核电企业重大建设项目电子文档管理实践分析——以福清核电电子文档管理试点项目为例

施千里/福建福清核电有限公司

福清核电5、6号机组是我国具有完整自主知识产权的三代核电技术成果，被誉为“国家名片”“强国重器”。为提升5、6号机组“华龙一号”项目文档管理水平，福清核电主动申报实施了国家档案局、国家发展和改革委员会“企业电子文件归档和电子档案管理”试点项目。项目聚焦系统优化并提升系统稳定性的同时，扩大电子文件收集范围，与业务系统进行接口集成，收集并对业务系统产生的电子进行跟踪，实现电子文件全程管理，同时强化电子文件归档和电子档案的管理功能，为将企业中的文档转变为更有业务价值的知识提供技术支撑。

1 试点项目建设的若干要点

首先，建设与施工管理系统接口，实现工程文件的在线归档。总包单位向业主工程文件的移交、检查、移交反馈都是线下完成，存在信息渠道繁杂、工作量大、出错几率高、沟通不及时等诸多问题，对业主的工作带来了很多困难。本项目由福清核电牵头，在两个系统之间建设接口，总包单位所有需提交给业主的项目文件通过系统接口进行提交，业主在接收时可以对其进行检查，符合要求的文件将被接收进入文档一体化系统。

其次，开发电子组卷功能，实现电子文件在线归档。电子组卷功能是把文档一体化系统公司文件库中的电子文件进行在线归档，并能实现以下6个目标：将类似文档虚拟组成一卷，方便用户利用；可以对文件的历史版本进行归档，归档范围更广；部分档案元数据统一赋值，避免重复操作，减少文档工作量；将档案库和案卷库合并，实现档案统一管理的目标；增加审计功能，确保电子档案真实可靠；增加入库信息登记，帮助用户查找档案的排架位置。

再次，建设移动版文档一体化系统，实现文档全天候利用。开发电子文件的移动审批功能，加速公司电子文件流转及生效的效率。开发电子文件移动端分发及传阅功能，对于已生效的电子文件，用户可以使用手机方便的选择文件分发和传阅的范围，接受并完成电子文件传阅工作。开发移动端文档检索功能，提供全天候文件在线预览服务。

最后，建设离线异质备份系统，保障电子文件和电子档案长期保存。通过建设档案离线异质备份系统，实现光盘库管理，将数据整理并写入光盘。写入光盘的数据将不可再修改，不受病毒、误操作、黑客攻击的影响，即使设备故障，也可将光盘取出放入光驱内将数据回读，保证数据的绝对安全，保证数据在传输过程中的真实性、安全性和稳定性，实现备份档案的快速查找。

2 试点项目存在的难点与解决对策

2.1 电子文件归档规范化管控

2.1.1 技术难点

一是规范化的同时又要不失一定的灵活性。比如档案的编码规则，需要能够根据文种灵活地进行配置。二是针对归档的不同途径，提供统一的具体实现模式无关的归档服务，方便各种第三方系统进行自动化归档。三是规范档案交换的规范和格式，方便档案的导出、导入和交换，规范需要涵盖元数据和实体两个方面。四是需要统一方便的工具提供配置变更的需求，各种元数据的管理，新增都需要技术平台进行直接的支持，依旧配置变更对已有文档是否有影响都需要平台去管控。

2.1.2 解决方式

第一，在规范化文件归档范围的基础上，技术上通过文种分类控制，制定了电子文件元数据方案，在各个关键点上对这些规范进行强制约束。第二，在电子文件归档的标准接口基础上，整合公司各业务系统和文档一体化系统完成电子文件及其元数据的移交、检查、接收和归档工作，最大化地做到自动化归档。第三，在技术上对文件格式和内容进行自动检验，确保不漏不缺、格式正确，在归档前进行自动转换，保存原始格式文件和附件版式文件格式（如PDF、PDF/A 格式）。第四，提供丰富的配置界面和批量处理工具，对各种标准化、规范化配置能够做到自动化处理，减少手工干预。

2.2 电子文件的“四性”管控

2.2.1 技术难点

电子文件及档案因创建、流转、生效、利用等全过程采取信息化手段进行管理，因此对于文档人员来讲，如何在过程中实现真实、完整、安全、可用 “四性”管控亦是项目的难点。

2.2.2 解决方式

针对这“四性”的检测，文档一体化系统通过各种手段和检测方案，保证系统电子文件和电子档案真实、完整、安全和可用。

第一，真实性管控。文档一体化系统从元数据和电子文件两个方面都做详细的设计和保障，以保障电子文件的真实性。针对真实性的检测，则通过审计信息检测、电子签章检测、多种格式交叉检测等方式实现真实性管控。

第二，完整性管控。文档一体化系统从元数据必选项、元数据规则校验等入手，来检测和规范电子文件元属性的完整性。电子档案入库的时候，必须通过各种校验规则才能完成入库，这样保证所有归档的档案都有完整的基础信息。采用多格式文件交叉检验的方式，来检测电子文件实体的完整性。在实体文件入库后，会自动启动文件转换的工作，进行自动转换，如果原来的实体文件完整性有问题，格式转换将会失败，从而提醒管理员进行检查。

第三，安全性管控。电子文件安全性至关重要，一旦发生问题，会导致大量的电子化文件批量损坏，采用元数据安全性检测和电子文件安全性检测来保障。元数据安全性检测，通过数据库相关工具来对元数据安全性提供保障和安全入侵检测，利用数据本身的安全控制机制进行管控，数据相关账号严格管理。电子文件安全性检测，则通过引入企业文件安全解决方案来检测电子文件和电子档案的安全性。

第四，可用性管控。文档一体化系统从系统级别高可用性入手，采用关键模块集群化的模式来保障系统的极低故障率，且核心模块都采用多机集群的方式进行高可用支持。系统高可用检测，采用对等搭建一套备份系统，配置完全一样，然后每天或者每周按时恢复生产环境的备份，然后通过系统访问检测系统备份的可用性和正确性。对系统开放性检测，则通过服务文档操作的基本功能来进行，主要测试标准服务接口，保障系统的开放性。

3 效果分析

3.1 实现了电子文件全过程管理

通过与业务系统建立接口，打通福清核电文档一体化系统与总包单位施工管理系统、生产管理系统、文档一体化业务流程系统之间的文件传递渠道，实现工程项目电子文件、生产技术文件、文书文件和综合管理文件等的在线移交、检查、接收、归档和利用的全过程管理。

3.2 规范了电子文件归档和电子档案管理

本项目对福清核电档案信息化建设起到了极大的促进作用，福清核电依据《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《电子文件归档和电子档案管理》开展项目实施，提高了电子文件归档率，在归档范围、归档要求、元数据管理、“四性检测”等方面取得实质性成效。

第一，制定了项目电子文件归档范围和保管期限表，确定了电子文件归档范围，包括工程设计类、设备管理类、信函管理类、党群行政类等10类电子文件。第二，明确了电子文件的归档要求，基于公司各业务系统和文档一体化系统完成电子文件及其元数据的移交、检查、接收和归档工作。需检查电子文件的分类、编码、保管期限等元数据，并对电子文件的真实性、完整性、可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100%。第三，明确了电子文件归档格式，电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式，同时保存原始格式文件。版式文件格式采用PDF、PDF/A格式，数据库文件采用XLS、XML格式，照片类文件采用JPG、TIFF格式等。第四，在现有文档一体化系统元数据配置基础上，更新制定了电子文件元数据方案，指导后续文档一体化系统元数据配置方向，规范了福清核电电子文件元数据管理。第五，制定了“四性检测”方案，在文档一体化系统上增加审计模块、文件预览插件、设置必填元数据，在数据库配置病毒检测控件，通过采取多项优化措施，保证电子文件“四性”。

3.3 为建设“华龙一号”数字核电厂提供了基础信息平台

福清核电承担着“华龙一号”数字核电厂建设任务，其目的是要建设全寿期、多项目、多维数字化核电工程项目管理平台，实现总承包模式下总承包方对整个项目数据的数字化交付。

此次项目实现了文档一体化系统与施工管理系统、生产管理系统、文档一体化业务流程系统的接口建设，为“华龙一号”数字核电厂建设提供了一个很好的基础信息平台，在一定程度上为总承包方后续的数据移交方面提供了实践成果。

3.4 为实现“大数据”的管理和利用奠定了一定基础

本项目为福清核电的文档奠定了统一的、标准化的基础平台。福清核电大量的信息都在这个平台中进行了聚合，并且系统通过统一的、标准化的接口对外提供平台中的电子文件信息。未来，各种先进的分析挖掘工具可以利用本平台的接口获得福清核电的各种电子文件信息，进行面向各个专业的知识挖掘和发现。有了海量的电子文件信息作支撑，福清核电得以开展规范的大数据管理工作，进行的大数据分析才能更准确，才会有的放矢，才将产生实际利用的业务价值。