县域乡镇（街道）机关档案规模化进馆的探索与实践

文·崔学政 张磊

为贯彻落实《档案法》，提升档案信息化水平，“十三五”期间，平度市档案馆科学制定工作方案，创新采用“三集中、两统一”的方法，加强业务指导，分批实施完成全市乡镇（街道）机关近40年档案进馆工作，按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）要求，实现档案实体和原生电子文件、数字化成果同步进馆，为县域乡镇（街道）机关档案规模化进馆，提升档案数字化、信息化水平积累了经验。

一、深入细致调研，摸清乡镇（街道）机关档案实底

平度市档案馆馆藏建设前期发展较快，1988年馆藏量达到3万卷。之后由于库房饱合、旧城改造等原因，再未接收乡镇（街道）机关档案进馆。2016年，平度市委市政府加大对档案事业的投入，规划建成5000余平方米的平度市档案馆新馆。平度市档案馆抓住新馆投入使用的有利时机，结合国家级数字档案馆创建，迅速启动乡镇（街道）机关档案进馆工作。

平度市所辖乡镇（街道）历经数次裁撤合并，时间跨度长，机构设置变化大，乡镇（街道）机关档案相对复杂。平度市档案馆业务科人员结合历年档案统计年报和档案代管台账，采取逐个乡镇（街道）机关档案室亲手清点的方式，历时三个月，完成全市20个乡镇（街道）28处档案室（库房）档案清点工作，摸清各乡镇（街道）应进馆档案的全宗、类别、数量和保管条件等详细情况。

调研结果显示，平度市1976年设置有45处乡镇（公社），至1994年合并为32处乡镇，2000年合并为30处镇（街道），到目前裁撤为20处镇（街道），共计95个全宗，近10万卷（件）档案应该整理并数字化后接收进馆。

二、先行试点，为档案规模化进馆探索方案

根据调研情况，平度市档案馆研究确定了“先行试点、分步实施、有序推进”的乡镇（街道）机关档案进馆工作思路。为使试点工作最大程度反映实际情况，市档案馆精心选择了机构沿革变化较小的仁兆镇和机构沿革相对复杂的东阁街道作为试点单位。两处镇（街道）共抽调机关干部8人，历时五个月，完成了2700卷和6200余件档案实体整理和案卷目录、卷内文件目录录入以及全宗指南的编撰等工作，档案全文数字化工作由中标的档案数字化公司负责，检查验收后移交进馆。

通过试点，发现存在的问题：一是工作量大。进馆档案时间跨度近40年，案卷质量与进馆标准差距较大，普遍存在整理不规范、装具需要更换等问题，整理工作量大；根据国家级数字档案馆创建要求，增量档案全部数字化，数字化工作量同样巨大。二是工作效率难以提高。镇和街道作为基层政府，担负村级组织（社区）管理、党建、扶贫和乡村振兴等责任，工作头绪多压力大，抽调得力干部整理档案相对困难。个别抽调人员与原单位不脱岗，影响档案工作进度。三是档案业务指导难度大。镇（街道）档案进馆工作人员经常更换，增加了档案业务指导的工作量。

三、分类施策，全面完成乡镇（街道）机关档案规模化进馆

针对试点发现的问题，平度市档案馆研究制定甲乙两套乡镇（街道）档案规模化进馆方案，由乡镇（街道）自行选择。甲方案是由各乡镇（街道）抽调得力干部组成档案进馆工作小组，负责进馆档案的整理和案卷级目录、文件级目录数字化工作，由数字化公司负责档案全文数字化工作。乙方案是各镇（街道）与中标的数字化公司签订协议，由数字化公司全面负责进馆档案的整理及数字化工作。两种方案均由档案馆提供整理场地和数字化场所，负责业务指导和安全管理；各镇（街道）与数字化公司签订合同，除双方留存外，交档案馆一份备案。

甲方案优势在于调用机关干部整理档案，人力开支较少，适合经济条件弱的乡镇；乙方案优势在于由档案数字化公司整理档案，专业化程度高，工作效率高，各镇（街道）只需安排一名熟悉档案业务的人员现场联系，减轻抽调人员的压力，不足之处在于向社会购买专业服务多，花费较高，适合经济条件较好的乡镇。到2020年底，平度市各乡镇（街道）均按计划顺利完成进馆档案整理和数字化工作，其中3个镇（街道）采用甲方案，17个镇（街道）采用乙方案。

四、乡镇（街道）机关档案规模化进馆工作的几点经验

（一）积极争取上级支持

平度市档案馆完成方案初稿后，邀请青岛市档案局（馆）专家对方案进行指导，根据专家提出的意见修改完善；争取市委市政府支持，以两办文件形式转发《关于全市各镇（街道）档案向市档案馆移交工作实施方案》，提高了进馆单位的重视程度。

（二）加强领导，明确分工，提高工作效率

平度市档案馆专门成立了乡镇（街道）机关档案规模化进馆工作领导小组，馆长任组长，分管副馆长任副组长，有关科室负责人为成员；明确责任分工，档案业务科负责业务指导和数字化安全工作，档案管理科负责档案质量检查和接收进馆工作，在领导小组的统一指挥下，各科室团结协作，密切配合，有效提高工作效率。

（三）深入调研，先试点后推广，将前期准备工作做实做细

平度市档案馆在认真调研，摸清各乡镇（街道）机关应进馆档案情况的基础上，结合馆藏台账，编制了《各乡镇（街道）进馆档案全宗和目录一览表》，将95个全宗逐个目录（类别）列明起始卷号和起至时间；根据试点情况和上级专家意见，完善了《关于全市各镇（街道）档案向市档案馆移交工作实施方案》，各乡镇（街道）根据经济条件和工作实际自行选择方案，避免了“一刀切”，有效提高了乡镇（街道）开展档案进馆工作的积极性和主动性。

（四）采取“三集中、两统一”的方法，保证档案进馆质量和效率

平度市档案馆提供档案整理和数字化场所，各镇（街道）集中时间、集中地点、集中人员，接受档案馆统一业务指导，最后由数字化公司统一进行档案全文数字化。市档案馆加强档案整理和数字化过程中的业务指导，研究制定了《乡镇（街道）机关档案进馆操作规程》，对档案清点、装运、整理、数字化、抽检验收、消毒灭菌和上架等各个环节提出规范化要求。指导数字化公司按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）要求，开展档案全文数字化工作，重视原生电子文件收集归档，保证进馆档案和数字化成果质量。

（五）加强安全管理，确保档案和信息安全

平度市档案馆根据国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号），制定了完备的管理制度并张挂上墙，内容涵盖数字化服务机构的安全管理、数字化场所的安全管理、数字化加工设备和网络环境与数据载体的安全管理、档案实体的安全管理、档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理等各个方面，分管领导定期调度，确保各项制度得到落实。同时，结合国家级数字档案馆测评和山东省综合档案馆业务建设评价工作，对国家和省市领导及专家的指导意见即知即改，确保档案安全。