综合档案馆参与国家智库建设的SWOT分析与策略选择*

李宗富 杨莹莹 王晓燕

（1.郑州大学信息管理学院 郑州 450001；2.南京大学信息管理学院 南京 210023）

智库是党和政府依法科学民主决策的重要支撑。随着中国特色新型智库建设的深入推进，党政部门、社会科学院、各级党校、行政学院、高校、科研院所和一些企业、社会智库等机构纷纷参与到国家智库建设当中。档案是一种特殊的信息资源和知识资源,档案馆作为保管这些特殊信息资源的主要机构，具有为党和政府制定决策提供信息支持的智库功能。长期以来，档案馆也一直发挥着辅助政府决策的资政作用。综合档案馆拥有参与中国特色新型智库建设的诸多优越条件和强大能力，其积极参与中国特色新型智库建设是新时期创新综合档案馆服务方式、提升档案馆公共服务水平、扩大档案馆社会影响力的重要举措。档案馆参与国家新型智库建设既是时代赋予档案工作者的新命题,也是档案管理服务工作实现自身价值的一个重要途径。

1 相关研究回顾

对于该主题，业界也有一些学者进行探讨并取得了一些研究成果。早在2008年詹锐就提出要把档案馆建设成思想库[1]，李奕南探讨了从档案馆到智库的必要性与可行性并提出了具体实践措施[2]。随后张斌也呼吁构建档案思想库以提升档案工作服务能力[3]，刘晶等分析了当前档案馆从"档案库"变成"思想库"的现实条件以及不足[4]，孟凡玲认为当前我国档案机构向智库转型、为公共决策提供智库服务已经具备基本条件[5]，何玉颜建议档案部门应加快档案数据资源收集和融合的工作步伐,主动融入政府数据资源的开放与共享,推进档案数据资源的智库化利用并深化与社会各方的合作[6]。陈方舟等分析了智库型档案平台的建设模型以及发挥档案智库作用的相关条件[7]，方琼构建了档案智库影响力的评价体系并提出了具体建设措施[8]，张迅华分析了公共档案馆参与中国特色新型智库建设的现实困境和发展对策等[9]。此外，还有部分学者从智库视角来探讨档案知识服务[10][11]、档案信息服务创新[12]、档案知识库建设[13]、档案信息资源增值开发利用[14]等内容。相关研究成果都为档案馆积极参与国家新型智库建设提供了有益的参考和借鉴。然而，综合档案馆参与国家智库建设到底都有哪些优势、劣势？又面临着哪些机会和威胁？其资政咨询能力如何加强等等。基于此，笔者拟运用SWOT分析法对综合档案馆参与国家新型智库建设进行深入分析探讨。

2 综合档案馆参与国家智库建设的SWOT分析

SWOT分析法也叫态势分析法，该方法是将组织所面临的战略环境分为内部优势因素、劣势因素和外部机会因素、威胁因素，对每类因素进行调查分析罗列，并按照一定的次序排列，对每种因素进行两两匹配并加以分析，从而得出一系列相应的结论。它是组织战略决策的常用方法，在图情档领域也广为利用[15]。

2.1 优势分析

2.1.1 综合档案馆馆藏丰富，类型多样

综合档案馆内馆藏档案丰富，且类型多样、内容全面。其馆藏档案内容涉及政治、经济、军事、文化和科学技术等活动，涉及的学科门类齐全。其次，在档案机构集中保存和管理的档案中，很大一部分档案是政府在其公务活动中直接形成的文件材料，真实反映了政府公务活动的历史原貌[16]。综合档案馆内储存的这些丰富多样的资源为智库建设提供了丰富的信息基础。

2.1.2 档案具有原始记录，真实可靠

与其他图书、资料相比，档案具有其他资料不可比拟的特性——“原始记录性”。原始记录性是档案的本质属性。智库建设中需要有海量客观的数据为决策做支撑，档案是“第一手”的资料，具有“原始记录性”特征的档案能够提供真实可靠的资料来充实智库、辅助决策。因此综合档案馆在参与智库建设过程中具有天然的优势。

2.1.3 档案部门丰富的信息服务经验

我国档案部门开展信息服务由来已久，积累了丰富的信息服务经验。2018年度，全国各级国家综合档案馆接待利用者724.9万人次，提供利用档案1819.1万卷、件次[17]。另外，我国档案学界关注档案信息服务研究，众多学者从不同角度深入开展档案信息服务研究，有利于提高档案部门信息服务水平。这些丰富的档案信息服务实践及研究为档案馆参与智库建设提供了有效的经验基础。

2.1.4 档案馆可整理、保存、管理智库成果

在智库进行具体的决策咨询服务过程中，不仅会形成最终的决策咨询成果如报告、计划、方案等，在此过程中还会形成许多有价值的文件、数据、和记录[18]。这些过程记录及最终成果都需要进行归档保存。档案馆拥有丰富的档案整理经验及优越的保管条件，可以有效的对智库成果及过程记录进行归档、整理、保管和提供利用。

2.2 劣势分析

2.2.1 档案馆开放程度不高

国家统计局2016、2017年相关统计数据显示，综合档案馆开放的档案仍较为有限。以国家综合档案馆的统计数据为例，虽然馆藏档案、开放档案的数量在1991-2017年期间都在逐年稳定增长，但是开放档案在馆藏档案中所占的比例却没有明显的增长，一直维持在百分之二十左右，利用档案数量所占的比例则更低[19]。这就对综合档案馆内档案的开放利用提出了新要求，较低的开放率并不利于将档案转化为可供利用的智库成果，也限制了综合档案馆在国家智库建设中将要发挥的作用。

2.2.2 档案资源开发程度有待提高

目前档案馆的工作仍是以存储和维护为主，档案资源并未得到完善的鉴定和整理，没有形成完整的档案知识体系，极大地影响了其向智库提供知识服务的质量。目前关于档案内容的研究，只停留到其大致分类上，没有真正去提取其中有价值的档案信息，形成专题知识网络，这就使得档案中的信息无法得到合理的开发与利用，缺乏高质量、深层次的档案资源开发产品。

2.2.3 人才队伍建设有待加强，人员结构有待优化

由国家档案局网站“统计情况摘要”栏目中公布的数据显示，2018年我国各级档案行政管理部门和综合档案馆中的在职人员，其文化程度达到研究生及以上的研究生及以上的比例仅为4.8%[20]。这就一定程度上说明了目前综合档案馆的人才素质有待提高。其次，综合档案馆也缺乏智库研究方面的专业人才，具有智库相关工作经验以及多学科背景的人才较为缺乏。这些在一定程度上都影响了档案产品向智库成果转化的效率和质量，不利于档案馆参与国家智库建设。

2.3 机会分析

2.3.1 国家政策的大力支持

近些年，党和国家以及档案部门颁布了诸多方针政策文件等大力支持新型智库建设。2013年党的十八届三中全会通过的《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》明确提出了“加强中国特色新型智库建设，建立健全决策咨询制度”[21]的要求。2015年发布的《关于加强中国特色新型智库建设的意见》确立了中国特色新型智库发展的总体目标和发展路径[22]。除此之外，2014年中共中央办公厅和国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确要求“各档案馆（室）要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把‘死档案’变成‘活信息’、把‘档案库’变成‘思想库’，更好为各级党委和政府决策、管理提供参考[23]。”2016年国家档案局印发的《全国档案事业发展 “十三五”规划纲要》要求各级国家档案馆不断拓展业务、开展普及型教育、专业型利用服务和定制型政府决策参考服务，为“五位一体”建设提供便捷的档案服务；探索建立档案智库的机制和途径，充分发挥档案学术团体和专家学者的作用，推动档案学基础理论的发展和档案事业重大现实问题的研究和决策[24]。另外，国家档案局局长也多次在全国档案局长馆长会议的工作报告中指出并要求档案馆着力服务中心重点工作、围绕重大国际国内问题、经济社会发展热点问题和改革发展稳定的重大问题等加强档案编研，编报档案参考资料，为党中央、国务院和各级党委、政府决策提供服务。

2.3.2 国家和社会需求的迅速增加

一方面，国家对发展高质量智库的需求不断增加。2015年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强中国特色新型智库建设的意见》指出“智库是国家软实力的重要组成部分，随着形势的发展，智库的作用会越来越大。要高度重视、积极探索中国特色新型智库的组织形式和管理形式”[25]。另一方面，在智库建设发展过程中，智库对档案部门参与的需求越来越大。不仅需要档案部门丰富且真实的档案资源作数据支撑，提供优质的档案信息服务，而且需要档案部门参与智库成果的归档保存，充分保护智库成果。

2.3.3 计算机网络技术及工具的发展

首先，随着科学技术的不断发展，特别是大数据、云计算等技术的发展，软硬件设备的性能都得到改进，数字档案存储量以前所未有的速度不断得到扩张，为档案资料的量的积累提供了可能。其次，检索工具和检索系统等的应用和优化，语义网等新一代信息技术的快速发展和广泛应用有效地提升了智库对档案的利用率和档案内容获取的针对性。检索系统不断优化改进，趋于人性化和简单化。政府部门可以更容易获得与其检索需求相匹配的智库成果，同时检索结果的形式以及检索式的表达都不再拘泥于文字这一单一的类型。这些技术的进步及工具的发展，不论是对档案资源本身的利用，还是对知识服务工作质量的提高，都将产生积极的作用。

2.4 威胁分析

2.4.1 缺乏有效的沟通反馈机制

目前国家智库机构与综合档案馆之间尚未建立有效的沟通与反馈机制，并且综合档案馆与大众之间也尚未建立良好的传播平台。目前，综合档案馆的工作人员还大都是从事传统的档案存储、整理以及研究工作，而国家智库建设需要有相关知识储备和工作经验的人，这就使得综合档案馆与智库之间的沟通效果受到影响。同时综合档案馆展示其成果的窗口较少，而且在社会大众中访问量和知名度都不高，使得形成的智库成果说服力较弱，无法为受众所接受，极大地影响了其传播效果，这一点使得综合档案馆无法及时传播知识信息，也影响了受众反馈的良好接收。

2.4.2 各地各级综合档案馆发展程度不均衡

以国家对各地区综合档案馆财政拨款情况来说，不同地区的财政投入有很大的差别。如北京地区2018年的财政拨款为35978.63万元, 比上年增加10,765.50万元，增长42.70%。主要用于档案馆新馆建设经费和北京数字档案馆(电子文件中心)建设项目支出[26]，而云南省档案馆2019年获得的一般公共预算财政拨款收入为3742.99万元[27]。而且通过各省市以及东、中、西部地区对比可以得知，发达地区的档案事业的经费投入普遍高于欠发达地区。各地各级综合档案馆发展水平的差距，不利于综合档案馆参与智库的建设，难以为智库建设提供充实的保障。

2.4.3 缺乏统一的制度体制安排

一方面，随着形势的发展，当前我国智库建设存在一系列问题，智库建设跟不上、难以适应的问题越来越突出，既有的体制机制尚不能完全支撑智库发展，智库机构庞杂、内部流程冗长，对突发事件的响应速度缓慢，体制机制改革推进迟缓[28]。另一方面，档案馆参与国家智库建设也尚未形成一套合理有效的制度规范，难以保证档案馆充分参与智库建设，最大限度的发挥作用。综合以上分析，笔者构建了综合档案馆参与国家智库建设的SWOT分析矩阵，见表1所示。

3 综合档案馆参与国家智库建设的策略分析与选择

SWOT分析方法基于轻重缓急、趋利避害、立足当前、着眼未来的原则，通过分析内部优势、劣势与外部机会、威胁，提出SO（优势-机会）拓展型策略、ST（优势-威胁）多元发展策略、WO（劣势-机会）转变型策略、WT（劣势-威胁）防御性策略[29]。

3.1 策略分析

3.1.1 SO（优势-机会）拓展策略

对于综合档案馆而言，要充分把握外部机会，充分发挥自己的优势，实现拓展。首先，档案馆要充分了解智库的需求，通过调研、访谈等方式，积极主动的与智库进行沟通，了解智库所关注的热点问题以及急需解决的问题等。其次，基于智库的实际需求，有针对、有重点的向智库提供档案信息服务。总结现有的信息服务经验，结合智库特点，重点提供与智库关注问题相关的档案信息资源，优化档案馆的档案信息服务，为智库机构和智库研究提供直接的、专门的文献保障和资源支撑。

3.1.2 ST（优势-威胁）多元发展策略

多元发展策略要求档案馆在参与国家智库建设的过程中，发挥内部优势的同时，尽可能的规避外部威胁。第一，制定档案馆参与智库建设的业务规划。档案馆领导层要重视档案馆参与智库建设的工作，在制定档案馆业务规划时，将这项工作纳入档案馆的业务工作体系，把参与智库建设作为档案馆新的业务拓展。第二，探索综合档案馆参与智库建设的模式。我国各地各级综合档案馆存在发展不均衡现象，对于发展较为落后的档案馆而言，难以在参与智库建设中提供充足的人、财、物、技术等保障，因此，要探索综合档案馆参与智库建设的模式，如在发展较快的档案馆试点建设，再进行逐步推广等。第三，构建档案馆与智库机构之间完善的沟通反馈机制，加强二者之间的沟通交流，便于更好地开展工作。

3.1.3 WO（劣势-机会）转型策略

第一，档案馆要扩大档案开放范围，深度开发档案信息资源。档案馆要转变档案管理的方式，不仅要注重对档案实体的整理和保管，而且要将工作重点转向对档案信息内容的关注，深度挖掘、整合档案信息，形成知识体系，在为智库机构和智库研究提供充足的原始信息资源保障的同时，为决策者提供专业化、系统化、智慧化的科学决策咨询服务[30]。第二，充分利用网络信息技术，构建档案信息资源共享平台，促进资源共享，使智库机构能更加便利的获得档案信息。第三，培养具有智库研究能力的人员队伍。人才队伍建设是基础，档案馆要通过引进人才、在职培训等方式，培养一批具有智库意识、智库研究能力的人才，这对档案馆参与智库建设具有巨大的推动作用。

3.1.4 WT（劣势 -威胁）防御策略

首先，平衡不同区域综合档案馆的发展。由于不同地区综合档案馆的发展和资源分布不均衡，受到的经费、政策支持也存在着不同程度的差别，增加了不同地区、不同级别档案馆之间的发展差距，不利于推动智库建设。因此，要加大中西部地区综合档案馆建设的扶植力度，给予相应的优惠政策，以缩小档案馆之间的发展差距。其次，要加强顶层设计，建立及完善相应的制度体制建设，完善智库发展的体制机制，建立档案馆参与智库建设的制度规范。

3.2 策略选择

根据国家智库的发展现状以及当前我国综合档案馆的实际情况，笔者认为SO、ST及WO策略是目前可以有效实施的最佳策略。在现阶段，档案馆要充分把握外部的机会，利用国家政策的支持以及网络信息技术的发展，根据社会的需求，充分发挥档案馆的资源优势等，提高档案馆在智库机构及智库研究中的地位，同时，抓住机遇，扭转档案馆存在的劣势，实现档案馆新的发展。WT策略不适合作为档案馆参与智库建设的最佳策略，原因一是因为各个地区之间的发展水平会影响档案馆之间的发展水平，它们之间的差距不是一朝一夕就可以消除的，而是需要各方面的综合努力。二是由于体制机制的建立和完善也是一个相对长期的任务，在尚未建立完善体制机制的情况下，档案馆应在自己的能力范围内，积极主动地探索，推动档案馆参与智库建设。

4 结语

本文运用SWOT方法对综合档案馆参与国家新型智库建设的优势、劣势、机会与威胁等因素进行分析，并按一定的次序将这些因素排列出来，把各种因素相互匹配提出相应的结论与对策建议。虽然在综合档案馆向智库提供知识服务的过程中，还存在诸多困难有待解决。但是大数据时代信息技术的助力和自身积极发展的推动下，立足于丰富的档案储备，综合档案馆将会成为国家智库提供科学、客观、权威知识服务的一个重要主体，未来将会以这种新的方式，更好地参与到为党和政府的决策咨询服务过程中。