大数据视角下档案数字化工作优化策略探析

赵军

摘要：信息化网络时代的迅速来临，推动了网络信息技术、云计算、大数据技术等相关技术的全面发展。档案数字化管理作为大数据时代下我国档案管理事业发展的必然趋势，为档案管理模式的创新改革指明了方向。档案管理部门在推动大数据视角下档案管理模式的创新改革时，不仅要充分重视档案数字化管理的优势和特点，而且还应在深入分析档案数字化管理工作中存在的各种问题的基础上，制定科学合理的应对策略，促进档案数字化管理效果的有效提升。文章主要是就大数据视角下档案数字化工作的优化策略进行了分析与探讨。

关键词：大数据技术;档案;数字化管理

1大数据时代的概念与特点

1.1便捷化存储

大数据背景下计算机、信息管理系统等软硬件设施的迅速普及和应用，不仅为档案数字化管理体系的建设提供了技术支持，而且数字化存储技术在档案数字化管理工作中的应用，提高了传统纸质档案资料向数字化档案资料转换的效率，扩大了档案数据的存储空间，为用户查阅档案信息提供了便利。

1.2快捷化查询

随着档案数字化管理体系建设的顺利完成，用户可以根据自身的实际需求，合理借助计算机操作档案挂浪体系，即可实现快捷准确查询档案资料的目的。这种操作方式，不但简化了用户查询和使用档案信息的流程，提高了档案资料的使用效率，而且挖掘出了档案资料中隐藏的价值。

1.3信息共享性

大数据技术背景下的档案数字化管理工作，要求档案管理部门必须充分发挥网络信息技术的优势，建立档案信息共享平台，确保各个部门和单位可以及时的共享档案信息，提高了相互之间信息沟通的水平，为后续档案资料价值的深度开发提供技术支持。

2大数据时代为档案管理工作机遇

（1）如果站在档案管理工作自身特点的角度分析的话，档案管理工作具有强度高、工作量大的显著特点。所以档案管理人员在日常工作过程中，应该将大数据技术引入到档案管理工作中，充分发挥大数据技术提供的契机，提高档案管理工作的安全性，才能在保证档案资源自动化管理目标顺利实现的基础上，推动大数据背景下档案管理数字化管理模式的创新与改革。其次，从档案管理从业人员的角度分析。作为大数据背景下的档案管理人员来说，应该充分利用云计算等信息技术手段，购进数字化档案资源收集、分析体系，才能在有效提升档案管理工作效率的前提下，通过对档案资源的集成化管理，为后续档案信息资源的查找和利用提供依据。最后，大数据时代来临后，档案数据的利用和价值挖掘效率也得到了显著提高。档案管理人员应该紧跟大数据时代发展的脚步，构建完善高效档案管理平台，以便于档案管理人员紧紧围绕档案数据中心，构建分布处理、集中管理的档案数据资源存储体系，灵活的分配和配置档案数据资源，将结构化、非结构化数据处理系统有机融合在一起，从海量结构化数据中检索、分析和挖掘档案数据信息的价值，才能达到有效提升大数据时代下，档案数据资源利用效率的目的。

3大数据视角下档案数字化工作优化策略

3.1创新档案管理模式

随着大数据时代的来临，大数据技术对各个领域产生的影响也越来越大。而电子地图、人工智能系统等新媒体的迅速普及和应用，档案管理部门也应该积极利用大数据技术，推动档案管理模式的创新和优化，才能确保档案数字化管理目标的顺利实现。首先，有意识的扩大档案资源的数据量。数字化档案管理具有的占用存储空间少、存储方便等特点，为档案管理人员开展档案资料的收集和存储工作提供了技术支持，保证了档案数据采集工作的全面性与完整性。其次，积极利用现有成熟技术手段，推动档案管理向数据化方向的转变。大数据时代下的档案管理人员必须充分重视档案数字化管理体系建设的重要性，充分发挥数据化管理模式的优势，提高档案管理工作的水平。比如，在面对文本类档案资料时，以往档案管理人员必须输入全文，而并不能只是简单输入关键词或标题，查询与之相关的档案资料。由于全文输入方式势必会增加档案管理人员的工作量。因此档案管理人员应该充分利用应用成熟的OCR技术进行档案资料的自动扫描和识别，将传统纸质档案资料转化为数字化格式，然后利用图像展示相关档案资料的内容，才能在保证档案数字化建设目标顺利实现的基础上，促进档案管理工作效率的有效提升。

3.2做好档案管理宣传

为了促进新时期我国档案管理工作质量的全面提升，档案管理人员应应该以大数据技术为依托，将不同维度的资料与信息纳入到档案管理体系中，充分发挥大数据技术的优势，加大档案管理工作宣传工作的力度，引导社会公众深刻认识到大数据技术在档案管理工作中应用的价值。首先，档案管理宣传工作的实施必须面向档案管理部门的管理层与决策层，要求档案管理部门的领导必须深刻认识到档案管理工作的意义，充分利用大数据技术推动档案管理向数字化方向的转换，为后续档案资料的查询和使用提供便利。其次，面向社会公众开展档案管理宣传活动，通过对社会公众进行档案管理宣传教育活动，鼓励其积极参与大数据背景下的档案数字化管理工作。

3.3做好档案数字化安全

档案管理数字化管理模式的建立是保证档案信息资源共享目标顺利实现的关键。大数据时代来临后，传统纸质档案转变为数字化电子档案，不仅有助于档案存储期限的延长，而且避免了档案资料被恶意篡改等问题的出现，提高了历史久远档案资料保护的效果。由于档案数字化管理体系建设过程中，仍然存在着很多的安全问题，所以档案管理人员必须充分重视蠕虫、木马病毒等对数字化档案信息资源的安全性产生的威胁，利用先进病毒杀毒软件或设置安全秘钥等方式，提高数字化档案信息资源的安全性与可靠性。另外，建立完善的数字化档案安全管理责任机制，将档案管理的责任落实到具体的责任人，要求所有档案管理人员形成档案安全管理风险的意识，避免因为数字化档案信息资源出现泄漏、遗失或损毁等问题，影响大数据时代数字化档案资料管理工作的质量。

3.4培养数字化档案人才

当前国内档案管理部门不重视档案管理人员队伍建设的现象，导致很多档案管理人员都出现了无法胜任岗位工作要求的情况。针对这一问题，档案管理部门在开展大数据时代数字化档案管理工作时，应该做好以下几方面的工作：（1）聘请专业档案管理人才。加大信息化水平高且熟练掌握数字化档案管理软件使用方法的专业人才引进的力度。紧跟数字化方案发展的缺失，聘请具有信息化水平的高素质专业人才，提高我国数字化档案管理的水平。（2）引进具有专业水平的档案外包服务公司。档案管理部门在开展档案管理工作时，应该加强基层档案管理人员培训和继续教育工作的力度，通过聘请专业档案外包服务公司的方式，为档案管理人员参加信息化培训和继续教育提供便利。（3）提高现有档案管理人才待遇。严格按照市场经济发展的要求，制定科学合理的激励措施，刺激档案管理人员学习信息化、数字化档案管理技术的热情，同时提高档案管理人才的待遇，吸引更多高水平人才参加档案管理工作。（4）进一步强化档案管理人才的考核工作力度，推动档案管理人才的成长和发展。档案管理部门在开展档案管理人才的考核工作时，应该通过增加数字化操作考核内容的方式，调动档案管理人員的工作积极性和主动性，促进大数据时代数字化档案管理工作水平和质量的全面提升。

结束语

总之，档案管理部门应该紧跟大数据时代发展的脚步，将档案管理实践与时代发展有机融合在一起，充分发挥大数据技术的优势创新改革档案管理模式，才能在有效提升档案数字化管理水平的基础上，推动我国档案管理体系建设工作的有序开展。

参考文献：

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