加强高校疫情防控档案管理若干要务

杨 扬/浙江商业职业技术学院

2020年1月23日，浙江省启动重大公共卫生一级响应。为贯彻落实党中央、国务院以及省委、省政府关于新型冠状病毒感染肺炎疫情预防控制工作部署要求，做好全省疫情防控档案工作和档案系统应对处置工作，国家档案局、省档案局相继下发了要求做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知，要求各级档案部门应加强组织领导，明确责任分工，制定详细工作方案，抓紧抓实疫情防控档案工作[1]。

笔者所在的浙江商业职业技术学院是一所全日制的高等职业院校。新冠疫情以来，全院专兼职档案员同心同德，围绕学院疫情防控总体目标，积极探索疫情防控期间档案工作特点，紧扣“收、管、用”三个环节，服务大局、服务师生，取得了一定的成绩与经验。学院疫情防控档案收集详实、台账清晰，整体防控工作出色，获得了副省长成岳冲的高度肯定。

1 做好档案收集工作

1.1 建章立制、明确责任

疫情防控涉及的部门较多，档案收集机会稍纵即逝。档案部门应迅速响应，抓住时机，将新冠疫情作为重大事件进行档案材料的专题收集。疫情发生后，学院办公室将档案工作纳入疫情防控工作领导小组任务清单，和学院疫情防控各条战线建立联系，介入学院教学、学生、宣传、外事、后勤保卫五个防疫专班的工作，主动与各个二级学院兼职档案员对接，指导档案收集。学院办公室及时发出通知，对职能部门和二级学院提出了档案收集工作的要求，明确了收集范围和标准，确保了档案收集工作的全面和及时。

1.2 主动参与、超前管理

2020年1至4月，正处于疫情防控的关键阶段，交通不便，各高校对学生和教职工的管控也是非常严格，没有通知不得提前返校，工作人员进出校门要亮码、测量体温。无论学生还是老师，都采取居家学习和居家办公，档案收集工作难度增大，收集效率低下。

为避免在在疫情防控档案收集过程档案丢失，学院办公室专职档案员及时学习了省档案干部教育培训中心的公开课程《新冠疫情防控档案管理》，并指导各二级学院和机构加强对疫情防控文件材料的收集归档工作，以确保档案的真实性、完整性、原始性，维护历史原貌，做到疫情防控档案应收尽收。为了做好收集工作，学院档案室相关人员赴六个二级学院指导档案收集，同时在学院重要的疫情防控工作现场，对重要文件、相关材料进行收集与管理。

1.3 明晰标准、明确范围

疫情防控档案和其他档案的收集不同，疫情防控涉及的部门多，环节多，内外协调复杂，产生的档案有不确定性、内容广泛性、来源的丰富多样性、形成集中性以及收集的时间紧迫性等特点。以往的一些收集方法与经验在新冠疫情档案收集中，具有局限性，难以适用。我院档案室根据省教育厅和主管单位省交通集团的要求，在充分调研的情况下，根据新冠疫情防控档案工作的特点制定了收集范围，做到相关档案应收尽收广收快收。

疫情防控档案种类非常多，可概括为综合类、医疗救治类、指导督查类、疫情信息类、物资保障类、合作交流类、新闻宣传类等。结合学院的实际情况，我院疫情防控工作中应归档的文件材料包括以下内容：

一是党和国家有关领导和部门的批示、讲话、重大决策部署、相关政策文件、会议纪要等相关材料。二是我院在防治工作中制定的方案预案、排查监测情况及专题会议纪要。三是疫情统计情况及采取的防治措施、疫情报告、数据统计、医疗救治、隔离防治、人员物资调配、宣传教育。四是关于疫情预防和控制情况，工作总结，动态信息以及有关典型事迹，失职行为处理的报告。五是确诊病例及其密切接触者的调查表、调查报告、实验室检测报告、专家会诊意见及现场消毒和进一步隔离的记录等材料。六是舆情治理、媒体报道与宣传、防控知识、先进人物和先进集体事迹的情况。七是广大师生在疫情防控中形成的工作笔记、总结与汇报。八是在防疫工作中形成的照片和其他图像影音资料，以及证明书，证书，奖章，三角旗和其他实物。另外，除按常规渠道收集、归档文件之外，还应特别注重征集、收集有关普通学院师生、社团、家长的档案，包括：学生居家学习的情况；反映校友、学生作为志愿者积极奉献爱心，全力配合、协助政府防控疫情的档案；具有代表性的学院官方和学生自媒体、社交媒体信息；反映民间防疫抗疫的师生相关文化创作的文学作品、影视作品等。这些档案资料都生动形象地记录了全体师生众志成城抗击新冠肺炎疫情的真实情况，也是疫情防控档案的重要组成部分，必须及时收集管理。

1.4 数字先行、提高效率

新冠肺炎是一种传染性极强的疾病，在疫情防控工作中，各部门都处于高度忙碌和紧张状态，除医务人员外，其他人员一般难以进入防控一线。为避免人员聚集，学校也按照省厅部署延迟了开学时间，客观上给档案资料收集和管理带来一定难度。我院在档案收集过程中，积极利用信息化手段，建立了疫情防控档案工作群，及时和专兼职档案员和条块相关人员建立联系，通过OA、教育信息化平台、学校钉钉官方群、微信工作群等方式做好档案的移交工作，既提高速度，又防止档案资料的丢失。

2 注重档案安全管理

2.1 加强档案库房巡查

高校档案的日常管理，尤其是安全管理，已成为一个值得注意的问题。一是重视管理档案仓库的安全性。通过加强对设施和设备的检查来加强仓库安全检查，例如防火，防盗，防潮，防水，太阳能紫外线，防尘，防污垢和仓库中的有害生物，调试和维修监控以及访问控制设施，以确保所有此类设施和设备均处于良好状态并正常运行，以避免设施和设备的不完整或不运行或间歇性运行[2]。二是加强对高校档案的检查和记录。档案的日常检查由库房管理人员执行，而定期检查则由相关人员进行。档案安全工作第一责任人负责安全工作，每周检查一次仓库，以确保仓库安全。

2.2 关注重点人员档案移交

在疫情防控常态化的形势下，不可避免遇上干部调整、提拔或退休的情况，高校档案部门积极关注人员情况，将这些对象列为档案移交的重点。在人员调整前，发出档案移交与接收通知书，明确档案资料的移交责任与对象。学校领导和各部门、单位处级干部应积极地向部门兼职档案员传送转移晋升或退休时应保留的文件，并且没有经过同意，不得销毁应保留的文件。负责保护部门或单位档案的人员或档案工作人员，应要求转让其持有的档案和材料，以保持学校历史记录的完整性，安全性和系统性[3]。

2.3 建立档案专题数据库

疫情期间，学院一手抓疫情防控，一手抓日常教学，各个条块的工作都在紧锣密鼓地推进。特殊时期内，由于不少师生隔离在家，全体师生跨地区、跨部门调用学院的档案资源情况大幅提升，远程利用档案需求增加。为满足这种需求，在疫情期间加强档案信息化建设是必然之选。我院档案室主要进行了以下几项工作：一是推进存量档案的数字化。我院对学籍档案数字化工作进行了网络远程招标，拟将历史学籍档案全部数字化，以方便利用。二是推进专题数据库建设，我院建设了疫情防控档案数据库等校本档案信息资源，进一步丰富了校园档案信息资源，为总结疫情防控经验、进行疫情防控宣传和教育、建立健全突发性疫情的防控机制、完善防护救治与综合保障体系、优化疫情舆论引导与舆情治理、推进应急管理体系建设等方面研究创造便利条件。

3 提供高品质档案服务

3.1 为疫情防控工作提供档案信息服务

在疫情防控过程中，档案调阅利用需求十分迫切，档案工作在第一时间精准地把相关档案提供给学校决策者和相关人员，是档案发挥作用、提高效率的关键一环。我院档案室在疫情防控过程中，第一时间向学校疫情防控领导小组提供了大量历史档案信息和收集的鲜活资料，发挥了积极的作用。例如浙江省启动应急一级响应后，我院档案室第一时间向疫情防控领导小组办公室提供了2003年学院在抗击非典中形成的档案资料，为学院调配人员和后勤物质提供了有益的参谋决策。

3.2 为学院师生提供档案查询服务

据不完全统计，我院师生在2020年1月至2020年5月期间，网络查档的需求大幅提升。为了满足档案查阅需求，我院档案室通过电话、网络等途径受理教师档案查阅需求1200余次。同时为了提高查阅效率，学院档案室集中对查阅需求较大，不涉密的档案进行了鉴定，在相关系统开放了部分高频次查阅的档案，提高了工作效率。

3.3 准确开发和利用档案信息资源

如何围绕学院中心工作，发挥档案育人的作用，是高校档案工作者的重要课题与任务。疫情防控过程中，我院档案工作者围绕学院中心工作，进行了有益的探索。一是提供决策参考。为了方便学院领导对疫情防控做出决策，学校档案室每天收集国内外有关疫情的情况、防控的政策文件、省市县有关地方的防控举措，提供给疫情防控领导小组，为科学决策提供档案参考；二是做好档案编研。学院档案室编研并记录了从启动一级响应到开学以来，学院方方面面的工作，其中不乏校友党员干部冲锋在前的事例、自费采购物资支援母校的事例、学生参与街道社区疫情防控的事例、退休老教授赠捐的事例，这些都成为学院的重要信息资源和校园文化组成部分；三是根据疫情防控形势，提供关键信息。在疫情防控过程中，学院档案室积极关注全国中、高风险地区划分，对划为中高风险的地区，利用在校学生数据库，及时整理出寒暑假分布在中高风险地区的学生情况，提供给疫情防控领导小组，以便于学院进行远程学习辅导和心理安抚。