高校图书馆图书业务外包的经验与反思

文/唐山学院图书馆 杨焕敏

高校图书馆图书业务外包减轻了图书馆员的工作量，提高了工作效率，缩短了新书上架周期，节省了人力资源。但图书业务外包也存在不足，例如MARC数据质量较差、书标连环贴错等问题。因此图书业务外包后，高校图书馆仍然需要控制好图书采、分、编各个环节。笔者对多年的图书业务外包积累了一定的工作经验，以期与同行分享交流。

一、图书业务外包积累的经验

为了充分发挥图书业务外包的长处避免其短处，必须从源头上抓起，严格控制好每个工作环节。图书馆采编部必须做好以下工作：图书的采访；MARC数据的检验；图书到馆验收。三个环节互相关联密不可分。

（一）图书的采访环节。要保证高校图书馆采购图书的质量，必须从图书的采访环节控制好。首先，图书馆采编部做好对书商的调查工作，了解书商的综合实力和信誉度，邀请规模大、实力强、信誉度好的图书公司来投标，通过招标来确定书商；其次，图书馆采编部要做好图书采选工作。全面查重避免购买重书，可使图书馆的有限经费得到有效利用。如果是现场选书，书商会把采选的图书汇总成一个Excel文件发给图书馆采编部，采编部会仔细审核书单，用排除法排除不选的书目，再次查重后返给书商；如果是勾选书单，先用排除法初选书单，从分类、主题、提要、页数等多个角度排除不选的书单；初选后还要精选书单，根据书名、提要、出版社等信息仔细筛选适合本馆馆藏的书目。从源头上严格控制选书是保证图书后续工作顺利进行的关键；最后，与中标的书商要保持密切联系。要求书商派人到馆内联系，送给他们加工的样书和加工著录细则，并了解其分编人员的业务水平。

（二）机读目录(MARC)数据的检验环节。图书馆员把确定购买的图书书目装入图书馆图书集成管理系统的套录库，目的是检验到馆的图书是否是本馆订购。然后要求书商把MARC数据发过来两批，检验一下著录格式及本馆的特殊要求是否符合，把不符合要求的地方告知书商统一修改。图书馆员对MARC数据查重后分批装入图书集成管理系统，书商负责添加种次号。加种次号有两种方式：一是图书馆要求网络中心给书商开通VPN账户，直接远程添加种次号；二是书商到馆里来添加种次号。我馆采用的是后一种方式，便于沟通协调。

书商提供的MARC数据是从国家图书馆或CALIS上购买套录下来的数据，不能套录的MARC数据他们自己编目，书商的编目员大都不是图书馆专业，只是经过短期培训上岗，往往追求编目数量而忽略质量，所以在MARC数据质量上需要图书馆员严格把关。MARC数据检查需要注意以下几点：

1.对著录格式的检验。（1）没有字段名称，这样的字段要删除，例如090字段、096字段、908字段等；（2）100字段的出版时间与210字段的出版时间有关联。例如，100字段的出版时间类型是“e”，表示再版图书，则“出版年1”写再版的出版年，“出版年2”写原著的出版年，同时210字段$d的“出版年”与100字段的“出版年1”一致；（3）200字段的$f、$g子字段与7字段要对应，例如，200字段的$f注册会计师全国统一考试辅导教材编委会编著，$g杨波主编，则7字段要对应著录为：702$a杨波主编，711$a注册会计师全国统一考试辅导教材编委会编著；（4）205字段，著录时没有“第”字。例如“第3版”，著录时应该写成205$a3版。

2.对分类的检验。（1）种次号为1的记录，一定要查分类法核实分类号。因为种次号为1有两种可能：一是这种书确实是本馆该分类号的第一种书；二是此书分类号错误，需要图书馆员重新分类给号，生成新的种次号。例如，MARC记录《0元机票的秘密》的分类号是F563.338，生成的种次号是1，查阅第5版《中国图书馆分类法》，正确的分类号是F563.386，再生成新的种次号；（2）690字段的$v4和$v5分类号可能不同。2011年已经使用第5版《中国图书馆分类法》。读者特殊需求的图书有的出版时间早，书商套录的数据是按第4版《中国图书馆分类法》分的类，而现在用的是第5版，分类号可能不同，需要修改分类号。比如2010年出版的《玉石收藏》这本书分类号是G894，而现在按照第5版分类号应改为G262.4；（3）690$a和905$d可以保持一致。有的书可以分到不同的类目下，690$a可以重复，体现不同的分类号。但是在实践工作中，各馆可根据本馆的馆藏结构和学校的专业设置情况，选取一个最适合的分类号。这时690$a和905$d可以保持一致。

3.对价格和典藏的检验。对记录中的010$d价格和典藏的检验，可以借助软件核查典藏地和图书类型，提取MARC记录中价格及典藏的相关字段，例如690a，905d，985b，985d，985x，借助软件把书目的iso文件转化成Excel文件，然后进行010$d和典藏价格的比对，不相同的则是需要核实的价格。对Excel文件中的“图书类型”字段排序，可以很容易查找出典藏错误的记录。

（三）图书到馆验收环节。图书到馆验收环节包括图书验收及电子标签注册验收。

1.图书验收。图书到馆后按批次先后进行验收，每批作为一个验收单位。书商拆包后按清单点数、上架，再由图书馆员进行全面检验。实践证明：抽检可能会漏掉各种错，比如书标连环贴错等。全面检查无误后由书商按类分开，清点种数和册数，与图书馆员统计的种数、册数核对相符后，书商开始电子标签注册。验收时主要检查以下几项：按照每包内的清单核对书名、价格、条码号、出版时间、书标，只要图书上的信息跟清单不一致，就要在清单上标注改好，同时修改图书系统里的MARC数据。验收时发现的错误主要有：MARC记录中书名漏字或错字，价格错误，条码号多写或漏写，书名页上忘写复本数，书标连环贴错等。同时要求书商修改好电子图书清单，以便最后书商打印出全部的准确无误的图书清单交给图书馆存档。

2.电子标签注册验收。检验书商的电子标签注册数量也是保障图书验收质量的重要一环。把图书按类进行注册，全部注册完后由图书馆员核对注册总册数。由于书商主要追求速度，经常出现漏注的情况。这时需要从注册系统里导出数据，与原来的分类统计表核实，锁定不相符的类，再根据该类条码号的断号缩小范围，最后找出漏注的图书注册好。

经过多道工序多个环节的核实检验，确保图书的加工、分类、著录、典藏、注册的准确无误，既实现了图书外包的高效率，又保障了图书加工等各个环节的质量。

二、对图书业务外包的反思

（一）及时和书商沟通。首先，每个图书馆都可能有不同于其他馆的加工著录要求，必须要求书商在图书中标后派人到馆内联系，告知他们加工著录的特殊要求和要注意的细节，送给他们加工的样书和著录细则。要求书商有相对固定的人员加工著录不能经常换人；其次，书商负责著录的员工必须具有上岗资格证，按规范著录，尤其是书商最初发过来的几批MARC数据，图书馆员一定及时把其中的错误和特定要求反馈给书商著录人员，让他们批量修改且避免以后再次出现此类错误；最后，添加种次号人员必须懂点分类和著录，最好是参与过编目的员工，能够对分类和著录中有需要修改的地方及时进行改正。

（二）经常进行业务交流和培训。图书业务外包客观上带来的一个影响是：由于长期不亲自从事编目业务，图书馆员的编目业务水平逐渐下降，导致整个图书馆的MARC数据质量把关不严，长期下去会导致图书馆的MARC数据整体质量下降，影响到将来图书馆MARC数据的交换和共享，关系到图书馆的长远发展。因此，要加强MARC数据的审核和管理，定期进行图书馆内的业务学习，相互交流工作经验和技巧；也可以派人参加馆外培训，回到图书馆进行全馆培训，提高图书馆员的整体业务水平。

（三）严格控制图书验收环节。图书验收环节涉及面广，要核实题名、责任者、出版社、价格、书标、单册、条码号、复本数，几乎面面俱到，一环扣一环。实践证明，稍有疏忽就可能出现错误，所以严谨认真、面面俱到是必要的，每个环节干的时间长了都会总结出一套相对简单的小技巧，比如，书商的图书清单是根据图书馆图书集成管理系统里导出的数据打印的，但在实际加工图书过程中，可能因为图书毁损复本不足、或临时有需要增加复本数的，所以图书到馆后，图书馆员会根据书商给的图书清单再一次与图书馆图书集成管理系统核实，这时可根据该系统的检索页面，按批次检索出要核实的数据，直接在检索页面上与图书清单核实即可，个别需要特殊处理的才需打开记录核实修改，省实省力。

三、结语

图书业务外包提高了工作效率，降低了图书馆员的工作量，缓解了因为逐年递增的购书经费带来的工作压力，但图书馆员必须改变图书业务外包完全依赖书商的思想。高校图书馆图书业务外包是大势所趋，只要我们充分发挥它的优势，避免它带来的劣势，图书业务外包会得到不断完善和发展。