数字化时代县级档案管理路径探索

梁霄

摘要：数字化时代背景下对县级档案管理工作提出了新的要求，县级档案管理部门应该充分认识到未来档案管理工作的发展趋向，看到档案管理数字化建设存在的问题，并以此作为依据，积极推进档案管理信息化进程，有效地解决数字档案专业人才短缺问题，完善县级档案管理制度机制，对县级档案管理方式方法进行创新，进一步提升县级档案管理部门的档案信息，服务能力和水平，更好地体现档案信息的价值和作用。

关键词：数字时代;县级档案;管理困境;突破路径

一、数字化时代县级档案管理的现实阻碍

数字时代背景下，县级档案管理部门在档案管理工作开展过程中还存在着财政拨款短缺，对档案管理工作重视程度不足，档案管理数字化建设滞后等一系列问题，严重影响了县级档案管理工作的开展和档案信息资源的开发和利用。

（一）档案管理数字化建设存在一定难度

从当前看，县级档案部门在档案管理数字化建设过程中还面临着诸多难题。一方面，在档案管理过程中，县级档案管理部门只能依然沿用传统的档案管理理念和手工管理方式，对档案進行收集整理和后续管理。加之受到技术条件的限制，难以快速地对档案管理部门现有的纸质档案进行数字转换。另一方面，当前县级档案管理部门在档案管理数字化建设过程中还存在着诸多困难，影响了档案信息资源的开发和利用。

（二）数字档案专业型人才紧缺

从县级档案管理人员的来源看，虽然当前县级档案管理部门也非常注重优秀年轻人才的引进。但由于受到编制的限制，很多时候只能引进少量新鲜血液，档案管理工作仍然有原有的档案工作人员来承担。而这些档案管理人员很多年龄都较大，多数档案管理人员都没有接受过系统的专业档案教育和培训，更多是其他部门调动而来，甚至部分档案管理人员都无法完成计算机的基本操作，更难以对大数据、云计算、人工智能等技术进行灵活运用，在很大程度上影响了档案管理数字化建设。从县级档案管理人员的教育培训看，政府并没有针对县级档案管理人员安排专门的教育和培训，县级档案管理人员参与的教育培训更多是与其他政府部门共同参与的综合性教育培训，这些教育培训只能提高档案管理人员的责任意识，但难以提升档案管理人员的专业素养和计算机技能。加之在数字档案人才管理方面，很多优秀的数字档案管理专业人才很难在县级档案管理部门扎根，或是被其他部门选调走，或是被上级部门借用。因此真正在县级档案管理部门从事档案管理的专业人才少之又少，由于专业人才的缺乏。在档案管理过程中，很多先进的技术无法运用，在一定程度上影响了县级档案管理的转型升级。

二、数字化时代县级档案管理的实现路径

当前，档案管理数字化，信息化已经成为档案管理部门未来发展的主要方向。县级档案管理部门也应该主动地适应时代趋势，对档案管理数字化、信息化进行不断的探索和总结，循序渐进、稳扎稳打的推进档案管理自动化、档案资源数字化、档案服务共享化，进一步提升档案信息资源的利用效率。

（一）推进档案管理自动化

一方面，档案管理部门用主动地向政府主管领导取得的工作成绩，争取主管领导关注，并会同财政部门给予档案管理部门必要的财政支持，有效地解决县级档案管理部门硬件设备落后的现实问题。按照档案管理数字化、信息化建设的相关要求，购买打印机、刻录机、扫描仪、电脑主机以及其他附属的硬件设备。同时要按照档案信息化建设的相关要求向上级档案部门汇报当前档案信息化建设的具体情况，会同上级档案管理部门引进必要的档案信息管理系统，实现对传统档案信息资源的数字转化。要运用现有的网络资源实现办公自动化，加强档案管理部门与政府其他部门的联系和互动，将档案信息管理系统与政府政务信息网进行对接，及时快速地对相关部门产生的档案进行收集。另一方面，要加强档案管理部门的自动化水平，要对档案管理部门的信息基础设施进行系统的改造，更换必要的硬件设施，进一步提升档案管理部门的信息化办公水平[2]。

（二）推进档案资源数字化

一方面，要结合档案管理数字化建设的实际需要建立档案信息数据库，要按照国家关于档案信息数据库相关建设规定和标准，对县级档案管理部门的馆藏资源进行有效整合，通过数据库存储，为后续的档案信息资源的开发、利用、共享创造有利条件。另一方面，要加大对档案资源数字化的支持力度，档案资源数字化是一项复杂的系统工程，特别是很多存储时间较长的馆藏资源已经出现了数字模糊、文件内容缺失等现实问题，很多手写的纸质档案难以通过简单的复印扫描完成数字转换，需要投入大量的人力、物力和财力，为进一步加速推进档案资源数据化。有必要采取政府购买或外包的形式，引进专业团队对馆藏档案资源进行数字转换，为档案数据库建设提供必要档案信息支持。

（三）推进档案服务共享化

一方面，要充分认识到档案服务共享化的重要性和必要性，档案管理部门以及档案工作人员要树立为人民服务意识，充分利用档案信息管理系统的特点和优势，为社会公众提供网上预约、在线查档、异地查档、异地调档等功能，并不断地引进大数据、云计算等技术将相关业务向移动端拓展。同时，县级档案管理部门应与省、市档案管理部门联合对档案信息管理系统的相关功能进行然后拓展，进一步扩大档案信息资源服务覆盖范围，让数字化的档案信息资源得到充分有效。另一方面，要加强与政府相关单位的联系和互动，要结合当前地方经济社会发展的主要问题开展专题性档案信息研究，并为问题解决提供有针对性、有价值的档案信息，进一步提升档案信息资源的利用效率和共享效果。

三、数字化时代县级档案管理的保障措施

数字化时代背景下，县级档案管理部门在档案管理过程中，一方面，要完善档案管理制度。另一方面，要结合当前档案管理数字化建设的实际需要对档案信息资源给予足够重视。

总之，档案管理数字化建设需要以档案数字化作为基础，在档案管理数字化建设过程中既要对档案馆的纸质档案资源进行数字转换，也要与档案生成部门联系互动，要求档案生成部门将纸质档案替换成为电子档案，唯有如此，才能够不断地推进档案管理数字化建设，通过档案管理数字化建设，实现档案信息资源的合理开发和利用。

参考文献：

[1]吴皖娟.数字化时代档案管理信息化的建设路径[J].山西档案，2019，（02）：83-84.