核电企业电子档案管理的问题与对策

章外明/中核核电运行管理有限公司

随着信息技术快速发展和浙江省档案工作数字化转型不断深化，近年来，笔者所在单位秦山核电的电子档案数量快速增长。这也与核电厂生产管理系统（EAM）和企业内容管理系统（ECM）上线、公司大力推行电子文件归档有一定关系。与此同时，电子档案管理中存在的问题也逐步显现，主要表现在：缺少标准和规划；EAM、ECM系统形成的电子文件信息存在易变性，对此缺乏有效应对手段；有些软件光盘和视频磁带不可读；电子档案开发利用能力低；异质异地备份策略不完善等。笔者对核电企业电子档案管理存在的问题进行分析，提出解决对策，并给出加强核电企业电子档案管理的若干建议。

1 核电企业电子档案管理存在的问题

1.1 缺少标准和规划

核电企业要做好电子档案管理，需要有大量的标准规范作保障，但是现在针对电子档案管理的标准规范较少，无法满足工作开展的相关要求。

电子档案信息资源建设是公司档案业务可持续发展的一项基础性工作，也是公司未来数字档案馆存在和发挥作用的基石。因此，电子档案管理特别是电子档案信息资源建设需要有一个全面的、系统的、长远的规划。秦山核电前期改革后，文档规划的重点是统一文档管理模式、完善标准化业务流程、统一文档系统平台、推进秦山地区集中档案馆建设等，而在电子档案资源建设、推行数字化档案馆建设等方面的规划不足，势必影响电子档案管理工作的发展。

1.2 EAM、ECM系统形成的电子文件信息存在易变性，对此没有形成成熟的解决方案

电子文件以代码形式进行储存，具有可复制性，随之也就带来了可删除、可修改的特征，权限高的人员存在因为各种原因修改或替换电子附件的可能性，致使归档之后档案的真实性难以得到保障。如果不对系统操作记录进行有效梳理、进行有关追溯，那么归档后形成的电子档案的准确性也就不能确保。秦山核电目前主要从EAM、ECM系统中产生电子文件，相关信息确实还存在易变性，需要进一步讨论固化电子文件方案，使其不易修改，以保证归档后档案的真实性。

1.3 部分存储介质存在不可读的问题

电子档案储存介质主要包括光盘、硬盘等，但这些设备的储存时间一般在20年左右，但是档案储存最重要的一点就是要实现信息长期保存，有些价值高的档案还需要永久保存，由此电子档案的储存时间和档案长期储存的要求相矛盾。秦山核电文档部门在检查特殊介质中发现，有一定数量的软件光盘无法读取，还有部分视频磁带因受潮不可读，虽然尝试修复，但由于技术瓶颈无法恢复正常。还有存储DCS/KIT/KDO数据的CD-MO光盘需要专用光驱及专用软件才可查看，造成文档部门无法正常检查，可能导致无法读取的数据难以被提前发现的问题。

1.4 电子档案开发利用能力低

目前，秦山核电的电子档案信息多以档案检索目录形式为主，对关键字段可以检索，但全文档案检索应用相对较少。全文电子档案信息对用户有直接利用价值，由于数量的不足，难以为用户直接提供档案信息全文利用，电子档案信息资源的利用效果和开发深度受到极大影响。

由于档案技术人员缺乏、技术力量薄弱，对电子档案信息资源开发的深度、广度不够，服务形式单一、服务资源匮乏；文档管理系统没有统一标准，系统异构现象严重，不同软件、应用系统之间的集成能力低，对电子文件归档造成一定的影响；电子档案信息资源除了馆藏档案资源外，还需要收集公司其他系统产生的符合归档要求的电子文件，囿于技术力量不足，工作开展存在困难。

1.5 异质异地备份策略不完善

电子档案异质异地备份，是以防范风险、安全管理为目的，将原始档案信息通过专门的技术手段保存到其他介质，形成不同载体的多份信息存储，并将其分别保存在不同地点的工作过程和管理形态。电子档案异质异地备份是为了保证数据安全，消除电子档案保管者的后顾之忧的重要举措，开展这项工作需要遵从安全、稳定、通用、智能等原则。

秦山核电目前有很多档案只有单一保存方式，没有进行异质备份；异地备份策略还不完善，以前只是每年将重要的电子档案存在硬盘中移交到北京核工业档案馆，后来拟改为系统传输数据，但由于技术问题而搁浅，异地备份没有很好地执行下去。

2 解决问题的应对策略

秦山核电电子档案存在的问题，影响了电子档案管理的工作的进一步开展，也不利于核电企业的安全生产。我们要紧跟档案工作数字化转型的发展趋势，通过深入研究，提出应对策略，逐步解决这些问题。

2.1 加强电子档案管理标准化建设，明确档案工作数字化转型规划

要加强电子档案管理标准化建设，从上游标准规范到下游管理程序都要予以明确。为此，秦山核电文档部门要建立相配套的内部管理程序，保证电子档案的安全、规范、完整、准确。近年来，秦山核电完成了“4E”信息系统建设，统一了文档管理系统平台，强化了文档标准业务流程建设，逐步消除了文件格式异构、类型异构、文档系统平台异构等问题。电子档案管理的进一步发展更是依赖文档标准化建设的不断完善，因此要加大力度推进文档标准化建设，从程序制度、业务流程、文档编码等方面深入研究。建议核电企业在上游文件、公司管理程序、工作细则等中，都要明确电子档案的相关要求。此外，建议核电企业在企业发展“十四五”规划制定中，要写入加强电子档案资源建设、推进数字档案馆建设等，并对关键行动做好部署，切实做好电子档案管理的顶层设计。

2.2 加强电子档案安全管理

必须加强核电企业电子档案安全管理。运用信息安全技术和先进的网络技术，是确保电子档案安全的重要保障。电子文件归档后，首先要考虑文档管理系统安全性控制功能。还要积极推行防火墙技术、电子签名技术、加密技术、授权技术、存储和传输加密技术等，并建议在EAM、ECM系统中梳理好操作日志记录，对相关操作进行追踪，防范有权限人员修改、替换或删除电子文件，保证电子档案的真实性。

2.3 修复可读性存在问题的介质并做好转存工作

通过检查，将读取存在问题的介质挑选出来，及时采取补救措施，把恢复的数据导入可靠的存储介质中。目前，秦山核电文档部门已委托有磁介质修复资质的承包商开展修复处理工作，对数据进行恢复；并把可以读取的光盘及磁带中的信息，尽快转存到其他可靠的存储介质中，做到异质保存。需要注意的是，对于存储DCS/KIT/KDO数据的CD-MO光盘，建议与生产部门联系，要求其提供专用光驱，并及时将数据存储至其他通用介质中。

2.4 做好异质异地备份工作

要强化异质备份，积极投入技术力量，研发电子档案备份专用设备，配备合适的系统和存储，实现异质异地备份的智能化管理。核电企业文档部门要结合当前的实际工作情况，制定电子档案异质异地备份制度，并建立可行的备份策略。做好异质备份工作，除了要选择多种载体进行备份外，还要加强对载体性能的研究，不断提高存储介质的存储量、耐久性、安全性等，并且定期进行清查。另外要强化异地备份，秦山核电目前异地备份的地点设在北京核工业档案馆，如实行远程电子备份，在远程传输数据中要保证系统和网络的安全性和稳定性。

3 加强核电企业电子档案管理的几点思考

3.1 加强人才培养，进一步发挥电子档案管理人员的主观能动性

与传统档案管理相比，电子档案管理对档案工作人员业务素质、业务能力等提出了更高要求，不仅需要其具备文档方面的专业技能，还要熟练应用计算机与网络技术等。秦山核电文档与信息是两个部门，文档人员经常要寻求信息部门人员帮助，解决系统、网络等问题。由于跨部门的原因，响应时间得不到可靠保障，有些业务也得不到合理解决。为此，文档管理部门一方面需要加强对现有人员的培训，完善文档人员综合业务素质；另一方面要加强文档外包队伍建设，从外包队伍中挖掘人才；还可以通过项目方式适当引入外部数字化专业人才，实现文档管理部门人员整体素质的提升，进一步发挥人员的主观能动性。

3.2 推动数字化档案馆建设

建议秦山核电利用档案工作数字化转型契机，建设高标准的数字化档案馆，并配备档案数字化加工间、电子查阅室、数字化档案处理室。新建的数字化档案馆要具有标准性、可扩展性、先进性、安全性，应用数字档案前端控制技术、全文检索技术、在线编研技术、在线阅览技术等。

3.3 做好核电电子档案资源研究工作

建议秦山核电加强电子档案资源研究工作，基于档案工作数字化转型的大背景，积极探讨核电企业电子环境下档案信息资源的前端控制、安全存储、长期保存与异地备份等相关主题。要把研究重点放在电子档案资源的整合、安全保管、利用服务等方面，并推动研究落地，搭建先进的电子档案资源建设与服务平台，实现电子档案资源合理利用 。