高校科研档案三级管理模式应用研究

文/三明学院 郭蓉

科学技术作为重要的生产力，在推动经济社会高质量发展方面发挥着举足轻重的作用。近年来，国家在加大科研工作支持的同时，也在不断加强科研信息的规范化、标准化管理，这其中的重要体现就是科研档案管理工作开展的逐步规范。2020年10月，国家档案局、科技部公布《科学技术研究档案管理规定》，对科研档案的定义和科研档案管理的职责进一步加以明确，并对科研档案管理的流程进行了优化。

一、高校科研档案三级管理模式概述

2021年1月1日施行的《档案法》中明确规定，档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用，这为实施档案分级管理提供了相应的法律指引。高校科研档案三级管理模式是将科研档案的管理责任、管理权限按照院校、二级学院（部门）、科研工作者三个层级进行逐级划分，进而在现实中开展不同层级，各司其职、相互协作的档案管理工作。首先，院校根据《档案法》《高等学校教学文件材料归档范围》《高等学校档案管理办法》《科学技术研究档案管理规定》等相关法律法规，设立专门的档案馆或档案室，负责制定院校整体的科研档案管理工作制度，对科研档案三级管理的具体实施方法、内容、标准，以及二级学院（部门）分管的档案管理职责进行明确，并协调二级学院（部门）间开展协同性的科研档案管理工作。其次，二级学院（部门）主要根据院校档案馆或者档案室明确的档案管理权限和职责，开展学院内、部门内的科研档案信息搜集、整理、汇总、上报、备案等工作，并对科研工作者应当承担的档案管理职责以及相应的权限进行明确和指导，使档案管理工作能够循序渐进地开展。最后，科研工作者按照院校和所在的二级学院（部门）关于科研档案管理的相关要求，对个人的科研档案信息进行规范化、标准化的填报、归档、更新，使科研档案信息不断完善。基于自上而下的高校科研档案三级管理模式，具有管理标准统一，管理行为协同紧密，管理目标明确、可执行的优势，是对传统档案管理模式进行的优化和创新。

二、高校科研档案三级管理模式应用中面临的挑战

（一）分级管理标准不明确。目前，关于科研档案分级管理的相关内容散见于《档案法》等相关法律法规中，并没有明确的分级档案管理标准，这无疑增加了高校在科研档案分级管理方面标准制定与执行的难度。并且，在知识经济时代，高校科研工作的开放性日益提升，高校与其他高校、企业、科研机构等外部组织的科研合作活动日益频繁，这就要求高校在科研档案分级管理标准制定和执行过程中，充分考虑校外科研工作开展的需要，这无疑对高校分级档案管理模式的应用提出了更高的要求。

（二）科研档案管理行为分散。虽然高校一直将科研档案管理作为档案管理中的具体项目来抓，但受长期以二级学院（部门）为主导的档案管理模式的影响，高校在科研档案管理方面表现出行为分散的特点。各学院、部门往往根据院校档案馆或档案室下发的通知独立开展科研档案管理工作，这使得科研档案三级管理模式的应用面临行为分散、随意的情况。例如，部分二级学院或部门对档案资料随意放置，导致部分重要科研档案信息被丢弃或遗忘，到了真正使用的时候，却很难找到原件，只能靠科研工作者或者档案管理人员的临时回忆进行补充。

（三）科研档案管理重心失衡。在目前的科研档案管理环境下，高校内部存在重视档案信息搜集、整理、汇总，轻视档案信息资源价值挖掘与利用的情况，这导致科研档案管理的重心出现了失衡。例如，二级学院或部门多将档案管理的重心放在本学院或部门科研档案信息填报的及时性、完整性上，忽视对科研档案信息类型和内容的分析、梳理，而科研工作者则将档案管理的重心放在科研档案信息的填报上，忽视对以往院校或者学院、部门科研档案信息的调阅、整理。这种重心失衡的问题，容易引起高校科研档案分级管理行为出现本末倒置的情况，最终偏离了分级管理的初衷。

三、保证高校科研档案三级管理模式应用效果的策略

（一）探索完善档案分级管理标准。由于高校在科研档案三级管理模式应用方面尚处于探索阶段，对档案分级管理的要求尤其是跨单位、跨组织合作的档案分级管理活动开展的标准缺乏准确的把握，在标准方面会出现混乱的情况。因此，在实施科研档案分级管理时，高校要结合实践逐步构建起内容细致、统一、完善的管理标准。1.参照法律法规和成功做法，拟定科研档案三级管理标准。一方面，高校要根据《档案法》《科学技术研究档案管理规定》等相关法律法规中关于分级管理的原则、要点等内容，拟定适合本校现阶段的档案三级管理标准，明确院校、二级学院（部门）、科研工作者在科研档案管理方面的基本职责及相关要求；另一方面，高校也可以向一些分级管理实践比较好的高校或者其他组织“取经”，了解其在科研档案或者档案分级管理方面的情况，学习成熟的经验，并将这些先进做法融入本校的档案分级管理实践中。2.结合分级档案管理实际，定期修订科研档案三级管理标准。考虑到科研档案管理工作的复杂性和时效性，高校除了制定科研档案三级管理标准外，还要以季度或者年度为周期，对科研档案三级管理模式应用的情况进行深度分析、梳理，并通过开展由多元主体共同参与的科研档案分级管理总结活动，对科研档案分级管理中存在的突出问题进行及时的分析掌握，并明确具体的解决方法，使分级档案管理标准能够与高校科研档案分级管理的初衷和目标相匹配。

（二）明晰档案分级管理组织架构。高校科研档案三级管理模式是以明晰的科研档案分级组织架构为基础开展的。对于高校科研档案管理工作来说，明晰的组织架构意味着明确的上下级和权责关系，这也是持续、规范开展科研档案分级管理的前提和基础。1.构建具有上下级领导关系的档案管理组织体系。科研档案三级管理模式中的上下级领导关系主要体现为院校档案馆、档案室对二级学院（部门）档案管理小组的领导，以及二级学院（部门）档案管理小组对科研工作者的领导两个方面。在实际的科研档案三级管理实践中，高校要结合相关法律法规和科研档案管理实际，明确上级对下级工作开展情况的监督与指导，使包括二级学院（部门）、科研工作者等容易出现档案管理行为散漫的主体有明确的管理者，确保分级管理模式的有效应用。2.完善科研档案横向协作机制。在科研档案三级管理实践中，高校要避免上下级分工过于绝对而引起的横向协作效率偏低的问题。在档案分级管理组织架构建设中，高校要以管理好科研档案为目标导向，成立专门的科研档案管理领导小组，负责协调需要不同学院、不同部门、不同人员参与的科研档案管理工作，有效解决科研档案管理实践存在的横向信息沟通不畅、行为不统一等问题。

（三）强化档案管理中的价值利用。高校科研档案管理出现重心失衡问题的主要原因，在于高校内部缺乏档案科研价值挖掘与利用的引导与激励，使各级档案管理主体将重点放在了档案信息的填报、汇总和整理上，忽视了档案科研价值的挖掘与利用。显然，这种科研档案管理模式只能管理好档案，却无法利用好档案。为此，高校要不断强化档案管理主体的档案科研价值挖掘与利用理念和行为。1.突出科研档案利用行为考评。高校要以季度或年度为周期，对档案室、档案馆，二级学院（部门）的档案管理人员，以及科研工作者的科研档案资料使用情况进行考核评价，以档案查阅次数、档案资源成果转化情况等为标准进行量化考核，并将考核结果作为学院、部门和人员工作情况考评的重要参考。2.优化科研档案利用方式。高校要积极构建和不断完善科研档案信息系统，为各类主体尤其是一线科研工作者提供已有科研档案资源的条件，使其能便捷地获取高校内部科研档案的相关信息，发挥档案管理的现实价值。

四、结语

高校，作为高新技术孵化基地和科技创新人才培养基地，其积累和掌握了大量关键性的科研资料信息，而这些内容多是以科研档案的形式存在。开展以院校、二级学院（部门）、科研工作者为主体的科研档案三级管理工作，是新时代高校科研档案规范化、标准化、统一化管理的要求，也是优化科研档案管理工作的需要。针对高校科研档案管理中应用三级管理模式可能面临的问题，高校要通过探索完善档案分级管理标准、明晰档案分级管理组织架构、强化档案管理中的价值利用等方法的实施加以解决，进而促进三级管理模式的科学应用。