数字档案馆的理论与实践发展要素研究

文·李健

数字档案馆是电子信息时代档案实践环境变化和传统档案学自身理论建构的必然产物，其理论和实践的发展拓宽了档案学发展视野，代表了电子信息时代档案学发展的基本立场。同时，当前传统档案管理模式仍是档案学实践的核心，发挥着普遍的实际效用，管理的经验惯性一定程度上也束缚着数字档案馆的建设与发展。因此，数字档案馆的理论与实践反映了电子信息时代档案学发展的主要矛盾，而且作为电子信息时代档案学的“集大成者”，数字档案馆承担着维护电子信息时代最为真实、完整的、系统的社会记忆的历史使命。

一、数字档案馆概念认知

电子信息时代，信息以数字代码形式存在并通过各种存储介质和传输方式存储和传递，人类社会记录方式因此而发生改变。档案界在界定基于此种变化的新型档案馆组织形式时使用诸如“电子档案馆” “虚拟档案馆”“无墙档案馆”“超媒体档案馆（Hyper Archives）”等诸多概念[1]。而数字档案馆因其能最直接反映电子信息时代记录方式的本质而逐渐成为一种主流概念。基于不同的理念和关注点，当前对数字档案馆认识主要包括以下三个方面：

首先，数字档案馆是传统实体档案馆组织形式在现代档案实践环境中的延伸和功能拓展。数字档案馆虽与传统档案馆在馆藏形式、存在形态、服务方式、运转流程等方面与传统档案馆有很大不同，但“档案馆依然是数字档案馆的基本立足点，是其与数字图书馆等信息机构的‘分水岭’”[2]。实体档案馆成熟的管理机制、制度、人员及馆藏资源为数字档案馆建设提供了保障，数字档案馆弥补了实体档案馆在数字档案管理方面的不足，同时优化了实体档案馆的服务模式，丰富了其服务形式。

其次，数字档案馆是一种技术应用体系。围绕着档案信息资源的开发利用，运用信息管理的有关理论，将数字档案馆界定为一种数字档案资源管理的技术应用体系，是当前比较主流的概念。如冯惠玲等主编的《电子文件管理学》，国家档案局2010年发布的《数字档案馆建设指南》中对数字档案馆的定义等。

再次，数字档案馆是一种创新服务模式。与传统档案馆重视保管不同，数字档案馆理念追求上更加强调信息服务模式的创新，基于档案真实性、完整性的保障，满足社会多样化以及个性化的信息需求，如数字档案馆的知识管理与知识服务模式的研究。

二、数字档案馆理论与实践发展要素的认知

档案是伴随着文字与纸张的发明和使用而产生，随着社会体制、机制、记录方式、技术进步及文明程度的不断提高而发展成熟。而当社会进入电子信息时代，计算机代码存在取代一笔一划的字迹，互联网络和电子通信取代纸笔书信，基于传统记录方式和社会运行机制构建的档案学期待着推陈出新。因此，档案学者开始寻求电子信息时代人（主体）、档案学与环境之间关系的“生态平衡”，继续强化学科的独立性以及构建科学发展的学科体系，凸显其价值存在。

（一）现代信息理论与技术是数字档案馆研究和建设的重要理论支撑

1948年著名数学家的仙农和维纳分别在各自的论著《通讯的数学理论》《控制论》中对信息作出论断，成为信息理论的起源，同时也标志着信息同物质、能量作为构成世界的基本要素进入人类社会研究的视阈。60多年来，随着信息理论的不断完善，信息技术的迅猛发展，信息产品的广泛应用，人类社会早已迈入了电子信息时代。电子信息时代，档案的存在、运动形式和管理方式发生了重要变化，与载体相对脱离的数字档案信息成为明显区别于传统档案的现象成为档案学研究的重点；电子文件和数字档案信息成为电子信息时代档案的首要表现形式。围绕着这些新的现象和新的变化，档案学者开始基于信息理论和信息技术对档案学进行阐释，形成了一系列新的档案学理论和学说，如电子文件管理理论、二元档案理论、现代鉴定理论、新的保管模式等。这些符合时代发展要求、具有明显创新性的档案学理论为数字档案馆的产生奠定了理论基础。与此同时，数字图书馆等相关学科的研究和建设为数字档案馆提供了良好的实践借鉴。计算机技术、数据库技术、网络技术的发展和广泛应用为数字档案馆提供了完善的技术支持。在这种理论和实践背景下，数字档案馆研究和建设成为可能。

（二）数字档案信息资源的急剧增加和传统档案馆的弊端形成了数字档案馆建设的动力和压力

人类社会正借助于信息技术完成了人类记录方式和信息交流方式的变革，通过电子文件归档等方式形成数字档案，加上对传统纸质档案的数字化以及网络和现代通信技术获取的其它数字档案信息使得依赖于高分子复合载体材料和计算机系统的数字档案开始出现，其所承载的数字档案信息资源猛增并且呈现逐渐取代传统纸质档案成为档案的趋势。传统的以实体档案管理为主的档案馆在应对数字档案资源急剧增加时明显力不从心。首先，面向实体档案的组织形式和管理方式使得传统档案馆在面临数字档案信息来源、内容、形式多样化时不够灵活和高效；其次，数字档案信息全程的、动态的管理要求在传统档案馆管理体制下无法实现；再次，传统档案馆在面临社会对档案信息多样化需求和需求量日益增长的情况时，成本和风险的上升使其畏首畏足。在这种情况下，档案学面临这样一种挑战：如何建构一种面向数字档案信息的档案馆组织形式和管理方式，以应对信息社会的需要。

（三）档案信息社会价值的凸显是数字档案馆的外在诉求

档案信息具有不同于其它信息形态的独特的价值，即其真实记录和反映了社会历史活动，亦即我们所说的档案的原始记录性、真实完整性。在信息量爆炸和过高冗余度的信息社会，对于求知、求真的社会信息需求，档案信息满足社会需求的价值尤为明显。而传统档案“养在深闺人未识”的管理局面使得档案信息价值得到埋没。因此，不仅仅是档案学，整个社会面临这样一种挑战；即如何建构一种新的档案馆服务模式，以应对信息社会对档案信息的需要。

三、数字档案馆的理论研究和实践要素研究现状

我国数字档案馆建设经过多方试点，到发布国家层面的《数字档案馆建设指南》，指导各行业进行数字档案馆建设试点工作，可以说迈出了最难的一步。近十年来档案学核心期刊关于数字档案馆的研究主要着重于数字档案价值属性、数字档案信息资源建设、档案网站平台、数字档案信息服务模式及数字档案信息功能研究。

（一）数字档案的属性及价值研究是数字档案馆需要解决的首要问题

数字档案的属性是数字档案概念体系中必不可少的内容，关系着围绕数字档案形成的一系列理论和实践。数字档案不同于传统档案之处在于其数字代码的存在形式，承载的信息内容、形式及传递方式的不同，这些不同之处赋予档案新的特点，“引发了档案属性的异化”[3]。档案属性的“异化”决定了传统的档案价值鉴定理论不再完全适用于对数字档案的价值鉴定。学者黄世喆、李春阳在《论电子文件信息流程及其凭证价值》[4]一文中基于电子文件运动规律将电子文件信息流程划分为电子信息层、现行电子文件信息层和电子档案信息层，对电子文件在不同运动阶段和形态下的价值鉴定进行论述，为档案学价值鉴定研究提供了一种新的思路，将数字档案的价值鉴定重点转向信息价值鉴定，关注数字档案的动态的、多层次的价值鉴定观念。

（二）数字档案信息资源是数字档案馆建设中最为核心的内容

数字档案信息资源构建的主要方式是纸质档案数字化和电子文件归档。围绕数字档案资源构建数字档案馆的主要是通过建设档案目录数据库和档案全文数据库来存储和管理数字档案信息资源。档案数字化是当前数字档案信息资源的重要来源，它不仅仅是将纸质或其它载体形式文件利用信息技术手段转化为数字档案信息，而是一项十分复杂的、涉及诸多要素的系统的管理工程，涉及到资源调配、人员配备、价值鉴定、质量控制、技术方法、标准规范、风险管理等多层次、多方面的内容。而随着电子文件管理制度、信息系统的建立和完善，电子文件管理理论的不断成熟，对电子文件实施归档已经成为越来越多部门、机构和组织的选择。而作为国家标准出现的《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）更为电子文件归档提供了最佳实践和参考指南，电子文件归档管理成为档案管理工作的常态，而归档电子文件成为数字档案信息资源必不可少的组成部分。

（三）档案信息管理系统和档案网站是数字档案馆建设的基础平台

档案信息管理系统是利用计算机技术、网络技术等对数字档案信息进行前段控制、收集、组织、存储、共享和利用等工作的集成管理系统。档案信息管理系统相关的研究包括：数字档案信息管理需求分析、数字档案信息管理流程和系统设计、软件设计和硬件配置、电子文件管理元数据研究、系统安全与风险管理等。档案信息管理系统是数字档案馆对数字档案信息资源进行收集、鉴定、处理、组织、共享等工作的基础平台。档案网站为数字档案馆建设提供了一个良好的出口平台，是数字档案馆同用户需求进行对接的基础平台。基于此种平台档案用户可以对数字档案信息资源的目录和全文检索，并实现数字档案信息资源的获取。而数字档案馆也可以给予此种平台了解、分析社会需求，构建全新的面向用户的个性化的服务模式和数字档案信息资源利用开发方式。

（四）数字档案馆的安全管理和风险控制是数字档案馆良性发展的必要条件

数字档案馆面临着比传统档案馆更为复杂的管理环境，在建设和运行过程中存在诸多管理和技术上的风险因素。首先，信息技术的双面性使数字档案馆中的数字档案信息面临着计算机病毒、非法入侵、长期存取等风险；其次，在维护数字档案信息及用户的隐私权、知识产权等方面，现有的法律和制度建设未能满足；再次，数字档案馆在管理和操作上的复杂性、专业性使得现有档案队伍在专业技能和职业素养上亟待提高。此外，数字档案馆还面临着技术变迁的影响。

四、数字档案馆理论实践发展之困境

数字档案馆理论研究和实践发展是档案馆发展的必然，我国档案学者在数字档案馆建设方面取得的诸多成就也令人颇感自豪，但由于数字档案馆自身理论和实践模式的不成熟以及传统档案馆模式等因素的制约，它又是一项长期的系统工程。

（一）数字档案馆自身建设需求和社会需求上的局限性使其发展缓慢

由于理论研究的滞后，在数字档案馆自身建设上没有一个明确的目标指向和系统完整的包含制度、功能、技术等多方面的明确需求的框架。而且由于信息理论与技术推动档案学变革在理论和实践上的诸多不完善，使得档案信息价值和功能未能完全凸显。虽然社会对档案的认可度在不断提升，由于观念、制度和技术等的局限性导致了社会需求度增长缓慢。

（二）传统档案馆依然保持其增长优势

传统的实体档案馆有着成熟的理论和实践基础，完善的制度建构和管理流程，丰富的馆藏资源优势，使得传统档案馆的历史和社会价值仍将延续。而且，数字档案馆对信息理论与技术的依赖性较强，由于经济和技术发展的不平衡，在相当长时间内计算机和网络的应用还不会在全体社会公众中普及，许多人还要继续造访传统档案馆，查阅、利用档案。因此，传统档案馆的社会服务功能，还将继续沿用很长时间。“由于各自的主要功能不同，加之各自具备适应某种社会需求的特殊优势，决定了数字档案馆和传统档案馆将长期共存，它们之间是一种互为补充、互相依存的关系”[5]。数字档案馆还需借助于传统档案馆丰富的馆藏资源、成熟的管理机制等。

（三）数字档案馆理论和实践体系的建构依赖与档案服务理念和服务方式的更新

数字档案馆在维护和提升档案信息价值、满足社会档案信息需求上有着不可替代之作用。而且随着服务对象和服务内容的多元化，传统的档案服务理念和方式亟需更新。“从我国档案馆整体来讲，由于受到长期浓厚官方色彩的影响, 档案馆所具有传统的‘国家模式’的特征仍很明显”[6]。在这种模式下，档案馆服务层面狭窄，“档案馆主要围绕着国家机关和社会团体开展工作，收集、保存这些机构的档案，并以其为主要的服务对象。档案利用多限于工作查考、编史修志、学术研究，忽视了广大社会公众的档案需求。而数字档案馆基于数字档案信息资源的开发与利用，与传统档案服务模式有诸多不相容之处。因此，更新符合数字档案馆发展要求的服务理念和服务方式显得尤为必要。可喜的是，我国学者已在这方面做出了诸多研究，如“开放获取”的信息服务理念、从公众信息权利探索档案服务方式创新、档案馆服务层面从“国家模式”向“社会模式”转变的研究、基于档案接受理论的档案服务理念创新、知识管理视角下的档案服务方式创新等。

五、电子信息时代数字档案馆的使命

数字档案馆是围绕着数字档案资源管理和开发建构的系统性的、综合性的理论和实践体系。它既是一种现代档案馆的组织形式，也是数字档案的管理方式，同时又是信息化环境中的服务模式。对数字档案馆的研究关系到未来档案和档案事业发展的方向和能动力。

档案利用是档案管理的最终目的，而信息时代，数字档案馆平台的构建形成了一种更好的利用档案的途径。在数字档案馆建设和理论研究的引领下，现代档案学必须形成系统的和发展性的思路。在档案学实践建设中，系统的构建数字档案的管理模式，在理论研究中应继承传统档案学有益的理论成果，创新符合数字档案馆实践理论模式要求的现代档案学理论。同时，档案学要有发展的战略思考和宏观规划，以数字档案馆模式构建为指引，不断调整、变革现有实践和技术理论，使档案学成为信息时代最具有鲜明特色的学科。