医院档案管理中6S精细化管理运用的研究

文·王正红

6S精细化管理是当下最为先进的一项管理模式，包括整理、整顿、清扫、清洁、安全、素养6个环节。从管理角度来看，前三项是具体的管理操作内容，后三项中的清洁是进一步推进管理的制度化，安全是要确保管理的安全性特征，素养是指对人员素养的要求。6S精细化管理目前在各企业管理工作中都发挥着重要作用，而将该精细化理念引入到医院档案管理工作中，是医院档案管理实现现代化的一个重要举措[1]。它可以使档案管理工作更加规范化，档案管理模式更加制度化，档案人员管理素养更加符合档案工作要求，能够整体提升医院档案管理的效率和职能，满足医院对档案的实际需求。

一、6S精细化管理在医院档案管理中的整理运用

医院档案来源较杂、种类较多、数量较大，运用传统的整理手段耗费时间较长，且整理人员对档案资料有无价值的判定主要依据主观意识，使得一些有价值的档案被误清除。6S精细化管理的整理环节，有区分优劣、去粗取精的功能。将6S精细化管理的整理功能运用到医院档案管理中，可以将有用资料与无用资料进行精细划分，清除掉无保存价值的资料，再将档案按照价值与功能进行精细分类，减少后续档案管理中的无用工作量，节省档案储存空间，将有价值的档案资料进行妥善归档、有序管理。

二、6S精细化管理在医院档案管理中的整顿运用

在档案管理工作中，整顿是指对有价值的档案进行科学归整处理，将关键文件要做好标识，并有序存放，方便查找。在医院档案工作中，运用6S精细化档案整顿方式，可以使档案负责部门职责更为明确，档案存放区域都更为准确，档案整顿章程更加标准。比如医院行政办公室、人力资源部门、医务部门产生的档案资料，由行政办、人力资源部、医务处进行整顿工作，最后移交档案室管理。而医院财务部门、经营部门产生的财务档案、业务文件、绩效考核以及疾病治疗信息等资料，则直接由财务部门、经营部门整顿存档。在各类档案实际整顿存档中，除遵循各门类档案整理的特殊规定外，还要严格遵循医院统一的规章制度，比如逐页进行精细化编号，档案分批次存放，底稿、复印件等要有相应人员的审批盖章等。

三、6S精细化管理在医院档案管理中的清扫运用

6S精细化管理的清扫理念，是指对医院档案和档案室进行清理归整。在档案清扫工作开展时，要先制定出医院档案安全防护管理制度，明确档案清扫工作的相关职责，比如定期采用紫外线消毒法对档案进行清扫处理；定时对档案保护环境进行全面清扫，使其达到安全卫生标准；每天对档案的保存环境进行监控，监测其温度和湿度是否合规，空调设备运行是否正常，还要适当调整档案室的光照条件，使档案保存环境的温湿度、空气质量、光照条件符合档案保存的要求。

四、6S精细化管理在医院档案管理中的清洁运用

6S精细化管理中清洁是清扫的深化功能，其作用是为了确保档案整理、整顿以及清扫等工作的更加完善，这需要以规范化制度作为支撑。比如，医院可将档案室进一步扩建，划分出不同的功能区，以便于存储不同类型的档案资料。同时，对于不同的档案功能区安排对应的管理人员，使得档案管理工作更加井然有序，档案管理职责更为细致明确。比如，为档案室配备先进的管理设施，像紫外线消毒装置、消防设施、文件扫描仪、杀虫灯等，推进医院档案管理的科学化。要制定恶劣天气出现、自然灾害发生时档案保护的应急预案，确保档案在任何情况下的万无一失。要制定出档案清洁精细化责任制度，便于档案出现意外时精准追责，以此提升档案管理人员的档案意识、端正态度、严谨作风，发挥出档案精细化管理的价值。

五、6S精细化管理在医院档案管理中的素养应用

6S精细化管理中的素养管理理念，主要是指人的素养，即要不断提升医院档案管理人员的素养，保证人员能够有效落实档案精细化管理的规范机制。比如，组织医院档案管理人员进行统一培训，进行精细化管理相关法律法规、管理实践知识及不同类型档案管理具体操作技能的讲解，让档案管理人员了解精细化档案管理的内涵，树立新时代的档案管理理念，强化其精细化管理的技能水平，促进6S精细化管理在医院档案管理工作中的高效应用。

六、6S精细化管理在医院档案管理中的安全应用

安全管理理念也是6S精细化管理最为重要的一项理念。医院档案管理工作中包含了许多机密性文件，对管理的安全性要求较高。目前许多医院的档案管理工作实现了由传统纸质档案向电子档案的转变，其安全管理模式也随之转换成相应的模式。比如，对于依旧需要沿用纸质化管理的档案资料，可设立专用存放区域，做好防火、防盗、防潮、防虫、防霉变等安保措施，并定期开展档案安全检查工作，确保档案无损坏、无丢失、无变质、无差错。对于一些条件允许的医院，还可将纸质档案进行数据化备份处理，提升档案管理的安全性。对于已存在的电子档案，医院应当给信息系统安装防火墙，并不断升级防火墙技术水平。同时安装安全管理软件，实时查检系统中的病毒并杀毒，防止电子档案被侵害。可利用硬盘设施进行电子档案备份处理，并做好硬盘的管理工作，保障好医院档案资料的安全性。