浅谈办公室文秘工作的重要性

胡泊

（大庆钻探工程公司钻井生产技术服务二公司，吉林 松原 138000）

“大庆钻探”是大庆钻探工程公司的主打品牌，涵盖石油地质勘探、钻井、测井、录井、固井、修井等施工业务，在国内主要分布大庆、吉林、新疆、翼东等油田；在国外主要分布于委内瑞拉、印尼、苏丹、伊拉克。在这种综合性强、人员复杂的现代化企业中，办公室文秘工作在企业中就尤为重要了，它既要做好上传下达、承前启后，又要做好协调监管、后勤服务工作，同时还要处理好文件编制流转、会议安排、人事变动、业务接待、综合管理等工作，是联系同一单位间各个部门的枢纽，也是与外单位沟通的重要操手。如何做好办公室文秘工作，是办公室文秘工作人员必须深人思考的问题。

一、牢固树立爱岗敬业的奉献意识

爱岗敬业是人类社会最为普遍的奉献精神,它看似平凡,实则伟大，既体现了一个人的素质和修养，也是对文秘工作者的一种基本要求。文秘工作是一项繁杂艰苦的脑力劳动，经常需要加班加点，“赶通宵”都是家常便饭。因此，这就要求文秘工作者必须要有吃苦耐劳、求真务实的精神，同时要强化责任意识，培养战胜一切困难的信心和勇气；要努力做到奉献而不索取，耐得住工作清苦，变压力为动力，把心思用在工作上，正确处理名与利、得与失、个人和集体利益的关系，努力在平凡的岗位上做出不平凡的业绩，在工作中展现自己的人生价值，要发扬特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献的精神，竭尽全力地把工作做细做实，为领导服好务。

文秘人员的言行，不仅关系着自己，也间接代表着办公室或者领导的形象。因此，必须养成爱岗敬业的工作作风，努力把自己锻炼成为办文的强手、办事的能手、协调的好手，以适应形势的发展和竞争的需要。

二、勤修内功，促进整体素质提高

学习是提高个人整体素质的基础，要妥善处理好工学矛盾，时刻把学习当成一种责任、一种习惯和一种修养，挤出时间多学一点、多钻一点、多积一点。要勤于用党的政治理论“洗脑子”，永远站在时代的前列，与前沿思想无缝对接。对于需要起草综合性公文材料、服务企业中心工作的文秘人员，更是如此。在平时工作中文秘人员要努力做到“四多”，即是多看上级政策文件、行业内报纸、领导讲话材料等，时刻保持清醒的政治头脑，具有较强的政治敏锐性，及时跟进急剧变化的新形势新任务，随时学习、理解和把握上级精神和领导思路；要多深入基层调查研究，抓督查落实，掌握第一手资料，为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据；多学习范文，找一些好的文章精心研读，用心揣摩其思路及语言风格，细心体会其谋篇布局、形式特征等；要多思考，善于思索，锤炼思维，想领导之所想，想领导之未想，为领导决策服好务、参好谋、成好事。

三、细致认真，提高文稿写作能力

写作能力是秘书的一个基本素质，也是衡量秘书工作的重要标准。文稿是结合实际情况，部署安排工作，提供对策咨询建议。文稿写作是遵照领导安排和要求，与理论和实践与时俱进，常抓常新，不懈追求完满的过程。对于办公室文秘来说，文稿写作它不但要求必须符合领导意图和要求，符合工作实际，有利于推进工作，而且要求随着形势任务的变化，不断求新、求变。我们常说文稿写作是难的，不仅因为它是一种创造性的脑力劳动，需要一定的知识储备、理论素养、实践基础和解决实际问题的能力，也由于它是一个综合性极强、涉及面非常广、十分难以把握的问题，并且提升文稿写作质量和水平本身是一项永无止境的工作。写好文稿不仅是对领导负责，也是对文秘工作者自身的前途负责。因此要“勤动笔”，通过多写多练来增强写作能力，提高文稿写作的水平和质量。文稿写作是以规范、准确、简练、清晰、严谨的文字来表达思想观点的。文秘要提高文稿写作技巧，就需要进行多方面的培养和锻炼。读万卷书，行万里路。要多体验生活，观察、感受生活，在工作中经受磨练，深入调查研究，学会把握事物的本质、存在的合理合法性和问题以及它们之间的关系。读书破万卷，下笔犹有神。文章不厌千回改。初稿完成后，发现新的问题和不足后，要反复修改和润色，不断锤炼提高，使文稿更加精练、准确、严密。

四、提升服务意识，提高工作效率

办公室文秘工作就是服务领导,服务部门,服务群众。对文秘工作人员来说，除了要有过硬的文字功底外，还应围绕企业“办公室工作上水平”的总体要求，坚持“满腔热情、富有激情、充满智慧、奋力创新”的标准，着力在加强学习、理清思路和改进方法上下功夫，积极主动地为领导、职能部门和基层的干部职工做好各项服务工作，不断提高办公室文秘工作及办公室工作的服务水平。那么文秘做好服务就尤为重要，具体如下：

（一）分忧不越权。作为领导的助手，秘书处于辅助地位。要充分发挥自己的聪明才智为领导分忧，减轻其工作负担，同时又要严以自束，在领导授权或遇到紧急情况需要独自处理某个问题时，事后要向领导汇报。

（二）任劳任怨、从容大度。秘书工作纷繁复杂，辛苦劳累，有时还可能受到领导的误解、批评和其他部门的责难，对此要正确对待。

（三）尊重领导，自尊不自大。领导与秘书，在工作上是领导与被领导的关系，秘书既不要自恃聪明目无领导，也不必唯唯诺诺一切称是。要坚决克服在领导面前察言观色、曲意逢迎，在领导背后自吹自擂、贬低领导的行为。

（四）坚持原则，顾全大局。不该说的坚决不说，不该做的坚决不做，光明磊落，心底无私，支持领导搞好工作。请示工作，要严格按照分工办理，切忌多头请示。当领导之间意见不一致时，不宜来回传话；当领导之间产生矛盾时，应保持沉默，耐心解释；当领导之间发生争执时，要实事求是地反映情况，既不含糊其辞，也不添枝加叶。

（五）必须按领导意图办事，对领导的权威性负责。

（六）对每位领导都应一视同仁，工作同等协助，生活上同等照顾，感情上同等尊重，切忌从个人好恶出发，厚此薄彼。

五、结束语

文秘工作是机关工作中，上情下达、下情上报的中转站。在一个单位上至领导，下至职工，中间面对的是中层干部，所以就要求文秘工作必须要做到“勤奋、勤快、勤俭”。“勤奋”是文秘必须具备的良好品格，是事业成功与辉煌的先决条件。“勤快”是要多动手，多做事，多深入，多动脑。“勤俭”是要时常保持一种平和的心理和平衡的心态，正确认识自己的工作和价值，不慕名利，甘居幕后，用自己诚实的劳动去获取丰收的喜悦。

在日常工作中，文秘工作者还要牢固树立办公室工作无小事的理念，尽量避免或减少差错，进一步强化优质服务意识。文秘工作者尤其要在筹备会议、起草文稿、传递文件、接听电话、收发传真、下达通知等工作上，注意自身的服务意识。争取做到大事慎办、小事大看，对每一项工作尽心尽责，对每一个环节精心把关。

另外由于工作的繁杂劳累的特性，文秘工作者要加强身体锻炼，特别是要加强工作间隙的颈椎、腰椎活动，防止职业病，来保障有一个健康强壮的体魄，这样才能更好地胜任办公室文秘的工作。