高校教学秘书岗位定位与素质要求

任瑜艳

（广东培正学院人文学院 广东 广州 510830）

岗位定位是做好教学工作的前提和基础，教学秘书的岗位定位准确与否，影响着教学秘书工作的优劣和成败。由于很多高校工作者对教学秘书岗位认识不足，要求偏低，导致教学秘书也常常把自己定位在一个较低层次上，工作效率低，工作没有成效，自身价值也得不到发挥，工作积极性越来越低。本文希望通过准确定位高校教学秘书的岗位，进一步强化教学秘书的思想意识，使其能更好地在教学管理中发挥作用。

一、教学秘书的岗位定位

很多高校领导将教学秘书岗位定位为教辅岗，相对教师和中高层以上管理人员，教学秘书处于次要和基层的位置，其主要工作是根据学校的安排重复处理一些简单的事务性杂活。有些学校领导和教师甚至认为，教学秘书不需要专业技能，什么人都可以胜任。这种看法导致很多教学秘书自己也认为低人一等，不被重视，没有晋升的路径，因此工作积极性不高，影响工作的质量。可见，从理念上明确教学秘书的定位，找准教学秘书在整个学校中的位置，理顺教学秘书岗位的工作，成为目前要解决的问题。

（一）教学秘书是人才培养系统的重要组成部分

当代大学教育以素质教育和创新教育为主旋律，以促进人的自由全面发展为宗旨，强调锻造学生的实践能力，培养和训练全面素质，是全方位，多方式、立体化、综合性的开放式教育和系统工程[1]。在当代素质教育和创新教育理念下，人才培养模式已从传统的教师传授知识转为全面培养人发展的系统工程。人才培养模式的转变赋予了教育工作者更多的责任，教学秘书作为高校教学管理的主力军，应当在教育教学观念和人才培养模式发生转变时，充分发挥自己的作用。在传统观念中，教学主体是教师，人才培养模式转变后，参与人才培养的都是主体，每个参与者在人才培养系统中各司其职。与任课教师不同，教学秘书是通过管理为学生提供服务的，如安排日常教学工作、监督学生学业的完成情况等。虽然服务学生的方式不同，但都是为学生的学习、成才服务。因此教学秘书也是老师，与传统的老师一样履行教书育人的职责，是人才培养系统的重要组成部分。

（二）教学秘书是教学管理的桥梁纽带

教学管理是运用管理科学和教学论的原理与方法，充分发挥计划、组织、协调、控制等管理职能，对教学过程各要素加以统筹，使之有序运行，提高效能的过程[2]。参加教学管理的人员主要构成为校长、分管副校长、教务部门、教学督导组织、院长（系主任）、分管副院长（系副主任）、教研室、教学秘书。教学秘书作为教学管理系统的基层管理人员，不仅要在由教师、学生、分管领导、教务部门、其他行政部门、实验室、其他院系、学工处、校外基地等构成的错综复杂的教学系统中起协调作用，还要收集、整合教学管理涉及的各个方面的信息，反馈给相关人员，为相关人员提供意见。教学秘书可以说是桥梁和枢纽。相对学年制，学分制的人才培养方案弹性大，教学计划也越来越贴合学生个性，相应的教学管理也变得越来越复杂，对学生学业管理也转向目标管理。很多教师、家长和学生面对学业制度的转变都显得无所适从；为使学生接受并且尽快适应，教学秘书在其中发挥了重要的作用。教学秘书虽然是教学管理基层人员，在整个学业制度改革中不起眼，但教学秘书直接参与教学改革和教学管理的各个环节，全面了解改革前后教学运行工作的过程和结果，能为教师、家长和学生提供更全面、更有用的咨询和信息，为他们排忧解难，为他们的沟通搭建良好的平台。因此，在新形势教育教学改革下，教学秘书应当积极发挥作用。

（三）教学秘书在教学管理中起参谋作用

教学秘书的工作涉及教学运行系统的各个方面，接触的人员最多，掌握的信息最丰富，了解的情况最全面且最及时，教学秘书可以将自己收集的信息进行整合、分析，使之成为自己的宝贵的经验，为各方处理问题提供决策和参谋，为领导分忧解难，成为领导总体职能的有机补充。在策划新的教学活动，拟定新的教学规章、教学计划时，教学秘书可以用自己丰富的一线经验给予教学院长、各系主任实质性建议，帮助其更好地开展教学活动。教学秘书可以从学生及有关方面了解教师的教学情况，发现教师在教学方面的不足，及时向教师反馈；也可收集学生感兴趣、效果较好的教学方法进行推广。因此，教学秘书可以说是整个教学运行中不可多得的“智囊”。

二、教学秘书岗位要求

教学秘书要具备较强的职业知识技能和思想意识，在教学工作中发挥更大的作用。

（一）具备较强的业务知识和工作技能

1.具备较强的管理业务知识和工作能力

教育改革要求教学秘书不是勤杂工，而是教学管理者，教学秘书应掌握管理方面的专业知识和工作技能。教学秘书作为院系教学管理一线人员，应具备组织、策划和统筹能力，决策、执行和预见能力，沟通、协调和表达能力及研究创新能力。教学发展趋势的评估预测、各部门工作的协调、教学信息的流通、教学活动的开展、教师课程的管理，学生活动的举办，教学计划的执行，培养方案的实施，等等，这些日常的教学活动都需要教学秘书来安排，一些突发的教学事故都是秘书马上处理。如果教学秘书没有专业的管理能力，面对这些复杂的教学活动，将无所适从，容易手忙脚乱。因此，教学秘书要不断加强、提升自身管理业务知识和工作技能水平。

2.具备较强的档案整合能力

教学秘书最基本的工作之一是管理教学档案。教学档案的管理不仅是对教育教学资料的收集，还是对各种教学材料的系统归纳、整理、存档，使之成为有价值的资料。教学秘书每天上传下达教务处和其他部门的工作任务，收集、整理本部门教师、学生的各种信息。对海量的教学档案信息，如果不及时整合，分门别类归档，将会越积越多，越积越乱。这就要求教学秘书具备较强的档案整合能力，成为教学档案信息处理加工的中枢，能够有效提取、总结，并且准确地传达档案中的信息。因此，教学秘书要在日常工作中强化自身的档案管理能力。

3.具备较强的计算机应用处理能力

随着现代信息技术的发展，大部分高校教务管理工作已经采用信息化，教务管理系统越来越规范化，倡导办公无纸化，日常的各种报表、通知、调停课、选课、排课、考勤、教材征订等都在线上进行，教学管理大数据将在各大高校广泛运用。因此，教学秘书要掌握新技术，熟悉各类办公软件和教务管理系统的操作，学会利用各种先进的计算机技术手段，提高教学管理的规范性，从而提高工作效率。

（二）提高思想意识

1.树立主体意识

虽然很多学校将教学秘书定位为辅助岗位，但身为教学秘书，要树立主体意识，掌握主动权。教学秘书工作在教学最前线，是教学管理的枢纽，其岗位至关重要。教学秘书是教学管理系统中的一员，是管理者，不是办事员，要主动工作，经常动脑，想办法把教学工作做得更好。教学秘书应当主动解决教学相关问题，跟进问题，在适当的时候提醒和建议领导处理具体教学工作，并及时跟进学院的相关教学工作，做好督促工作。教学秘书只有先树立起主体意识，才会主动思考解决问题，研究教学内容，主动做与教学相关的事，才能使自己在人才培养系统中发挥更大的作用。

2.树立服务意识

服务意识是高校教学秘书工作的根本思想意识，教学秘书只有全心全意为学生，为教师，为教学服务，才能实现教与学的职责，才能达到教学管理的目标。因此，教学秘书要树立全方面、全方位、自觉的服务的思想意识，这是教学秘书专业素质要求的。教学秘书工作烦琐，既要要制定好学院各学期教学计划，出台各项教学管理措施，又要当好领导参谋和助手，及时提供教学工作所需的材料；既要为教师授课和学生学习提供支持与帮助，又要将教师和学生的反馈信息及时上报。有时会遇到很难管理的教师和学生，工作中难免会产生厌烦情绪，与人发生冲突，受委屈；但教学秘书是为各方面提供服务的，服务过程中的矛盾是不可避免的。因此，教学秘书要保持良好的心态，及时自我调整。作为教学秘书，服务意识是必不可少的。

3.树立创新意识

在教学管理方面，积极学习先进的教育管理理论，在前辈实践经验基础上有所创新，努力提高自己的教学管理水平。要成为一名出色的教务工作者，不仅要学习前人的知识，积累经验，还要积极适应新形势、新时代的发展要求，结合具体实际，采用新技术、新方法，敢于创新，把教务工作做得更好。教学秘书更多时候是依照既有的培养方案、教学计划和安排开展、落实工作，在此过程中，应该根据实际情况，不断完善、优化既有的设计、安排，敢于在前人基础上进行创新，以推动教学工作的发展。在设计教学培养方案的时候，要顺应时代发展和国家人才战略需求，以及高等教育发展趋势；在开展教学工作时，一定要有创新性。

三、结语

当代教育理念的转变，赋予了教学秘书更多的职责。教学秘书不是勤杂工，不是被动的任务执行者，他们是人才培养的重要组成部分，是人才培养的主体之一；他们是教学管理的桥梁枢纽，在学院与学校教务部门、教师与学生、院系领导与教师之间发挥着桥梁作用：及时传达教务部门和院系领导的要求和任务，反馈教师、学生对教学安排的意见；在教学管理中起重要的参谋作用，为领导、为教学管理建言献策。为了适应全方位、较为繁杂的工作任务，教学秘书还需要提高自身管理知识和专业技能，树立正确的思想意识，这样才能成为优秀的教学管理者，更好地服务于教学管理，实现个人价值。