浅析6S精细化管理在医院档案管理中的运用

陈柳乔

摘要：目前越来越多的企业为了提高员工的工作效率，提升员工的职业素养，营造一个安全、有序、整洁的办公环境，都在推行6S精细化管理，6S精细化管理即“整理”、“整顿”、“清扫”、“清洁”、“素养”和“安全”。众所周知，医院档案管理在医院的运行中起着举足轻重的作用，尤其是在涉及医患纠纷、医疗问题时，医院的档案必须被精、准快速地找到，故将6S精细化管理方法运用到医院档案管理中有着十分重大的意义。本文将从医院档案管理工作的现状、6S精细化管理的意义、6S精细化管理在医院档案管理中的应用这三个方面进行分析。

关键词：6S;精细化管理;医院;档案管理

引言：医院的档案管理一直以来是医院发展的重中之重，档案能够为医院的工作提供保障，是院领导在做决策时的重要参考工具，但目前我国很多医院都不重视档案管理工作，档案归档时缺乏足够的信息，管理档案的工作人员缺乏专业知识，专业素养不足，档案室里缺乏配套的管理设施，为了提高医院档案管理的工作效率，为医院的可持续发展提供坚实的保障，有必要将6S精细化管理运用到医院档案管理工作中来，提高档案管理工作效率。

一、医院档案管理工作的现状

具體而言，医院档案室里的档案资料包括人事档案、病历信息、设备档案、文书资料、影像信息等等，涉及着财务管理、医疗指控、设备管理、科研教学等方面，甚至关系着医院的发展，在出现人事纠纷或医疗纠纷时都是不可缺少的法律凭证，是医院十分重要的资源。但目前就我国部分医院来说，由于部分领导缺乏对医院档案管理工作的重视，导致在目前档案管理工作中面临着许多难题，这也大大降低了工作效率，主要有以下几个问题：第一、医院的档案缺乏足够的信息，有些医院未跟上时代的发展，仍采用传统人工记录的方法进行档案管理工作，未进入医疗信息系统获取足够的医疗信息，这就导致档案室内档案的信息更新速度与医院的日常工作脱轨，导致在有关人员调动档案时不能获取足够的信息，档案无法对教学科研和医院的管理提供有力的数据支持，不能在医院进行内部数据分析时发挥作用。第二、档案管理工作人员缺乏专业知识，许多管理人员自身职业素质修养不高，常常会粗心大意，由于部分医院缺乏对档案管理工作的重视，故在招聘时未招收档案管理专业的技术人员，许多管理人员缺乏对档案管理工作的认识，工作时不能遵循科学化、规范化、严谨化等特点，导致难以满足日益增长的卫生服务需求和医疗需求，不能够促进医院的发展，无法对我国的医疗卫生事业起到推动作用。第三、档案室缺乏配套的管理设施，医院的档案室空间不足，里面很多都是不配套的、陈旧的硬件设施，缺乏高科技手段，不能在短时间内将各项档案资料全部转化成电子文档的形式，这大大延长了查阅时间，提高了医院的运行成本，降低了医院的服务质量。

二、6S精细化管理的意义

6S精细化管理是管理学家在充分了解我国企业目前管理与生产的现状后，为了使企业在生产过程中能协调管理各要素而引进的管理概念，6S精细化管理理念是指整顿（SEITON）、整理（SEIRI） 、清洁（SEIKETSU）、清扫（SEISO） 、安全（SECURITY） 、素养（SHITSUKE） 这六项。整顿是指根据标准摆放物品，并贴上标签，方便拿取、放回物品。整理是指工作人员应当认真整理工作环境，保证有足够的工作空间，根据标准清除无用品，将有用品摆放整齐，确保工作台上无杂物，工作环境宽敞简洁。清洁是指确保工作环境内始终保持清洁，及时清扫脏物、垃圾。清扫是指在上班前或下班后及时清扫地面，收拾桌面，创造整洁干净的工作环境。安全是指工作人员在工作时必须保证人员和物品的安全，防微杜渐，避免一切安全隐患，降低安全事故的风险。素养是指工作人员上岗就业前必须进行专业培训，熟悉规章制度，具备专业素养。若将6S精细化管理引用到医院档案管理工作中，工作人员可对医院档案管理有更深刻的理解，不断创新，6S精细化管理可从各方面更加细致地指导各项工作，优化档案管理，使档案更好地在医院的发展中起作用。

三、6S精细化管理在医院档案管理中的应用

3.1整顿在医院档案管理中的应用

在管理医院档案时，可将“整顿”应用在医院的档案管理中，应当将档案资料进行分类，贴上标签，方便人们查找资料。可让各部门的工作人员将资料收齐后，再交由档案室归档，以湖南省人民医院为例，绩效考核有关的档案应当由经营部收集后交给医院档案室，人事部门的人事档案应由部门收齐后交给档案室存档，行政办公室产生的档案应由办公室人员收集后交给档案室存档，后勤部门应当收集后勤有关的档案信息，进行整顿后交给档案室保存，档案管理的工作人员应当将各部门所交的档案资料按照时间排序，根据各部门进行分类，对于特殊的重要的档案资料，应当按照要求保留复印件或原件，贴上标签，根据规章制度进行存放，达到存放期限后请示上级再进行销毁，

3.2整理在医院档案管理中的应用

在管理医院档案时，可将“整理”应用到医院的档案管理中，一般来说，医院档案室的档案类型较多，来源较广，且数字庞大，各个部门交来的档案都较为凌乱、分散，档案管理工作人员应当细心整理医院的档案资料，并进行精简，应当将档案资料进行分类，按无用和有用进行划分，对于无用的、超过存放期限的档案资料进行删除、焚毁，减少档案资料的数量，使之精简，对于有用的档案资料，应当进行分类，按照顺序码放整齐，节约档案室的空间，以湖南省人民医院为例，科研资料、基建资料、设备仪器资料、医疗技术资料、上级机关下发的各种会议文件、医院的重要文件如规章制度、会议材料、大事记等都应按照归档标准进行归档。

3.3清洁在医院档案管理中的应用

在管理医院档案时，可将“清洁”应用到医院的档案管理中。应当明确档案管理人员的职责，对于清洁打扫的工作人员，应当明确区域，按照行为规范，做好日常清洁打扫，以湖南省人民医院为例，可将档案室划分成不同的工作区域，由不同的管理人员负责，制定责任到人制度，档案管理人员应当定期检查文档资料扫描仪、消防设施、防盗门窗等硬件设施，档案管理人员应当在梅雨天气定期检查档案，以防纸质档案资料发霉、受潮，在清洁人员清洁完毕后，应当及时关好门窗和电源，若由于自身疏忽，造成档案的破损，应当给予相应的惩罚。

3.4清扫在医院档案管理中的应用

在管理医院档案时，可将“清扫“应用到医院的档案管理中，档案管理人员在进行档案资料的清扫工作时应当严格遵循卫生安全防护制度，明确自身的职责，对于重要的档案资料，应当定期进行紫外线消毒，防止发霉，通过烘干机或加湿器调节档案室的温度与湿度，确保档案资料处于适宜的温度与湿度环境中，应当每周确定一个工作日，全科室进行清洁大扫除，为医院的档案资料提供一个安全、清洁、整齐的存放环境。

3.5安全在医院档案管理中的应用

在管理医院档案时，可将“安全”应用到医院的档案管理中，医院档案管理人员应当将安全放在首位，当纸质档案资料变为电子档后，应在档案管理系统中安装360等防护软件，配置防火墙技术，定期进行木马病毒的查杀，避免电子档案被不法分子窃取，同时所有的电子档案均备份到指定的U盘中，由专人保管。管理人员还应定期查看纸质档案资料，防止其霉变，定期检查数量，防止丢失，减少医院档案资料丢失、窃取、遗漏的风险，有效保护医院档案信息。

3.6素养在医院档案管理中的应用

在管理医院档案时，可將“素养”应用到医院的档案管理中，档案管理人员关系着是否能有效保护、存放医院档案，是从事档案管理工作的主体，故应当在上岗前对档案管理人员进行职业技术培训，使其严格遵守各项档案管理制度，使其对管理医院档案的重要性有深刻的理解，提高工作的专业性，提升档案管理工作人员的职业素养，在老员工的亲手指导下，管理人员应当了解档案收集、整理、分类等过程，并进行操作练习，提高对档案管理工作的重视程度。

结语：目前很多医院的档案管理工作都存在缺乏重视、管理人员不专业、设施不配套等问题，引入6S精细化管理理念迫在眉睫，领导者应当充分重视医院档案管理工作，从整顿、整理清洁、清扫、安全、素养这六方面入手，将6S精细化管理应用到档案管理工作中，实现医院档案的科学化、规范化管理。

参考文献：

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