民国档案文件级目录著录探析：以永康为例

胡 瑞/永康市档案馆

民国档案是中华民国时期国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的各种历史记录，做好民国档案著录工作是确保民国档案实体安全、提高档案利用率的重要举措。新发展阶段，推动民国档案文件级目录著录和数字化工作，能够为民众查询利用民国档案提供更精准、更规范的档案资源，助力“最多跑一次”改革，为打造浙江“重要窗口”贡献档案力量。永康市档案馆现存民国档案10个全宗、3238卷，原卷内有43741件。2020年开展了文件级目录重新著录工作，并已部分完成。下面笔者以永康为例，分析著录工作中存在的困难与问题，并提出相应的对策。

1 著录中存在的困难

1.1 字迹辨识具有难度

首先是繁简体隔阂。现行简体字自20世纪五六十年代开始推广，至今大多数人对于繁体竖版已殊感隔阂，著录人员如缺乏相关专业知识，识别起来存在困难。其次是字体、字迹差异较大。民国档案中的公文、书信基本都是手写，一般来说呈、报告类的上行文多用小楷，字迹工整；或者执笔者有一定文化水平、书法功底较好，即便用行书、草书书写，也好辨认。而指令、训令、委令类的下行文，其字迹多龙飞凤舞，且随意涂改圈点的现象严重，但是借助上下文、前后件，字迹也可勉强辨认。但若执笔者文化水平较低，字迹顽劣且不尚修辞，又夹杂错别字、方言土话，辨别难度则更大。此外，名流间的私人书信，特别是写作者具备一定书法水平，出于艺术审美等因素考量，文中会故意夹杂一些异体字，如多笔少笔、将偏旁挪位等。而著录人员辨认原字已经比较困难，再要辨别异体字就更加困难。再次是字迹褪色或档案破损，影响字迹辨认。

1.2 内容理解存在困难

一是民国档案存在繁体竖排、不标句读、行文半文半白等特点，且当时公文用语也与今殊异，工作人员初次接触，难免在内容理解上存在困难。此外，民国公牍写作是僚吏的“专业”，他们惯用所谓的“春秋笔法”。民国时天下板荡，官员调动频繁，1942年至1949年8年间，永康县县长就换了9人，长官不能切实掌握政务，僚属俱怀五日京兆之心；加之乡镇保甲自治，土豪劣绅上下其手，基层势力盘根错节。这些乱象体现在公文中，便是极尽欺瞒之能事。处理这些档案时，如何排除干扰抓住主干，准确概括出文义并提炼出精华，是文件级目录著录工作的重中之重。

二是部分责任者和受文者难以确定。传统私人信函自有一套格式文法，常用字、号代替正式姓名，著录过程中确定责任者和受文者时，需要进行一定的甄别甚至是考证。如永康市档案馆民国档案中一封落款为“吕师扬”的信中，抬头为“松泉县长勋鉴”，档案服务企业录入人员在责任者一栏仅录入“吕师扬”三字，受文者则录为“松泉县政府”。如果单凭信件原文体现的信息，如此填写貌似并无不妥；但稍一考证，可知吕师扬是吕公望之子，吕公望是永康近代名人，护国讨袁时做过浙江省督军兼省长，而吕师扬时任浙江四专区保安总队长兼义乌县长。信中还推荐了卉川乡正副乡长的人选，在同一时期的另外几件档案中，笔者也查到了永康县政府对卉川乡长官的委任状，任命的正副乡长恰好与吕的推荐相同。那么我们就可得出结论，“松泉”是时任永康县长沈涛的字或号，故受文者该录为“永康县长沈涛”而非子虚乌有的“松泉县”。最后根据个人责任者应尽可能标明官职的原则，责任者一栏也建议改为“浙江四专区保安总队长兼义乌县长吕师扬”。

1.3 工作人员业务能力有待提升

一是档案服务企业工作人员。民国档案具有特殊性，档案服务企业在人员选择上应选用专业人员，但现实情况是大部分工作人员存在专业不对口的现象，且从业时间偏短、接受培训时间不足，如此次项目中，有好几名工作人员7月以后才入职、10月便随项目组进驻市档案馆开展著录工作，接受专业培训的时间明显不足。

二是档案馆工作人员。首先是工作量巨大，馆工作人员即便只负责抽检验收环节，按照要求也必须保证20%的抽检率。以目前县市级档案馆的人员编制，可匀出来负责这项工作的力量显得捉襟见肘。永康市档案馆第一阶段完成著录达4万多件，按照要求应抽8000多件，而项目规定在3个月内完成，因此工作日内每人每天需要检查100多件。档案馆是党群部门，馆内负责抽检的同志还要完成党委政府交办的其他任务，时间上并不宽裕。其次是专业能力存在一定欠缺，而抽检是一项“鸡蛋里挑骨头”的工作，要求馆工作人员要比服务企业人员更具专业素养和责任心，对馆工作人员业务能力提出了极高要求。

2 解决问题的若干对策

2.1 注重业务培训

从档案馆的角度来讲，建议中央档案馆、省级档案馆组织民国档案管理专门培训班，培训内容应多样，培训形式要灵活。除邀请专家和业务骨干讲授常用繁体字、民国公文套话等专业知识和著录过程中实际操作要点外，还可以邀请相关文化领域的教授和名人举办文化讲座，重点讲授民国时期政治文化方面的知识。还可以组织参观民国档案展览、书法展览，在参观过程中实地学习民国时期公文书写习惯等相关知识。

从档案服务企业的角度来讲，建议严格执行工作人员上岗前培训制度，培训的内容要到位、培训的时长要保证、培训的质量要把关。把培训和工作有机结合起来，以老带新，在实践中学习、在学习中实践。要树立培训常态化思想，业务培训不是毕其功于一役，项目过程中、项目与项目之间都要根据实际情况和发现的新问题及时组织现场或远程培训。单靠公司自身，培训力量可能不足，也可寻求档案主管部门的协助，或将部分培训纳入档案部门培训体系之中。

2.2 强化沟通机制

项目组内部沟通机制要明确，负责人、二审要根据著录进度和问题定期召开组内交流会，评点问题、查漏补缺。还可建立文件级著录共享数据库。项目组著录过程中，将出现重要人员的字、号、职务和机构名称等进行总结，工作人员遇到文件中没有直接给出明确的责任者、受文者时，可以通过共享数据库进行查询，提高效率与准确度。就拿上文提到的吕师扬与永康县长沈涛的书信举例，项目组应及时将“永康县长沈涛，字松泉”之类的信息录入共享数据库，那么以后再有其他组员遇到“松泉”而不明所以时，通过检索共享数据库，便能很快得出正式的职务与姓名了。如有的公文中署名“浙江省政府主席黄”“省政府主席沈”，通过检索，可得出两位责任者分别为黄绍竑与沈鸿烈；书信中有抬头为“侨如”的，通过检索，可知受文者为永康县长郑惠卿。

档案馆和项目组之间更要加强沟通。各地档案馆文件级目录著录的基础不尽相同，馆内负责抽检的同志与项目组人员的水平参差不齐，这就需要双方建立起有效的沟通机制并尽快磨合。项目组进驻后，负责馆员应当第一时间与项目组负责人通过电话、微信、钉钉等建立联系，还可以成立临时工作小组，便于双方及时协调沟通。档案馆和项目组要结合馆藏民国档案实际情况和服务合同内容，共同制定工作计划，合理安排进度。著录过程中，要根据项目进度，定期召开项目协调会，档案馆提出各阶段发现的问题及整改要求，项目组也可就具体困难要求档案馆予以帮助解决。

2.3 提高抽检效率

第一，要明确错误的类型，是文字辨识错误还是题名提炼不准确、不规范，据此给出相应的整改措施。以题名提炼不准确、不规范为例，项目组在对永康市档案馆某份馆藏档案进行题名时，因原件无事由，故摘抄原文中前三个人名并略作概括，形成《浙江省保安司令部为饬知王葛和、程章化及徐宝金等盗匪一案内王葛和等判决情形等事的布告》的题名。该题名粗看符合著录规范，但查考与此相关的前后几十件档案可以发现，这些档案都是关于永康县芝英镇当选镇长应永昌被保长联名举报难孚众望且把持镇民代表会涉嫌贿选一事的，这份档案的出现略显突兀。细查档案内容，发现其中提及了16名盗匪，“应君远即应永昌”赫然在列。可知，此件存在的意义即是证明应永昌劣迹昭著，甚至曾参加盗匪集团、参与绑票杀人。因此题名中其他盗匪名字都可以省略，但唯独不能遗漏应永昌。为此馆工作人员强调项目组在题名时，务必要注意题名的规范性。

第二，要利用目录采集软件的追溯功能，对错误结果进行统计分析，重点关注经常发生错误的类型，据此开展有针对性的培训。另外，如发现项目组中有人员错误率明显偏高，应要求相关人员及时反思整改，必要时应联系企业进行撤换。

2.4 寻求社会力量支持

民国档案文件级目录著录分为技术性工作和系统性工作，技术性工作包括扫描、分件、编号等，这些工作一般由档案服务企业完成；系统性工作则是在技术性工作的基础上，对民国档案内在价值进行深入挖掘，包括对题名进行精准提炼、进行档案开放与分级鉴定等。如题名一项，不再是简单地查错补漏，而是要尽可能确保题名简洁明了，并能体现档案内容与特色元素，且用词妥洽精当、语句平顺优美、立论中正持平不加贬褒。这就要求工作人员具有较高的文化修养、扎实的古文功底、浓厚的历史兴趣，既要具备相应的才能，还要有耐心坐得住冷板凳。建议在确保档案安全的前提下，适当引入当地社会力量，如邀请乡贤、文化名人等参与进来。这批文化人士往往熟知乡土文化，并热衷于乡土文化的传承推广工作。据笔者了解，笔者所在的永康及周边的义乌、东阳、兰溪等县、市，都有热心于乡土文化相关事业的地方文化人士。建议档案馆以开放的心态，采取组建外聘专家团队、文史研究会等形式，邀请地方文化人士参与民国档案著录工作。