护用料、装机用料、工程用料、办公用品、市场用料）、出料数量、请领事由。

3.3 物料入库

在材料入库环节上，实现了请领材料自动入库功能。物资部门按照“物资用料计划申请”发放物资，并直接录入系统，简化了各中心材料员二次手工入库环节，既减轻了工作量，又确保了材料入库的准确性和及时性。物料入库信息包括归属、物资编码、物资名称、规格、单位、入库数量、备注、入库成本、签字照片（请料单）。入库查询中，可按时间段、归属、物料名称、入库单位查询入库明细。导出明细是将查询结果导出Excel 文件。

3.4 物料出库

物料出库模块包括物料出库、出库查询、导出明细三部分。物料出库信息包括归属（XX、XX）、物资编码、物资名称、规格、单位、出库数量、备注、物料分类（甲供用料、维护用料、装机用料、工程用料、办公用品、市场用料），出库数量需要自动默认库存最大值，可向下修改数量，不可增加，有提示。出库查询中，可按时间段、归属、物料名称、入库单位查询出库明细。导出明细是将查询结果导出Excel文件。

3.5 结余统计

结余统计包括结余统计、结余查询、导出明细三部分。结余统计包括物料名称、各支撑中心入库、出库、结余、物资编号、物料规格、物料单位、物料单价、物料分类、库存总金额。结余查询是根据筛选某一个用料进行实时查询。导出明细是将查询结果导出Excel 文件。

4 实用性及优点

系统适用性及优点如下：①实现系统审核。主管领导、主管部门经理、中心经理、业务主管在电子流审核，层层把关，消除漏洞，并实现了手机APP 同步审核功能。②甲供料痕迹存档。提供的甲供料物资，现场双方交接人员签字图片上传服务器，防止产生纠纷，杜绝物料流失问题隐患。③五级库库存实时呈现。消除了不能实时同步掌握现场实际库存情况、没有审批依据的问题。④实现信息化管控。除总经理在纸质版签字外，其余全部为电子流在系统内流转，大量减少纸质版签字流转环节，提升效率的同时减轻基层工作负担。⑤具备查询功能。五级库入库资料实时更新，使支撑服务中心经理时时掌握库存情况。⑥请领状态查询。五级库材料员通过系统掌握流程流转进程，可及时提醒、跟踪，加快物料审批进度。整体管控流程，在传统的管控步骤上没有简化，没有产生安全漏洞。系统操作简单，办公软件入门水平人员能够办理业务。自动化管理，实现了物资从请领到材料入库的全流程信息化管理，将以往材料员来公司报“物资用料计划申请”，再找各部门和主管领导审批的环节电子化。在审批过程中，监管部门可以实时掌控五级库库存，结合实际批复请用数量，既提高了审批效率，又节省了人财物，实现物资管理正规化。实现自动入库在材料入库环节上，实现了请领材料自动入库功能。物资部门按照“物资用料计划申请”发放物资，并直接录入系统，简化了各中心材料员二次手工入库环节，既减轻了工作量，又确保了材料入库的准确性和及时性。善甲供料管理，在甲供料管控环节上，支撑服务中心材料员到公司请领材料后，根据公司提供的“请料单”录入到五级库管理平台，并将“请料单”拍照上传，长久保存，做到有据可查。在使用支出时，材料与地点一一对应，去向明确。

五级库管理平台，建立了高效的甲供料物资管理体系，规范甲供料的请领程序。真实反映物料成本，明确了责任划分，简单实用，适用于公司面向各部门的管控。未来使用过程中，将根据现场提出的改进建议，不断给予完善。