云环境下数字档案馆建设模式研究*

吴玮

（西安航空职业技术学院党政办公室 西安 710089）

关键字：数字档案馆；云环境；建设模式

0 引言

我国从2000年开始数字档案馆建设，至今已经取得一些建设成果。在20年的发展过程中，数字档案馆建设从无到有、由点到面，逐步发展壮大起来，出现了青岛、北京、深圳等一些有代表性的数字档案馆，取得了一定的成绩，开启了我国档案馆发展的新篇章。随着信息化的发展，电子文件、电子档案大量产生，并且在馆藏中所占的比例越来越大。在信息化的冲击之下，传统的以纸质档案为管理对象、以手工管理为主要管理方式的档案馆，受到了新的管理方式和管理对象的挑战。从管理方式上看，传统的以手工方式的管理，在信息爆炸时代显然已经不适用，档案馆虽然保存了大量的档案信息，但如果不借助现代计算机信息技术，不能及时地查找到用户所需要的信息，不能将用户所需要的信息及时传递给用户，这些档案就无法发挥其应有的价值。从管理对象上看，档案馆传统的管理对象是纸质档案，而当下电子文件、电子档案正成为馆藏的主角。由于电子文件不同于纸质档案的特征，档案管理部门如果不采用新的技术和方法对电子文件进行管理，就不能完成为社会保护历史面貌的任务和职能。因此，利用计算机技术和网络技术来改变档案馆的管理方式、工作模式，就是时代发展的必然，这也是发展数字档案馆的背景之一。那么随着云技术的发展，数字档案馆的建设模式也将随之变化。[1]

1 当前数字档案馆建设中存在的问题

我国数字档案馆建设起步比较晚，数字档案馆建设对于大多数档案馆来说，还是一个新生事物，数字档案馆建设的进程整体比较缓慢，与社会信息化的发展进程以及人们对档案的信息需求相比，还存在大量的不适应。数字档案馆的整体建设，还处于初级发展阶段，表面上看似“轰轰烈烈”，成就卓著，实际还存在着诸多问题。

1.1 数字档案馆发展不平衡

数字档案馆的建设，需要资金、技术、人才的支持。这些因素分布的不均衡，造成了我国综合档案馆发展过程的不平衡。地区不平衡是数字档案馆发展的主要影响因素。东部地区由于经济较发达，档案馆的经费相对充足，人才技术力量较强，数字档案馆应用系统大多采取定制开发，数字资源建设也大多外包给专门的档案技术公司实际操作，数字档案馆建设步伐明显较快，西部地区则由于经济原因，数字档案馆建设的经费较少，在经费、人才都缺乏的情况下，只能购买一些商业性软件，数字资源建设更是进展缓慢。[2]此外，不同级别的综合档案馆发展也不平衡。相对来说，中央级、省级以及东部地区的一些市级档案馆发展较快，而县级的发展较慢。如何带动落后地区的数字档案馆建设，是需要考虑的问题。

1.2 档案信息资源建设的质量不高

数字档案馆建设的核心内容是档案信息资源。各地的数字档案馆建设项目大多把建设重点放在存量档案的数字化方面，对在政务、业务系统中正在形成的电子文件的接收有所忽视。许多项目还在沿用传统档案馆的工作模式，仅将原来的纸质内容变成数字化内容，对政务微博、微信中形成的重要文件、各类业务数据库中形成的新型档案资源鲜有收集。数字资源建设的质量也不高。在数字档案馆建设中，还存在重指标、轻实效的现象。如有的档案馆将电视台每天的新闻视频捕捉下来，却没有给每条新闻做著录标引，致使以后无法检索到某天具体的某条新闻；有的档案馆将大量照片档案扫描后，却无法检索到具体的某张照片中的重要人物；有的档案馆的著录数据过于简单，造成检索中重复率、误检率过高等问题。

1.3 人才队伍建设滞后

建设一个数字档案馆涉及技术规范、业务流程、网络平台、数据库管理等多方面的内容。而我国的综合档案馆，尤其是基层的市县级档案馆普遍存在知识结构不合理的情况，尤其缺乏计算机网络技术方面的知识，更对云计算、大数据等前沿技术缺乏了解，无法在数字档案应用系统开发时提供有效的建议。一些基层档案馆甚至缺少对数据库和系统进行日常管理的技术人员，一旦出现问题就只能求助于软件公司，数据丢失、应用系统无法正常运行的情况时有发生。信息人才的缺乏使数字档案馆建设举步维艰。

1.4 忽视信息安全

数字档案馆运行于网络空间中，网络的安全性直接威胁到数字档案馆的安全性。如何防范数字档案馆受到非法入侵、黑客攻击，如何防止数字档案馆中的电子档案被篡改，如何保证数字档案馆中的电子档案的长期保存，如何加强数字档案馆对突发事件的应对，这些问题如果解决不好，会直接影响到数字档案馆的建设和运行。

2 云环境下数字档案馆建设的优势

云计算不仅是技术的组合与创新，也是一种管理组织思想的创新，即整合资源进行服务，通过对大量物理上分散的资源进行整合，以逻辑上统一的方式，对外进行服务。云计算技术的出现，代表了先进IT架构的产生，对IT架构和社会的发展都产生了重大的影响，同时，它对我国档案馆档案来源的前端一一电子政务也产生了重大的影响。云计算技术的发展，为解决当前数字档案馆建设存在的问题，带来了新的契机，提供了一种新的路径。

2.1 云模式降低了数字档案馆在建设初期的资金投入

建设数字档案馆的关键是开发和运维数字档案馆应用管理系统。数字档案馆应用管理系统是建立在计算机硬件、网络设备、系统软件、数据库软件等平台之上的，伴随着数据量越来越大，数据处理的要求越来越高，对这些设备的要求也越来越高。一个数据中心往往由多台服务器、网络存储设备、网络安全设备等构成，需要专业的技术人员进行维护和管理，其造价高昂。如果每个档案馆都建立自己的数据中心，拥有独立的操作系统和数据库系统，各自开发档案馆应用管理系统，彼此间不能互操作，这种分别建设、分散管理、各自维护的信息化建设模式，再加上标准和网络规范的缺失，最终会成为一个个“信息孤岛”，难以和政府各部门、各档案馆之间进行信息交流沟通，难以适应政府各部门文件形成前端的业务变化需要。而采用云计算技术建设数字档案馆，会大幅降低档案馆在建设方面的重复投资。在统一的云计算平台下，还可以解决以前个体模式下的“信息孤岛”问题。[3]

2.2 云模式缓解了数字档案馆对技术人才的需求

传统的数字档案馆开发模式不仅需要软硬件的投资，更需要信息人才的储备，一个档案数据中心最少也需要10名以上的IT技术人员才能完成硬件维护、软件升级、修补漏洞、数据备份等工作。云模式是一种“集中力量办大事”的模式，在云模式下，各市县级档案馆不再需要建立自己的数据中心，将IT硬件、平台的维护工作集中在省级档案云数据中心。省级档案云数据中心往往位于省会城市，这些城市的经济相对发达，薪资水平也较高，可以吸引更多优秀的IT人才，专注于数据中心的管理和维护。困扰数字档案馆建设的人才瓶颈难题，在云模式下也将被破解。

2.3 云模式创新了档案业务管理

云计算不仅是一种技术，同时也是一种管理模式，在应用云计算模式时，要求对原有的档案业务流程、模式进行梳理，剔除不符合技术要求的、繁琐的业务流程，突破原有管理模式，大胆创新，以适应新技术的需要。随着电子政务的普及，各政府部门的档案室若要接收在网络办公中形成的电子公文，必须配备相应的服务器和管理软件，如果每个政府部门都购买服务器和管理软件，就会形成相当大的一笔投入。但如果采用云模式，可以在档案管理云平台中为每个政府部门开设一个“虚拟的”档案室，各政府部门的业务和档案管理人员可以利用这个虚拟档案室完成档案的云归档。采用云模式还可以通过网络，在多个云计算中心之间，互相建立灾备中心进行云备份。2009年，联机计算机图书馆中心宣布引入云计算服务，推动图书馆工作流程的变革与创新。云模式作为一种新的管理模式，也必将促进档案管理的创新，相信今后还会有云安全、云加密等更多的新业务形式产生。

2.4 云模式助力数字档案馆进行知识发现和挖掘

档案信息相较于图书、期刊等形式的信息，具有零散、杂乱的特点。将档案信息有序化，使人们在需要档案时能快速准确地找到相应的档案信息，始终是档案管理的目的。从早期的手工分类、排序、装卷，到对档案信息进行著录、标引，录入数据库系统进行检索，无不是为了实现这一目的。随着数据库技术的发展，信息的整序、检索已不再是难题，但新的问题又产生了，如何在数字档案馆存储的这个庞大体系中找到知识，发现人们感兴趣的内容？如何发挥庞大档案信息库的价值？因此，有必要利用大数据分析和挖掘技术，从海量的档案信息中找到知识，在更大的范围内共享档案信息，进一步实现档案的价值。[4]

3 云环境下数字档案馆的建设模式分析

数字档案馆的概念已经被提出多年，许多国家和地区已经启动了多个数字档案馆建设项目，因此，在建设我国云环境下的综合数字档案馆时，就需要对这些已有的数字档案馆建设项目进行考察分析，对其中合理的部分进行保留。对众多的数字档案馆建设项目进行考察以后，可以对数字档案馆的建设项目从不同的维度进行分类。

3.1 构建数字档案馆信息共享与重视数字化处理的项目模式和实体模式

项目模式往往不以一个具体的实体档案馆馆藏为基础，而是以信息共享为基础，由图书馆或档案馆联合共建。项目模式涉及不同的机构、不同类型的数字化信息资源的集成，另外，档案资源还涉及安全及开放权限等一系列较为复杂的问题，实现难度比较大。但项目模式中各类信息高度集成、分布式存储、统一管理、跨类型检索等特点，代表了信息资源管理发展的方向，也是今后数字档案馆和各类数字资源管理机构合作时应该参考的模式；实体模式的数字档案馆，往往以具体的档案馆实体的馆藏档案为基础，重视对馆藏档案进行数字化处理，并在此基础上强调档案的信息化管理。实体模式是我国现阶段数字档案馆建设的主导模式，它以档案馆的现有馆藏数字化为主体，同时接收政府和其他机构形成的数字化文件信息，建设基于网络的、集中统一管理的数字化馆藏资源，方便用户对档案资源的存取。实体模式的难点在于对其他机构形成的原生数字化文件的接收和安全保存。[5]

3.2 构建三位一体的个体模式数字档案馆、联合模式数字档案馆、云模式数字档案馆

个体模式以单个的档案馆投资建设为主，主要解决单个具体的档案馆的数字档案资源的管理利用和开发问题。个体模式具有功能相对单一、目标明确、形式简单、便于管理的优点，但也有巨大的不足，如资金投入效率低下、缺乏长远规划等；联合模式是由多个档案馆共同投资合作统一建设的一个数字档案馆平台，各档案馆共同利用这一数字平台进行数字档案资源的管理利用；云模式则是对联合模式在云环境下的一次升级，如现在的北京市、陕西省档案馆在建设过程中提出以云计算技术为基础的数字档案馆建设项目。其以国家或地区的档案馆为主体，采用云计算技术，将某一区域内的各个档案馆的数字资源集合在一个统一平台之中，统一管理。云模式代表了数字档案馆建设的方向。[6]

3.3 根据不同的使命和任务构建国家模式和区域模式

云环境下的数字档案馆，从国家的角度来看，理想化的状态是集国家的力量，建设全国范围内的档案私有云，在这个系统中，基础设施建设、平台建设、应用系统开发都由国家统一部署，各档案馆仅是这个云环境的租户，可以通过它来进行本馆资源的管理以及接收本级范围的各类电子文件信息。从国家的角度来讲，只需要在不同地区建设若干个档案云数据中心，互相连接，就可以完成异地实时灾备、网络实时归档等一系列工作。在国家模式建设周期长、费用昂贵的状态下，各省市档案馆提出了建设区域性云档案中心的设想，如北京市档案馆、陕西省档案馆、青岛市档案馆。其设想都是在本辖区内，采用云计算技术，建设统一的云计算档案中心，以解决本辖区内数字档案的集成管理问题。区域模式具有投资规模小、灵活性高的好处，它既避免了各个档案馆各自为政，独自开发数字档案馆系统的弊端，也具有统一规划、充分利用云计算技术、节省资源的优势，应该是我国综合档案馆在建设数字档案馆时的首选模式。

3.4 按照云环境下数字档案馆与电子政务的关系，构建自建模式与共用平台模式

云模式下的数字档案馆，应该由多层资源构成，最基本的是物理资源层，然后在其之上为虚拟资源层、资源服务与调度层、数据服务层、中间件服务层、应用层等多个不同的层次，还涉及对整个云的管理。电子政务云的发展给数字档案馆的发展带来新的契机，近年来，国家非常重视电子政务的发展，在发展的过程中，也提出了政务云，一些省市提出了建立电子政务云计算中心，将以前各政府机构分散的计算资源整合到“政务云”中，各政府机构不再建立自己的数据中心，逐步将已有的数据中心迁移到政务云数据中心，以建立基于云的统一软硬件平台。各个政府机构只需要在统一的云平台上，开发自己的应用，而资源调度、硬件维护、安全管理等工作，交给政务云中心统一进行。各个政府机构只需要在统一的云平台上，进行应用系统的开发，既节省了大量的资金，也节省了后期的运维成本。传统的以综合档案馆为主导的数字档案馆建设模式，是一种低效能的模式，必然会被以采用云计算技术并且以电子政务云平台为基础的共用平台模式数字档案馆系统即云模式所取代。

4 结语

在大数据时代，由于保管能力的增强，档案信息越来越丰富，但如何使大量丰富的信息产生价值，使静态的信息变为可用的知识，将是数字档案馆的重要责任。如何实现档案管理从手工管理向信息管理的转变，从而实现知识管理、社会记忆管理。从国家层面看，单个的数字档案馆是很难实现知识管理、社会记忆管理的，要想向更高层面发展，必须利用网络技术，在更大的范围内共享档案信息，利用数据挖掘、大数据等技术对海量的档案信息进行分析，才能在庞大的档案信息库中发现知识，实现档案的价值。