档案治理视域下水电企业档案工作创新研究—以华能澜沧江水电股份有限公司小湾水电厂为例*

段华梅

(华能澜沧江水电股份有限公司小湾水电厂 大理 675702)

1 基于档案治理的水电企业档案工作创新问题提出

2016年4月，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，“深入贯彻习近平总书记系列重要讲话精神，加快完善档案治理体系、提升档案治理能力”[1]。小湾电站由华能澜沧江水电股份有限公司投资建设，该电站于2015年5月通过了国家档案局组织的项目档案专项验收。2017年3月，小湾电厂接管建设期工程档案。水电企业档案是指水电企业在经营管理、生产运行、水电服务等各项职能活动中直接形成的，具有参考凭证作用并归档保存的各种文字、图表、声像和数码等不同形式的档案文件材料。水电企业档案产生领域广泛，档案内容涉及到管理、生产、科研、经营、人事、财会、设备、基本建设等各个领域。小湾电厂档案管理由华能澜沧江水电股份有限公司办公室统一领导、小湾电厂厂领导分管、办公室领导主管、档案专责具体管、各部（室）兼职档案人员配合管理的档案工作体系。随着小湾电厂的快速发展，所形成的水电档案数量急剧增加，其档案管理还存在理念滞后，档案资源建设不全，档案利用方式陈旧等方面的问题。这些问题严重影响了水电企业档案基础工作的发展，以及服务企业决策、经营和管理等工作能力的提升。

2019年3月29日，李明华在全国档案局长馆长会议上的讲话提出，随着我国经济社会的快速发展和国家社会治理方式的深刻变革，档案工作发挥的作用越来越大。我们要深入研究经济社会各领域的快速发展变化，准确把握档案工作的前进方向，及时更新思想理念、创新方法手段，推动档案事业发展跟上时代步伐”[2]。目前，档案学界正在开展档案治理研究，如晏秦将档案治理界定为：档案部门、社会组织和公民等多个主体协同合作，共同对档案事务进行科学、规范管理，实现档案领域善治的活动[3]。上述可知，档案治理的主体是档案行政机关、社会组织和个人，档案治理的对象是档案事业或档案事务，档案治理的目的是促进档案事业发展，提升档案工作服务经济社会发展的能力。应用档案治理理论、方法，开展水电企业档案工作治理的意义在于：一是树立档案治理理念，开展档案工作创新。相对于传统档案管理思想，档案治理工作更加重视顶层设计、体系建设，以及工作创新问题。树立档案治理理念，就可应用档案治理思想、方法，针对水电企业档案工作存在问题，从工作目标、基础工作建设和提供利用方式等方面，进行改革创新，以全面推进水电企业档案工作的发展。二是应用档案治理思想，指导档案工作创新。档案治理理论涉及到档案工作的各个方面，树立档案治理理念，即可应用其治理思想，从服务目标、方针政策、制度建设、基础工作，以及提供利用等方面，对水电企业档案工作进行改革创新，提升档案工作服务企业工作能力，推进水电企业建设工作的全面发展。

2 档案治理下水电企业档案工作创新亟待解决问题

2.1 档案治理理念树立问题

档案治理是指档案部门、社会组织和公民个人等多个主体，基于一定行动规则，共同对档案事务规范管理[4]。在推进国家治理体系和治理能力现代化的进程中，档案治理也成为了档案事业在新时期建设和发展的重要任务[5]。从档案治理视角看，小湾电厂档案管理还存在整体管理思想缺失，档案工作缺乏全面规划发展的问题。而树立档案治理理念，对开展水电企业档案工作治理的作用主要有：一是以档案治理思想指导水电企业档案工作，从档案工作的制度建设、运行机制、人财物保障，以及档案资源建设、提供利用方式等方面，对水电企业档案工作进行全面设计规划与发展。二是以档案治理理念指导水电企业档案各项工作的建设，如在制度建设方面，可围绕着“收、管、用”制定规章规范；在利用方面，可依据水电企业决策、管理和经营等方面，构建档案工作服务目标体系，有针对性地开展档案利用服务，为水电企业运营发展提供档案信息支持。

2.2 档案基础工作建设问题

水电企业档案基础工作建设是指档案工作方针制定、制度构建，人财物保障，以及收集、整理、鉴定、保管等方面的工作。以档案管理人员为例，根据水电厂工作特点，档案管理人员需要具有一定的专业性、技术性、连续性，所以对专兼职档案员要求相对稳定、专业。由于工作原因，原来小湾电厂各部（室）兼职档案员变动很大，有的调到澜沧江公司其它流域电站上班，兼职档案人员不稳定、更换频繁，导致档案工作无法深入持续开展，对各部（室）档案归档工作带来诸多不便。再以档案信息化建设为例，目前小湾水电厂还是以传统档案模式进行档案管理，基本还停留在手工收集、手工整理和手工录入系统等层面，而运用计算机及网络信息技术管理档案尚属起步阶段，缺少利用大数据及现代化设备进行管理的人才，不利于档案工作的发展创新。随着数据时代的到来，面对电厂无纸化办公及多个办公软件产生电子文件、结构复杂的数据档案资源，仅靠档案管理人员人工操作模式显然不能适应。因此，在档案资源建设、安全保管和利用服务等各个环节，利用数字技术强化基础工作建设，对推进小湾电厂档案工作的发展也就具有了紧要现实意义。

2.3 档案服务工作创新问题

2018年5月，丁薛祥在中央档案馆调研时指出，随着国家治理体系和治理能力现代化的深入推进，档案工作发挥作用的空间越来越大。我们要根据发展变化的新形势新任务，认真研究谋划档案工作变革与转型、创新与发展问题，进一步提高档案工作的制度化、规范化、科学化水平，更好地服务党和国家各项事业发展”[6]。小湾电厂水电档案原有利用方式主要有档案原件查阅、档案文件汇编，以及相关管理、经营和设备档案的提供利用，部分数字档案的开发等，还存在着思想观念陈旧、利用方式落后，数字化服务程度不高等问题。尽管小湾电厂水电档案的利用在数字化服务方面开展了一些新的探索，但如何针对企业经营决策和生产建设发展的需要，利用新技术手段提供利用档案信息，为企业决策经营和生产建设服务，已经成为企业档案利用工作亟待解决的重要现实问题。

3 档案治理视域下水电企业档案工作创新对策建议

3.1 落实方针政策，创新档案工作理念

2016年4月，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出,“机关、团体、企业事业单位和城市社区、农业农村档案工作的深度和广度进一步拓展，使档案和档案工作日益成为国家治理和社会运行的基本要素和重要支撑”[7]。树立创新理念，对做好水电企业档案工作的推动作用是：其一，以创新理念开展治理工作。水电企业档案治理工作涉及方针政策、制度建设、工作规划，领导、组织、资金和人才保障等方面，开展顶层设计，统筹规划水电企业档案治理工作，可提高工作效率，推进水电企业档案工作的发展。其二，以创新理念做好服务工作。水电企业档案工作创新的目的是提升服务能力，水电企业工作提供档案信息服务。为此，就要研究了解水电企业工作对档案信息资源的需求状况，创新服务方式，提升服务能力，有针对性地提供利用水电企业档案信息，为推进水电企业工作发展提供档案支持。

3.2 开展档案治理，保障企业档案工作

3.2.1 树立档案治理意识

档案是保持社会记忆、传承人类文明的宝贵财富，是实现国家治理体系和治理能力现代化的战略性资源[8]。在档案治理工作中，加大档案宣传力度，让领导干部、员工重视档案工作，借助“6.9”国际档案日等重要节点，开展档案法律法规及档案知识宣传，档案宣传周、学习讲座、档案咨询日、企业档案文化征文、问卷调查、档案展览等系列活动，提高员工档案认知度，树立档案治理意识，努力实现“档案形成规范化、档案整理系统化[9]、档案服务多元化”的治理目标。

3.2.2 构建档案治理模式

在国家治理时代到来的背景下，结合电厂的实际情况，转变电厂档案管理模式，以档案治理理论与方法，构建档案治理体系，提升档案治理能力[10]。充分利用大数据等现代信息技术，如人工智能、云计算、物联网对档案资源进行组织加工、分析处理、挖掘利用，提供针对性的、数据化的、专业性的、技术性的、知识性、创新性的、多样化的和智能化的档案信息服务[11]，提升档案服务能力，为电厂经营决策、营运管理和生产建设提供档案信息支持。

3.2.3 加强档案队伍建设

现代化的档案治理工作离不开专业化、高素质的档案管理队伍。管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能及计算机网络知识。面对电力建设和信息技术的飞速发展，电力档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案治理现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。为此，我们采取外派及内部培训，线上线下相结合的模式，开展专兼职档案人员技能培训，以优化人员知识结构，提高综合素质，为做好新时期企业档案工作提供人才保障。

3.3 深化档案治理，创新企业档案工作

3.3.1 建立智能档案室，完善档案库房配套功能

为维护档案安全、延长档案寿命，电厂应建立智能档案室，创建档案库房一体化智能管理系统。该系统配置视频监控、红外检测、门禁管理设备，通过系统统一管理调度，实现24小时自动布防，保障库房安全；配置温度、湿度、空气质量等传感设备，实时采集库房的环境数据，并通过图表的方式实时展示；配置智能管理系统，以及无缝集成智能密集架设备，通过触摸屏即可进行开架、合架、架体通风、锁定架体等操作；提供一键式的馆藏档案统计服务，只需要鼠标点击操作，系统即可自动按需统计出馆藏数据，并通过实时消息功能提供下载[12]。系统从“统计范围”、“统计项”两个维度进行馆藏统计设计，充分保障了操作简易性，并且设计灵活，扩展方便，利用高新技术，极大地提高了工作效率。

3.3.2 推行无纸化办公，实现电子档案连接移交

大力推行无纸化办公，做好各种办公系统与华能数字档案馆系统进行对接工作，实现电子档案网络化连接移交。具体而言，就是把小湾电厂办公自动化OA系统、水电资产管理系统、集团风险管控系统、法务在线系统、标准化检修系统、班组标准化平台、车辆管理系统等，与华能数字档案馆系统进行对接，建立健全电子文件管理制度，确保纸质档案与电子档案在应用中并存。同时，相关档案工作人员通过培训掌握这两种档案的工作特点，在此基础上应用现代化技术建立对应的管理系统，在操作环节、保管环节和应用环节建立规范统一的通道[13]，较好地保证了归档文件的完整性。

3.3.3 构建数字档案馆，实现档案资源共享利用

在信息化建设方面，中国华能集团有限公司成立了华能数字档案馆，互联网架构PHP+JAVA。2019年9月小湾电厂完成档案条目数据迁移在华能集团公司数字档案馆工作，实现档案资源的共享利用。该数字档案馆建立一个依托“大数据”背景下统一界面、统一标准的数字化平台，全面实现档案大数据、云平台架构。华能数字档案馆应用及数据服务器集中部署在华能集团北京总部。由我的工作台、消息收集、档案管理、综合利用、统计日志、档案配置、系统配置七大模块组成，具有数据录入、数据维护、数据转换、数据检索、系统设置、权限设置、档案编研、档案利用、日志统计、借阅统计、年报统计、档案鉴定销毁管理等具体功能，满足档案管理要求。在档案利用服务方面，实现网络化借阅利用，方便员工借阅档案，提高档案利用率。同时，还可通过技术手段，整合、共享档案信息，深度挖掘电厂档案的隐性知识和显性知识，为电厂辅助决策、技术改造、安全生产提供准确翔实的依据和价值体现，在开展档案利用服务，促进小湾电厂建设发展方面发挥了重要作用。

4 结语

2014年5月，中央办公厅 国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出：“档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作”[14]。随着社会经济的发展，信息时代和网络时代的到来，以及国家各项治理工作的开展，档案工作已经成为了国家建设和社会发展不可或缺的重要元素。树立治理理念，开展水电企业档案创新工作，可解决档案工作中存在的问题，创新档案管理模式，提升档案服务能力，以档案服务推进水电企业工作的建设发展。