高校二级学院科研秘书岗位服务及改进措施研究

徐 军

（西南交通大学信息科学与技术学院 四川 成都 611756）

在高校的科研管理工作中，二级学院的科研管理工作逐步成为高校和学院科研管理工作的重点。二级学院的科研秘书则承担着承上启下的桥梁和纽带的作用，肩负着与学校科研主管部门（科研院）、保密办、军工办、计财处等有关部门的联系工作，既要负责学院日常科研工作的有序进行，还要为学院科研师生提供科研辅助工作，在整个学校的科研管理链中有着不可小觑的作用。

一、科研秘书的岗位职责和内容特点

1.院系与科研管理部门的信息沟通

负责学校科研主管部门、二级学院院领导和本院教师之间相关科研信息的交流和传递工作，及时将科研主管部门和院领导的要求传递给本院教师和学生，按要求及时向科研院提供和反馈各种文字材料和数据信息，配合学校科研主管部门和学院做好科研管理工作。

2.科研项目申报管理、在研项目的过程管理

组织学院教师申报各类科研项目，如国家自然科学基金、省部级项目、市级科技计划项目等，组织举办二级学院每年一度的国家自然科学基金项目申报动员、辅导和培训会；协助完成对教师承担的科研项目进行的各种检查（如中期检查、项目进展情况检查、年度考核、项目结题和科研交流等），在横向合同审批、项目建卡立项、结题结账、经费外拨、预算调整等业务上，避免师生来回跑，并以全流程“无纸化”“零跑腿”“零接触”，为教师提供高效、安全、便利的服务和保障，为教师提供与之相关的各种服务工作。

3.对学院教师科研工作的量化管理

科研工作量的考核，是教师年终考核的重要内容之一，统计本学院教师科研项目情况，包括项目级别、项目经费，专著发表情况，论文发表情况，包括期刊级别、影响因子；专利获批情况，教师参加学术交流情况等，核实教师提交的纷繁复杂的数据，并对各类数据进行量化统计和折算，为学院科研工作的量化考核提供准确的数据，做到公平公正地维护教师的利益，保护教师的科研积极性。

4.为上级部门筛选、推荐各类专家

根据学院教师的研究方向和研究水平，为相关管理部门筛选、组织推荐学院教师申报国家级、省部级和市级专家资格，为教师开拓科研视野、扩大对外交流提供平台。

5.管理科研实验室，参与指导学生参加学科竞赛

协助组织学院科研教师接纳本科学生参加在研的科研项目，依托在研项目，指导学生参加各类学科竞赛，既提高学生科研、创新和创业能力，又能通过竞赛获奖，扩大学校的知名度。

6.学院科研情况的收集和宣传

收集学院科研团队、重点科研项目、重要科研场所、科研过程和科研成果的数据、图片、影像资料，制作学院科研情况的多媒体宣传资料，扩大对外宣传，实时更新学院科研网页的内容，提高学院的科研影响力和竞争力。

7.营造学院的科学研究氛围

组织青年教师参加各类项目申报活动，邀请专家为青年教师举办科研项目申报经验交流会，引导青年教师积极参与科研活动，提高青年教师的科研水平，激发青年教师的科研热情，在学院内部营造良好的科研氛围。

8.建立学院科研数据档案

做好学院科研档案数据的管理工作。对近5年、10年、甚至20年的科研数据进行收集、统计，建立数据库，如科研项目获批、科研经费、科研项目获奖、科研论文发表以及各类各此次科研团队和科研人才情况等数据，可以生成各种类型的图表，为学院领导进行科学决策和科研工作安排提供客观、有效的数据支持。

二、科研秘书的基本素养和要求

学院科研秘书是学校科研管理体系的基层单元，是学校和学院科研管理工作中不可或缺的岗位。科研秘书的工作既有专业性，又比较烦琐；既要做好管理，又要做好服务；既要做好“上情下达”和“下情上达”，又要处理各种突发状况。一名合格的科研秘书，必须具备一定工作素养、职业道德修养和强烈的服务意识。

1.良好的职业道德修养和正确的价值观

要为人正直，工作勤奋、积极主动、认真细致。要有较强的责任心，能够廉洁自律，还要热情、严谨。高校科研秘书应具备正确的价值观和良好的职业道德修养，提高政治觉悟，加强思想道德建设，坚持正确的世界观、价值观和人生观，做到爱岗敬业，以严谨的工作作风和扎实的专业技能完成科研管理的各项工作，保持与本院教师就各类科研信息进行有效的沟通，形成良好通畅的沟通氛围，还要为学院领导决策提供各类数据及资料，做好领导的参谋和助手[1]。

2.良好的服务意识

科研秘书工作兼有管理与服务双重特性，但本质属性是服务，其主要工作职能是为学院教师提供优质服务，包括为学校有关职能部门提供服务，为学院主管科研工作的领导提供服务，为学院科研人员提供服务。科研秘书要热爱本职工作，将服务意识贯穿工作始终，树立“服务第一”的宗旨；将科研人员的需求放在首位，积极主动为科研人员提供良好的科研氛围，特别是首次参与科研的青年教师和研究生没有参与科研项目的经验，这时就需要科研秘书为他们进行耐心详细的讲解，热心地回答学生提出的问题，鼓励他们积极参与申报项目和项目研究，以贴心的服务赢得师生的信任。

3.良好的办公软件和科研管理平台的使用技能

熟练掌握办公软件和科研管理平台的使用技能，是做好科研管理工作的基础，也是科研秘书必备的工作能力。现在，基本上所有高校都配备了自己的科研管理平台，科研秘书首先自己要熟练掌握科研管理平台的使用技能，及时处理各种业务，还要及时指导教师正确使用科研管理平台，协助他们处理系统使用中遇到的各种问题，确保科研管理平台所有功能正常发挥，所有科研信息能准确无误地收录。

4.不断学习和自我提升的能力

在科研管理实践过程中，要不断总结和学习，努力提升管理水平和业务能力，熟悉学院教师涉及的学科领域的相关知识、发展水平和国内外研究动态，不断充实相关专业知识，学习先进管理经验和先进理念，研究科研管理的新理念、新方法，使自己成为有丰富经验的高水平管理人才。同时，积极参加与校内和校外兄弟院校之间科研秘书的工作交流，互相学习，取长补短，开阔眼界，拓展思路，不断了解和掌握科研管理的新特点和新趋势，探索科研管理的新方法。

5.严格的保密意识

高等院校在科学研究方面具有独特的优势，是军工项目科研的重要力量。在科研过程中，高校承担了大量的军工项目，也取得了大量科研成果，高校科研保密工作的成果直接关系到国家安全、社会稳定。科研秘书在工作中，除了自己要做到加强保密意识，严守保密纪律，严格按照保密规程办理各项涉密事宜，还要督促学院涉密的课题组和涉密教师做好保密工作，按时、认真完成保密检查，定期走访和检查学院范围内重点部位，加强对涉密人员、涉密项目和涉密设备的监督管理，认真督察涉密科研课题组完成自查材料，要积极采取多项防范措施，确保了国家秘密的安全。

6.良好的协调沟通能力和团队合作的意识

科研秘书的工作内容之一就是为管理部门提供专业服务；因此，科研秘书必须具备组织协调能力、综合分析能力和灵活应变能力，在工作中及时发现、处理各种问题，协调好各个领导部门与院系科研人员之间的关系。建立与科研人员的良好沟通，努力创造团结协作的工作氛围，充分调动科研人员的工作积极性，创建良好的科研氛围，使科研人员能全身心地投入科学研究。

三、工作中遇到的主要问题

在科研管理工作中，对于学院的科研工作，学校都制定了相当详细具体文件，但是在实际操作过程中，时常会有出现一些应急的、突发性的事务，在执行过程会出现很多问题。而科研秘书在学校和学院双重管理下，往往责任不明确，教师不理解，领导不重视，导致问题没有解决而降低工作效率[2]，科研秘书在工作中经常遇到的问题有以下几点：

1.科研秘书身兼多职，造成时间、精力不够

在开展工作过程中，常常会有归口管理部门或教师来电来访，或接到上级部门新的工作，或咨询教学科研相关事宜，面对各种干扰，教学科研秘书需不急不躁，耐心处理来电或接待来访人员后，根据情况重新调整思路，重要的事情立即汇报或处理，一般性事务纳入任务清单。回顾记录一天所完成的主要工作，并查阅学校相关通知，及时补充下一阶段工作清单。做到主次分明，统筹安排，杂而有序，忙而不乱，努力达到工作效率最优化。很多单位，科研秘书除了需要完成自己的本职工作以外，往往还承担着其他工作，比如学院的资料室管理工作和保密领导小组的保密相关工作，不仅工作量大，工作内容也很烦琐，只能疲于应付，没有多余的时间和精力去提升自己，进行科研管理的创新。申报各类各级项目、上报相关数据，往往都是有时间节点的，大量科研项目的审核工作和资料提交工作必须在短时间内完成，任务重，压力大。

2.部分教师对科研秘书的工作不理解、不配合

部分教师对科研秘书的工作不理解、不配合，对需要提交的教师各类汇总表格充耳不闻，对需要上报的材料不能及时上交，增加了科研秘书的工作难度。部分项目负责人由于对自己的提交的材料不放心，经常反复修改，致使整个学院的材料不能按时提交。部分教师不按要求通过规定渠道提交材料，越级提交项目材料，导致学院材料不齐，项目申报统计数据与实际不符，主管部门不受理，给学院的项目申报工作带来麻烦，并影响学校对学院科研工作的年终考核。

3.二级学院科研秘书的工作没有得到充分重视

在学校和学院的科研工作中，有一种错误的观点：科研人员的工作最重要，科研秘书只是打打字、发发通知，也就是一个普通文秘，科研秘书没专业知识和业务素养也可以，以至可有可无。没有充分认识到科研秘书这一角色的重要性，甚至有一些科研秘书对自己的工作也没有正确的认识。科研秘书工作繁杂，但由于是为学院、教师提供服务的工作，因此往往没有特别突出的成绩和标志性的成果，使其在年终的绩效考核和职称晋升中很难得到机会。相关主管部门没有根据科研秘书工作特点，出台有针对性的考核、奖励和晋升政策，严重影响了科研秘书工作的积极性。

四、改进措施

1.设立专职科研秘书岗位

二级学院应该设立专职科研秘书岗位，明确岗位内容和责任制，指定年终考核标准，让科研秘书工作有目标。学校人事部门，应该根据科研秘书工作内容的具体特点，制定科研秘书职级晋升的基本条件、业绩条件，解决科研秘书晋升难的问题，使科研秘书事业有奔头，未来有希望。

2.领导要重视、支持科研秘书工作

二级学院领导要支持科研秘书的工作，督促教师要配合科研秘书的工作，将教师执行科研管理环节所布置的各项任务的完成度，纳入教师的考核内容，学校科研主管部门要定期检查科研秘书的工作，对工作表现突出的人员，在校内做出表彰，提高科研秘书的工作积极性。

3.建立二级学院科研数据库

通过建立具有二级学院特色的科研数据库，实时地将教师的各类科研数据信息录入其中，可以根据不同需要，随时生成各类数据，为学科评估、重大项目申报、教师职称评审、教师年终业务考核以及院领导科学决策提供数据支撑。

五、结语

随着高等院校科学研究的重要性越来越显著，科研秘书在整个科研管理链中发挥的作用日益突出，科研秘书对自己要有正确的定位。在科研管理工作中提高服务意识，不计得失，要有甘为人梯、甘做“嫁衣”的奉献精神，加强管理与创新能力的培养、专业素质和能力的提升，努力提供一流科研服务，为学院的科研发展、学校的科研进展乃至国家的科研腾飞做出自己应有的贡献。相关部门也需重视科研秘书的培训和管理工作，有目的地进行队伍建设，在科研管理中应适当引进激励机制，对那些工作认真负责、科研管理水平高、工作能力突出的科研秘书给予关心和鼓励，在提升职级等方面予以支持，建设一支职业素养好、业务能力强、综合素质高的科研管理队伍，为高校科研管理水平的稳步提高提供保障[3]。