档案管理系统与OA系统无缝对接研究

文/中山大学附属第一医院 余志群；水利部珠江水利委员会综合技术中心 潘怡彤

随着现代信息技术的发展，办公自动化模式的不断普及应用，电子文件产生的数量逐年剧增，成为档案资源的重要组成部分。从OA系统中产生的电子文件，在业务活动中流转办结后，经过采集、整理、归档后形成电子档案，保存在档案管理系统中，最终持续长远地发挥价值作用。电子文件的天然形成过程决定了我们必须正视档案管理系统与OA系统存在的必然联系。

一、档案管理系统与OA系统的三种关系模式

（一）档案管理系统与OA系统两者互为独立。电子文件在OA系统中流转完毕后，通过人工手动二次录入到档案管理系统，并采用“双套制”管理，把电子文件打印成纸质版一并归档。这种模式存在的问题：一是在二次录入档案管理系统时，文件批示文字、批示时间、数字签名等形成的报表文件或者网页文件容易丢失，破坏文件的原始性和完整性；二是“双套制”管理要求同一内容的文件，尽管载体形式不同，也必须同时归档和保存两个版本，不仅导致大量人力、财力和物力的浪费，还限制了电子文件、档案管理的发展。

（二）将档案管理功能内嵌到OA系统当中，在OA系统中实现电子文件的归档、保存。这种归档模式存在着明显的不足和局限性，一方面无法做到统一管理文书档案与其他各类档案，利用不便利，缺乏实用性；另一方面将档案管理模块嵌入，OA系统中，容易增加OA系统运转负担，更会导致文件形成部门与档案部门权责混乱的管理问题。

（三）实现档案管理系统与OA系统的无缝对接。使OA系统中流转办结后的电子文件，能够实时快捷地将原文和相关的背景元数据，按照档案管理的标准要求，完整地批量通过接口程序传输到档案管理系统当中。档案部门可以在电子文件的前端去控制和把握质量，全过程不间断地监控，做到全程管理、超前控制；做到在线、实时、批量归档，达到文档一体化管理的效果。

二、档案管理系统与OA系统无缝对接的现实需要

（一）提升电子文件归档工作的效率。无缝对接档案管理系统与OA系统，能够落实“随办结、随归档”的机制，可以在线、实时和批量归档，这样不仅减轻了文秘人员的工作量，提高归档的积极性，也把档案管理人员从繁琐的著录工作中解放出来，把工作重心转移到档案信息的开发利用上。

（二）共享系统之间的信息资源。档案管理系统与OA系统无缝对接后，从而可以在OA系统中流转完成后及时地归档电子文件到档案管理系统，最大限度地为单位以及个人提供档案信息资源整合和开发利用，进一步实现各职能部门数据资源的互享互用，有效解决信息孤岛的问题。

（三）保证电子文件的真实性和安全性。OA系统中产生的电子文件既包括了正文和附件，也包括了批示文字、数字签名、元数据、文件版本、日志文件等报表文件或者网页文件。前文模式中把电子文件打印成纸质文件归档，但是由于在电子文件的办理过程中会对底稿进行多次修改，而纸质文件无法体现修改痕迹，所以电子文件本身的凭证价值会随之减弱甚至消失。另一方面，OA系统长期保留电子文件，不能将电子文件即时归档，大大加剧了OA系统的内存容量压力和信息数据资源安全风险。只有实现系统对接，对办理完毕的电子文件及时进行归档，才能确保电子文件及其元数据等背景信息能够及时、完整地得以固化和保存，才能确保电子档案的真实性、完整性、安全性，才能更好地发挥电子档案的凭证价值和情报价值。

（四）推动实现文档一体化的管理进程。根据文件生命周期理论，电子文件和电子档案从本质上讲是同一内容和统一的连续体，是同一事物在不同发展阶段的不同状态。实现文档管理一体化是文书、档案工作的发展趋势。根据前端控制思想，为有效地管理电子文件与电子档案，必须在文件形成之前对整个过程给予通盘规划，尽可能将文件管理系统设计文件在电子文件生命周期各个阶段的管理标准融入应用中，从而做到在前端控制和全过程管理电子文件。实现文档一体化管理正是跟进符合信息时代的电子文档、电子档案管理方式转变的新趋势。而档案管理系统与OA系统无缝对接是推动文档一体化进程不可或缺的举措。因此，做好系统对接与档案管理的前置介入，在文件材料形成的同时，加强与文书处理及业务部门的交流与沟通，确保从电子文件的形成、归档、利用等流转环节都在统一监督指导下按照规章制度有序进行，具有很重要的意义。

（五）适应知识经济时代，顺应知识管理的发展。OA系统中的办公信息和档案管理系统中的档案信息资源都是重要的信息资产，如果这些信息能够实现资源共享，就可以实现信息资源整体价值最大化。在档案管理系统与OA系统无缝对接的基础上，结合知识管理的理念、手段和方法，借助现代信息技术，深入挖掘企业信息资源中蕴含的有用知识单元，同时在组织内实现开放共享，让档案信息真正活起来、用起来，为提高企业的核心竞争力服务。

三、档案管理系统与OA系统无缝对接的两种方式

要实现档案管理系统与OA系统的无缝对接，亟须开发一个接口，连接档案管理系统和OA系统，既准确完整又快捷高效地将OA系统中的数据传输到档案管理系统，最大限度地保证电子文件在传输过程当中可读性不会受到影响。

（一）“WebService”方式。WebServices是基于网络的、分布式的、遵守具体技术规范的组件，这些规范让WebServices能与OA系统、档案管理系统兼容的组件进行互操作。所谓“WebService”方式，是指OA系统通过WebService接口读取电子文件在OA系统中的ID，并根据这个ID获取并打包封装电子文件的全部数据信息，形成“数据转换包”文件，然后通过使用XML+WebService的接口服务程序，按事先设定的规则将获得的数据包输送到档案管理系统中。

（二）“中间数据库”方式。“中间数据库”方式，就是在档案管理系统数据库和OA系统数据库之间建立包括XML数据包和关系型数据库的中间库，该中间库相当于临时的物理位置，用以解析归档数据包，检验其是否符合档案管理系统的接收要求，并将符合归档要求的电子档案数据写入档案管理系统数据。先提取了OA系统数据库中的源数据，将两个系统表的字段关系对应和确定好，然后把OA系统中的电子文件目录信息和全文数据推送到中间数据库中，档案管理人员再利用权限提取中间数据库中的数据，最后归入档案信息系统中。在运行中间接口程序的同时，需要注意OA系统数据库的电子目录和电子全文存在的相互关联，通过事先设置好的FTP服务器文件存放路径，将电子全文上传并与电子目录对应起来。

无论使用“WebService”方式还是“中间数据库”方式，要实现档案管理系统与OA系统的无缝对接都必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。通过将OA系统里的权限表复制到档案管理系统里，实现用户登录名、用户中文名和用户组织机构同步。OA用户可凭借当前账户直接登录档案管理系统，无须再次输入用户名和口令。同时做好字段（题名、文号、年度、责任者、保管期限等）的对应工作，使得从OA系统推送过来的电子文件能够自动区分不同的档案类型，将电子数据接入档案管理系统设置好的数据项位置当中，真正实现文档管理一体化。如所有办公室形成的公文及其产生过程中的背景信息等有关数据项共同存放于文书类档案及其相应的位置上，而财务处形成的各类报表、凭证、财务报告等文件则存放在财务类档案及其相应的位置上。

四、实现档案管理系统与OA系统无缝对接的保障措施

（一）完善体制机制，优化顶层设计。档案管理系统和OA系统无缝对接的实现，必须打破现有文档分开管理体制，逐步完善档案工作体制机制，做好顶层设计，合理规划各行政机关各职能部门各层关系，从源头抓起，把规划、标准统一起来，真正将文件和档案统一管理，促进文档一体化管理落地实施、见效见质。

（二）统一标准规范，打通对接通道。档案管理系统和OA系统所建立的模块组织框架差异较大，OA系统涉及的业务部门与档案管理部门在制订电子文件管理的相关标准时，从自身的管理思维和角度出发，造成同一管理内容的标准之间没有协同性和衔接性，甚至存在相互矛盾、对立现象和管理的空白。档案管理系统与OA系统无缝对接通道打通的首要任务，就是建立统一的业务标准，明晰电子文件的形成流转、办结归档、著录编目、提供利用的流程环节，采用统一的处理格式和行为要求规范。解决电子文件分段管理的弊端，建立标准规范的衔接与协同便显得刻不容缓。

（三）加强权限管理，提高安全性能。明确电子文件生成和流转部门的职能模块分工和相关负责人的职责要求，根据不同的部门角色赋予不同等级的访问读写权限。赋予档案部门具备跟踪电子文件形成、发布、归档全过程的权限，以实现对电子文件形成、归档全过程的监控，使文档管理有据可查，提高电子文档的安全系数。采用先进的信息技术，如攻击检测技术、数据恢复技术等，配置防火墙认证安防系统，保证归档电子文件在向档案管理系统传输过程中不会丢失或被非法篡改。

（四）培养复合人才，提高综合素质。档案管理系统与OA系统的无缝对接是一项技术含量高、实现难度大的工作，对档案管理人员的素质要求更高。但从实际情况来看，当前的档案专业人才教育，在信息化技术等复合型综合素质教育的培养方面不足，档案管理人员的信息技术知识的应用能力无法适应系统对接的管理技术要求。因此必须特别重视复合型人才的培养，加强档案管理知识和技能的学习，既要熟悉档案管理业务，还要精通办公自动化信息技术，适应档案管理新要求。一方面可以对在职档案管理员进行各种形式的再教育，另一方面引入多方面的专业人才，充实档案干部队伍，建立一支适应信息时代的复合型多层次专业档案管理人才队伍，以适应档案管理现代化的需要。

五、结语

随着社会的进步和科技的发展，现代化管理和信息化运营模式普及应用，OA系统已成为整个组织内部信息化的核心，形成了大量具有保存价值和归档必要的文件。传统的档案管理系统与OA系统关系，已经无法适应时代发展需要，实现档案管理系统与OA系统无缝对接具有迫切的现实意义。这是进一步提高办公自动化水平，突破一直以来文件、档案分工与合作管理困境的重要步骤，真正实现文件、档案信息资源共享，最终实现单位文档管理一体化。