文书档案整理对事业单位效能化发展研究

姚春南

（永州市住房公积金管理中心，湖南 永州 425000）

引言：随着信息化时代的到来，事业单位的档案整理工作也逐渐开展了起来，由于文书档案相当于本单位各方面工作的总体概况，详细记载着事业单位的发展历程，为事业单位以后的工作提供了参考依据。因此做好文书档案整理工作对事业单位效能化发展具有重要意义。

一、事业单位文书档案的性质与概况

事业单位经过长时间的经营与发展，积累了很多工作方面的文件和档案，一般来说包括各类文件、上级批复、下级请示、会议记录等等，这类文件一般被统称为文书档案。以往很多事业单位对文书档案的整理工作不够重视，认为过去的工作文件已经没有参考价值，于是就没有更加关注这方面工作，这导致部分事业单位的历史文书档案极为杂乱，文档之间的有效衔接也被忽视，各种重要信息只能埋藏在“故纸堆”当中。工作人员一旦需要查阅相关文件十分困难，对事业单位的可持续发展也带来了不良影响。对文书档案的整理与数字化加工已经成为各个事业单位的重点工作之一。

另一方面，纸质文书档案随着事业单位办公逐渐转为数字化信息化，其不便查阅、占据空间大、不便于保存等弊端也逐渐暴露了出来。很多事业单位已经意识到了这一问题，并利用扫描仪器对纸质文书档案进行扫描备份，录入文书档案管理系统并进行归档，将纸质文件与数据文件共同保存，这样做使文书档案的载体更加灵活，备份也更加容易了，工作人员查阅更加便捷，提升了文书档案的管理效率。

二、做好文书档案整理对事业单位效能化发展的意义

（一）保障事业单位档案建设规范化、系统化

完整的档案管理系统对于事业单位的效能化发展具有不可或缺的重要作用。文书档案作为档案类别当中的重要一环，保障文书档案整理工作正常有序是保障档案系统完整规范、提升事业单位档案建设水平的前提之一。在进行事业单位档案系统建设前，应当做好档案的整理工作，保证资料数据的完整客观，才能使建设完成的档案系统规范化、系统化，提高事业单位档案的使用效率。

在进行文书档案的整理工作时，应当对本单位整个工作周期内的行政管理事务活动当中形成的各类文件文档记录进行收集、分类、整理、编目，然后将整理完的文件进行归档存储，以供日后进行调阅。在进行整理工作的过程当中，工作人员一定要注意收集到的文书档案文件完整无缺，一旦查出疏漏应当及时予以补充。这样能够在保障文书档案整理质量的前提下，对所有文件进行再一次的审核监督。在档案整理分类的过程当中，工作人员还应当将文书档案按照形成时间和重要性进行备注和编号，这有助于对重要文件的查询和保存。

（二）促进对事业单位信息资源的开发和利用

档案整理工作的根本目标是让事业单位的信息资源得到更好的开发和利用，如果文书档案没有经过整理和归档，散落的文件会对日后的工作造成极大的阻碍和损失，甚至对事业单位的发展历程也不能做到客观真实的梳理，对文档的价值和连贯性也不能做到有效分辨，在一定程度上对事业单位的效能化发展产生了不利影响。档案的完整与清晰对于事业单位信息资源的开发与利用有着十分重要的作用，在工作人员对文书档案进行整理、分类、编目之后才能保障整个档案系统的清晰有序，确认文件文档之间的衔接与联系，清晰分辨出各类文件文档的时效性、重要性与连贯性，也方便了日后工作人员对历史档案的查阅和新文件的存档[1]。

（三）提升了事业单位的工作效率

在信息化、数字化的管理模式之下，文书档案的整理工作也应依托计算机系统与信息技术共同进行，将利用效率较低的纸质文件通过扫描、编码、上传等方式录入至档案信息管理系统，这样做能够提高文书档案数据信息的实时共享能力，推动事业单位工作人员对以往档案文件的高效利用，降低了档案文件传输的限制，打破了单位之间的交流壁障，为管理人员提出决策提供有效可靠的参考依据。还能够有效提升档案信息的检索效率，降低纸质档案给工作人员带来的额外检索负担，只要将信息关键词或档案形成时间输入档案信息管理系统当中，就能够第一时间得到结果。档案的数字化管理还能够更加方便地对文书档案进行备份与存储，减少空间占用，降低存储成本，提升事业单位的工作效率，提升事业单位效能化发展的水平和速度。

（四）对事业单位各部门的文件做到整合管理

在传统的档案管理模式下，事业单位各部门只掌握着本部门的档案，对于其他部门的档案和工作流程不够熟悉，部门之间存在交流不通畅的现象，这对事业单位的工作可能造成不良影响，对各部门的文件收集、管理人员做出决策部署也十分不利。

通过文书档案的整理工作，可以将各部门手中的档案进行收集归档，在很大程度上提升档案工作的质量和效果，经过工作人员对于目标档案的归类整理之后，能够大大改善事业单位各部门文件的管理与统合工作，进一步推动事业单位效能化发展。

三、事业单位效能化发展对文书档案整理的要求

（一）提升档案整理人员的业务能力，定期进行业务培训

档案整理人员的业务能力是否过硬直接影响着文书档案的整理进度和质量。因此事业单位必须采取方式对档案整理人员进行选拔，对专业人才进行吸纳，提升档案整理队伍的整体水平，保障档案整理工作顺利开展。

事业单位应采取措施，使档案整理人员迅速接手工作，组织档案专家学者对档案整理工作人员进行定期业务培训，在不断吸收理论知识的同时，还应让档案整理人员掌握实践操作技巧，如文书档案整理工作的年限分配标准、归档章的使用规范、扫描仪的使用流程等等，并对档案整理人员进行定期考核，使他们明确文书档案整理工作的整个流程，确保在实际操作过程中能够熟练掌握。

事业单位还应对档案整理人员进行思想教育，培养他们对文书档案文件的重视程度，提升他们对国家档案整理规范要求的熟知程度。使他们在实际的档案整理工作当中，不断推陈出新，依托实际情况不断提升自己的业务水平和工作效率，降低出现错漏情况的概率，为事业单位文书档案整理工作打下坚实基础，为事业单位效能化发展提供保障[2]。

（二）统一规范标准，强化工作人员的协同配合

事业单位应在开展文书档案整理工作之前，对整理工作的规范标准进行统一，工作人员首先要收集各部门的全部归档文件，保证及时进行处理，如有借阅或进行查找的情况，工作人员应当及时进行登记，同时应当保障整理工作当中形成的新归档文件格式规范合理，符合国家公文规范要求，这样能够最大程度的保障文书档案整理工作又好又快推进。

此外，事业单位应当遵循制定文件归档制度，保障文件的规范存档，使用规定的符号或文字进行著录工作和编目工作，用“？”表示无法识别的文字，用“[]”表示自拟标题等。使得档案文件实现标题明晰、装订整洁、编码标准，为事业单位的效能化发展提供保障。

（三）加强思想建设，提高对文书档案的重视

部分事业单位对文书档案不够重视，由于文书档案整理工作较为繁琐、费时，于是很多事业单位领导聘请外包团队对本单位文书档案进行整理工作。这样做虽然减少了本单位工作人员的工作量，降低了工作压力，但由于外包人员良莠不齐，很可能发生不可预计的结果，甚至可能造成泄密情况发生。

要切实抓好事业单位的效能化发展，提升文书档案整理工作的质量和效率，事业单位应当加强政治站位，提升思想高度，对文书档案给予足够的重视，立足于当前基础之上，不断进行创新研究，加强对文书档案整理工作的督导和建设，保障文书档案整理工作规范系统化。

（四）建立文书档案数字化管理平台

事业单位为了提升效能，不断向前迈进，应当拨出专项资金投入到档案建设当中，聘请技术人员建立本单位的档案数字化信息管理平台，并实现与省市档案管理机构的信息对接，在信息化数字化技术的加持之下，避免出现档案靠转递进行交流的模式。一方面保障了文书档案管理的时效性，推动建设了各部门交流分析的渠道，另一方面还解决了电子文件较为散乱、检索效率较低、查阅权限设置困难，容易造成文件泄露等问题，完成了对电子档案的集中整合管理，实现对电子文件的实时控制和评估，避免电子文件流失，保障了文书档案电子文件的安全性。同时，数字化信息管理系统还能够为工作人员提供文书档案整个生命周期的处理参考，包括成文、上交、收集、归档、销毁等一系列环节的科学依据。

同时，事业单位还应当按照国家法律法规制定本单位的文书档案数据信息管理制度，减少不规范、无手续的档案交接查阅情况发生，有效实现文书档案的系统化管理，降低管理风险，使事业单位效能化发展不断进步[3]。

（五）改善档案存放基础设施建设

在对文书档案进行归档整理的过程当中，虽然进行了电子文件的备份整理，但还是不能放松对纸质文档的规范保存。事业单位应当拨出专项资金建设档案室，建立突发事件应急预案，还应具有防火、防水、防虫蛀等技术手段，并派遣专人定期对文书档案进行检查，避免出现变质、受潮等影响查阅的现象发生。

此外，工作人员还应定期整理超过保存期限的文书档案，做好手续进行销毁，避免资源的浪费和空间的占用。

结论：总而言之，通过文书档案可以对事业单位过去的工作进行总结和反思，并对日后的工作提供重要的参考依据。做好文书档案的整理工作不但能保障文书档案管理的科学规范，还能有效促进事业单位效能化发展的不断进步。