新环境下档案工作的创新发展对策研究*

赵青

（山西天脊煤化工集团有限公司 潞城 047507）

开展档案工作，要始终围绕时代发展要义，以顺应时代发展大势为基本前提，以保证自身长效发挥效益为根本目的。随着外界环境的变化，新时期的档案工作要着眼于时代之“音”，为档案工作注入更多可持续发展内涵。面对新的发展形势，我国档案工作人员也在不断艰辛探索，推行了新档案法，进行档案机构改革，并强调围绕信息技术发展更加完备的电子档案。但是面对时代提出的转型发展要求，档案工作人员则要进一步立足本职、更新思路、走好当下档案管理之路，铺垫好未来档案工作之可持续发展根基。

1 档案工作面临的新发展环境

1.1 十四五规划开篇

“十四五”规划的提出，标志着我国全面建设现代化国家新征程全面开启，并全力向第二个百年目标进军。国家环境发生了明显向好的变化，对档案工作而言，更是机遇与挑战并存。在“十四五”规划背景下，新时期的档案工作要紧密围绕统筹推进“五位一体”总体布局和协调推进“四个全面”战略布局，以新发展阶段为基准点，从系统观念出发，明确高质量发展这一主题，加强档案“四个体系+七大工程”建设，其中“四个体系”指档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系，“七大工程”指档案制度规范建设工程、新时代新成就国家记忆工程、国家重点档案保护与开发工程、档案信息化强基工程、科技兴档工程、人才强档工程和档案文献遗产影响力提升工程。其中涉及到法规制度、标准规范、记忆项目、专题目录和数据库、宣传展示、中西部档案信息化提升项目、档案智库建设等。以“记忆项目”为例，其主要针对大型事件进行信息、资源整合，包括开展脱贫攻坚、新冠肺炎疫情防控等，在整合资源时，注重跨领域、跨区域和跨层级整合，展示出以习近平同志为中心的党中央的重大科学决策和带领全国、全党各族人民走过的伟大历程。以“档案智库建设”为例，新的档案工作强调要借助专业的力量，如高校、科研机构等打造档案事业发展战略智库，从创新角度出发，凝聚专业人才，打造高水平的创新团队，推动档案事业不断向好发展。此外，立足新的发展要求，档案管理工作要注重加强数字化建设，尤其在2021年初，新冠肺炎疫情的出现，使得社会不确定性增加，各项工作在开展时，都强调“线上+线下”发展新模式。面对这一形势，档案工作人员要清醒认识到外界环境中可能存在的风险挑战，具备底线思维和危机意识，把握工作主动权。此外，“十四五”规划与档案工作之间的关系密不可分，档案工作要以顶层设计为依据。“党管档案工作”体制再一次被强化，档案工作的发展体制优势得以增强，上下贯通、执行有力、信息联动成为“十四五”规划期档案工作的发展目标。

1.2 新档案法实施

档案管理工作制度应不断围绕新的发展形势而作出调整，现阶段推行的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）是2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议表决通过的。它标志着档案视野发展的新阶段，是新时期档案事业发展的科学指南。新修订的《档案法》新增内容部分为“档案信息化建设”和“监督检查”，同时对“档案的利用和公布”等有关内容进行了修订。其中“档案信息化建设”强调档案工作要围绕“信息化”支持技术和发展路径进行思路和路径调整，具体规定了电子档案、档案数字化系统建设等内容，“监督检查”则强调档案工作的法治化和规范化。在档案利用方面，新《档案法》强调人民本位和开放导向，提出要跟进时代发展大事记，做好档案收集、整理、研究利用工作，推动了新冠肺炎疫情等突发事件建档工作的进一步开展，展现了档案工作的改革创新、与时俱进特征。

1.3 档案机构改革

档案机构改革迈出第一步的时间为2018年3月21日，可追溯至中共中央印发的《深化党和国家机构改革方案》，其中强调档案机构改革要以国家治理体系和治理能力现代化为导向，以推进党和国家机构职能优化协同高效为着力点，通过科学改革，对职能配置实现针对性优化。

档案机构改革体现为“一个改变”和“两个不变”。“一个改变”指档案局馆分开设置，自2018年3月21日起，档案机构改革工作逐步推开，截至2018年12月，我国大部分地区档案局实现了职能优化配置，即档案行政管理部门承担档案行政管理职能，开展顶层设计、档案执法、档案宣传教育等工作。综合档案馆行使档案收集、管理和开发利用职能，主要包括利用档案资源进行爱国主义教育、公开档案信息等。“两个不变”指档案工作管理体制不变、档案工作职责使命不变。面对档案机构改革形势，档案工作人员要明确局馆职责，各司其职，充分履行好各项职能。

1.4 信息技术迭代

随着各种新型技术的出现，包括大数据技术、云计算技术、5G技术、物联网技术等，档案工作需要从传统的线下为主的管理模式，转变为“线上+线下”共同推进的管理模式。且随着4G、5G技术的更新迭代发展，档案管理工作的发展环境更加有利。档案作为一种具有多重价值的资源，对其进行合理的开发利用至关重要。档案工作的目的可分为两种，即“保护”和“利用”。在信息技术时代下，档案工作的上述目标变得更加可及，且信息技术与档案工作的深入融合，能够满足多种应用场景的需求，推动其服务领域进一步实现纵深化发展。

2 新环境下档案工作面临的挑战

2.1 顶层设计与落地实施配套衔接

“十四五”规划强调国家治理能力和治理体系实现现代化，对于档案工作而言，也要从工作能力现代化和管理体系现代化的角度出发进行工作思路和模式优化。“十四五”规划下，档案工作的开展可总结为三个“更高”挑战：一是国家治理体系、治理能力现代化要求档案工作按照“更高”标准开展；二是人民对美好生活的向往需要档案工作按照“更高”要求执行；三是多媒体环境的出现使得档案工作面临的“更高”难度的挑战。而“十四五”规划作为顶层设计，对档案工作有大方向上的引领作用，但在实际落实、内化方面还存在一定的难度，如何实现顶层设计与落地实施的配套衔接，需要档案工作人员进一步加深研究。

2.2 档案法规体系的完善与落实

档案法规体系主要由档案法律、行政法规、部门规章、规范性文件以及地方性法规等，新修订的《档案法》是其中的一个主要构成部分，自新《档案法》推行以来，我国开始对相应的支持性法规体系、地方性法规体系等进行完善，但是在具体执行过程中，存在一定的发展困境，在完善和落实方面仍需持续发力。部分档案法规体系在制定内容上存在与新《档案法》的冲突之处，且缺乏完善体系支撑。在地方特色上，则存在在制定地方性法规的过程中，针对性和操作性不强的问题。虽然近年来，我国在档案规范性文件、档案标准等在档案法规体系的发布数量中占据主导地位，但是具体法规体系的完善和落实与实际工作要求还存在落差，具体体现为完善度、精细度、可操作性待提升。

2.3 后机构改革时代的局馆协同

在档案机构改革后，局馆分设，职能更加清晰。但是在实际执行过程中，还是存在影响局馆各自发挥职能的因素，如何实现局馆协同，成为新时期档案工作面临的新挑战。档案工作人员在后机构改革时代，从局馆充分协同角度来看，其挑战具体体现在以下方面：一是充足的准备工作。即要在档案工作正式开展之前理顺各种关系，形成协同推进的工作理念，促进履职真正到位；二是明确局馆关系。档案机构改革后，局馆之间的关系转变成管理与被管理、指导与被指导、监督与被监督的关系，但是由于执行时间较短，档案局馆对上述关系定位还不够适应，仍然存在“一盘棋思想”“局馆联动”等理念，对标对表改革目标，还存在明显差距；三是高素质的人才配备。人才短缺成为档案局馆协同过程中的阻碍因素，尤其在局馆分设的背景下，对档案工作人才的专业度、综合素能要求更高。

2.4 信息技术的深度应用

新时期的档案管理工作最鲜明的特征之一即“信息化”，面对信息载体多样化、工作重点转移等发展形势，档案管理工作面临着更加严峻的信息化发展挑战。尤其在当前5G纵深推进、大力推行电子档案的背景下，需要档案工作人员进一步加深对与档案相关的信息技术的研究。档案信息化过程中，其面临的最主要的两个挑战即“信息安全”和“信息灵活调用”。将档案原始数据信息转换为电子档案数据，其被曝光的可能性更高，且受到信息端攻击的可能性增高，可能存在数据信息安全防护漏洞，从而导致出现数据安全问题。同时，对于智能化应用场景需求，需要进一步对档案数据信息进行价值挖掘与合理利用，这也是未来档案工作发展的一个重要挑战。

3 档案工作的创新发展对策

3.1 强化编制规划的时代性与专业性

“十四五”规划是社会经济发展的重要引领，是治国理政的重要方式，也是典型的中国发展模式。档案工作作为重要的国家和地方发展事业构成，应进一步形成和编制档案事业“十四五”规划，构件档案事业发展新蓝图。

3.1.1 明确目标任务，破解发展难题

对档案事业“十四五”规划进行编制时，首先要结合档案事业范围明确目标任务，围绕地方特色，以前瞻性和创新性为指引，围绕党和国家发展大局，奠定正确基调。同时要注重广大人民群众对档案利用日益增长的实际需求，以服务人民为本，针对性的开发和利用档案资料。要注重档案事业“十四五”规划编制的精细化程度、量化程度，确保可行度高，着力破解地方档案事业发展中的难题。

3.1.2 以指标为驱动，推动转型升级

在编制档案事业发展“十四五”规划时，要强调指标的驱动性。具体应设置预期性指标和约束性指标，引导档案事业实现转型升级发展，推动提质增效。其中，在设置预期性指标时，要围绕国家期望的发展目标，同时依托市场主体自主行为得以实现。约束性指标以预期指标为基准，并进一步对政府责任进行强化，该指标具有法律约束效力，对于该指标，应同时在各地区、各部门经济社会发展综合评价和绩效考核中有所体现。

3.1.3 加强规划衔接,坚持开门问策

在制定地方档案事业规划时，应以国家档案事业发展“十四五”规划为基础，同时要联系国民经济和社会发展“十四五”规划和同级其它重要规划，按照“一张蓝图绘到底”的原则，坚持开门问策，不断推动规划完善，进一步明确重点任务和分工，确定关键时间节点和实施路线，推动各项动作有效落实，实现顶层设计与落地实施的有效衔接。

3.2 档案法配套规章制度的科学性与实操性

3.2.1 提高档案法规立法科学性、体系性

采用专家论证法对档案法规体系的科学性进行充分论证，同时可采用第三方起草的方式，在论证时，应提供理论支撑。确保通过论证把握档案立法阶段的重难点问题。要想实现科学立法，就要坚持开门立法，避免采用闭门造车的方式，应邀请专家学者参与到立法工作中，让专家学者们真正参与到档案法规立法全流程中。同时，可创新具体方式，结合“线上+线下”平台模式，广泛征求意见建议，充分吸纳先进经验，充分发挥专家学者们的“智库”作用。此外，可委托第三方进行档案法规草案的拟定，应以公开招标的形式进行第三方合作方的确定。此外，还可从民主化的角度进一步做到“开门纳谏”。要拓宽社会大众有序参与立法工作的渠道，增强立法程序透明性，促进档案内容科学化、民主化。

3.2.2 健全各项规章制度

对于新《档案法》的实施和档案法规体系的完善而言，要将各项相关的规章制度作为重点加以完善。主要包括档案信息化管理安全保密及监管机制、档案利用权利保障制度、档案事务社会参与制度、档案资源共享制度等。其中，在档案信息化管理的安全保密及监管机制方面，工作人员要进一步完善对各项安全防护技术的应用要求，同时提高对操作人员的技术培训，通过应用身份认证、进行数据备份以及使用防火墙技术等实现对数据的有效保护。在档案利用权利保障方面，则强调“档案权利与档案义务相统一”。从档案利用权利实现方面，相关人员要不断完善与档案开发利用相关的制度，包括档案开放鉴定制度、档案利用服务制度等。在档案事务社会参与制度方面，则要求档案工作人员对公共档案管理、社会档案收藏等范围和形式等进行明确，确保不出现越过权力边界以及超过条件要求的行为。在档案资源共建共享制度方面，档案工作人员应以档案数字化为基础，从数据流通、交换以及整合、协同服务等方面出发，实现更大范围的信息共享。

3.3 局馆合作的协同性与高效性

3.3.1 坚持“党管档案原则”

新时期的方案工作，强调依法而治，突出“党管档案工作”基本原则，政府对档案工作起到统一领导作用，基于此，局馆合作方面，要进一步强调“党管档案工作”这一基本原则，按规定进行分级领导，明确局馆具体职责，推动工作有效落实。在当前和未来的档案管理工作中，工作人员都要注重推行和不断完善“从中央到地方、从档案形成部门到档案管理、监督部门的完备”的国家档案治理体系。档案行政部门要加强行政协调管理，实现统筹抓，共促进。档案馆要强化对档案数据资料等的收集和处理，将其档案服务端联系在一起，不断推动档案事业向更高的水平发展。

3.3.2 以改变促发展

局馆合一的管理模式已经不能适应新时代的方案管理工作需要，从局馆机构改革后，二者的关系出现了变化，职能也在一定程度上出现变化。档案局馆面临这一发展形势，还没有完全适应局馆分离的工作模式。为进一步提升局馆协同性与高效性，档案工作人员应进一步围绕”依法行政、依法治档、依法监督”三个核心，从现代化建设角度出发，再次明确局馆职责，形成二者协同并进的良好局面。

3.4 信息技术应用的安全性与智慧化

3.4.1 搭建数据库

按照“互联网+档案”工作要求，技术人员应及时更新计算机系统和软硬件设施，要搭建档案信息数据库，对于收集到的数据要做到分布式存储。可运用大数据技术、云计算技术对收集到的数据进行计算和价值挖掘，并基于此了解数据的性能和利用路径等。同时要建立档案数据共享平台，对接用户端，筛选出价值度高的档案数据。在前期建立数据库的基础上，档案工作人员应研发网络数据分析技术，提供可下载的数据模块，确保输出的数据质量高、安全性高。

3.4.2 提供档案定制服务

对档案进行开发、保护的目的在于实现合理化应用，档案的使用对象为专家学者和社会大众，在信息技术时代下，对档案加以利用，要从个性化的角度进行利用路径的探寻。同时要不断优化整合数据信息，做好数据分类，提高档案信息开放度，为用户提供更加多样化的利用路径选择。此外，还可搭建档案信息服务交互定制平台，注重对接用户需求，灵活提供服务，提高服务质量。

3.4.3 关注档案数据安全

信息技术的出现使得档案数据利用率得以显著提升，但是由于大数据技术等的应用，使得数据信息的可得性增强，进而导致数据安全性低。基于此，在应用信息技术开展档案工作时，应遵循数据安全原则，采用防火墙技术、身份验证技术等，共同提高安全防护层级，在实现档案信息数字化转型的过程中，确保档案数据安全。

4 结语

新发展环境需要新发展思路，在国家“十四五”规划发展背景下，档案工作人员要具备长远战略眼光。在把握外界环境变化的基础上，从内部机构改革、新《档案法》实施等角度出发，进一步明晰档案工作面临的机遇和挑战。创新发展理念是前提，档案工作人员要充分利用好机遇，即国家环境向好、信息技术迭代发展、档案法规体系愈加完善、局馆分设等，同时也要关注发展过程中面临的挑战，即顶层设计与落地实施有效衔接、档案法规体系进一步完善、局馆高度协同以及信息技术纵深应用等，不断优化工作模式，关注档案工作精细化程度和智能化程度的提升，打造出更加符合时代发展需求的档案工作品牌。