大数据时代医院科研档案信息化管理探究

文/福建省立医院科研处 郑富豪

医院的科研档案包括医院从事各项科研实践所形成的档案资料，它真实有效地反映了医院的科研成果和各项科研活动，是医院过去的科研记录和证明，也为医院今后科学研究开展提供数据资料。因此，医院科研档案管理尤为重要；尤其是科技日新月异、医院科研水平不断提高的今天，能否做好科研管理工作，决定了医院能否有序、顺利地推进科研工作。当前，各种信息化管理平台进驻医院各项管理和服务系统，大数据下的科研档案管理方式要应对高速、复杂的数据处理，因此面临着巨大的挑战。这既是挑战也是机遇，医院要及时探索大数据时代科研档案管理方式的转变。

一、大数据时代医院科研档案管理存在的不足

（一）档案管理安全性不高。近年来，很多医院都进行了信息化改革，这在很大程度上提高了医院的数据储存、处理能力，也大大提高了工作效率，然而我们也要看到，医院的科研档案包含着很多的专利等保密性强的内容，而信息化平台的档案管理制度存在着信息泄露风险。医院科研档案储存需要人员记录、录入、保存、归档等，很多时候甚至是通过多人来分工完成这项工作，因此科研资料存在很大的安全风险，再加上计算机技术本身也可能产生安全漏洞，需要更新系统、升级软件来进行应对。若做不好这一点，对信息保存来说存在着巨大的隐患，很多医院对此没有采取可靠、有效的方法，医院科研档案管理安全性存在风险。因此医院要加强科研档案人员管理，提高科研档案管理效率以及加强信息化手段等对策。

（二）数据处理效率低下。当前，随着国家对各类科研活动管理的细致及关注度，各类科研计划和档案的处理也更加复杂。医院的科研档案信息和内容比之前更加繁琐，数量也更多，分类也更加详细，很多医院建立了信息化工作平台，却没有建立起来与之相应的管理制度，导致医院的科研档案仅仅是实现了电子化，而例如何时存储、何人操作等都没有严格、详细的规章制度，造成医院的科研档案存档混乱、查找程序繁杂、运转效率低下等问题。究其原因，是医院的信息化管理系统没有将大数据管理信息技术充分发挥。医院的管理系统可以利用先进的文档处理技术，提高管理系统对文档资料的处理能力。众所周知，低效率数据处理导致医院科研档案管理耗费大量人力物力，未能充分发挥信息化技术高效、方便等优势，给医院开展各项科研实践活动产生不好的影响。

（三）档案管理人员素质欠缺。大数据时代已经来临，很多医院引入高效的信息化管理平台，目的是让医院的科研档案信息处理更加高效。但是很多医院忽略了对科研档案管理人员的培训。信息化管理不是单纯地将信息输入计算机，它是一个专业、高效、科学的管理系统，需要有专门人员进行使用和维护；许多医院人员紧张，通常由医护人员来兼做档案信息管理人员；此外还缺少对操作人员进行系统化的管理培训，导致管理人员对信息化管理平台认识不全面、使用不熟练、维护不到位。很多档案管理人员没有意识到信息化管理的优越性，要求将科研档案信息更加全面、详细、及时地处理；有很多没有相应理念的档案管理人员不知道要将哪些科研档案中的信息进行处理，经常会产生记录漏项、处理不及时等情况，导致科研档案不翔实，对科研实践活动难以起到好的指导性作用。

（四）科研档案数据资料未发挥应有作用。电子化科研档案资料不应该只是保存在计算机中，其应该发挥更多作用；如让医护人员查找信息更加方便、获得的资料内容更丰富等，然而很多信息化管理人员意识不到这点，或者平台建设不到位，没能连接好管理系统和使用者之间的渠道，导致科研档案资料未能发挥应有的作用，医护人员也没有感受到大数据带来的便捷；尽管医院花费大量人力、物力，最终收效甚微，这在当前很多医院是普遍存在的问题，医院要切实提高科研档案电子数据的利用率，使管理系统发挥出真正优势。

二、大数据时代医院科研档案信息化管理探究

（一）应强化对信息化管理人员的素质培训。要科学、有效地提高医院的科研档案信息管理水平，首先要从档案管理工作人员出发，不论是什么样的管理手段，档案管理人员都是具体操作者，信息化管理系统是硬件，工作人员的素质就是软件，医院要从软硬件两方面出发，才能提高科研档案信息化管理水平；同时只有提高档案管理工作人员的管理水平和认识水平，才能更好地管理、应用好信息化平台。医院可以组建专门的信息化管理队伍，定期让工作人员到其他信息化管理水平较高的医院进行培训学习，同时还可以邀请专业人员到医院科室进行具体指导和培训，对相关人员开展针对性地业务指导，帮助他们厘清工作思路，明白科研档案管理的重要性，明白如何更好地、规范地进行科研档案管理。医院还可以定期对档案管理人员进行测试，让医院档案管理人员竞争上岗，并定期对档案管理人员进行水平测试，让档案管理队伍保持较高的工作积极性和业务水平。

（二）强化科研档案信息的安全性。在大数据时代，信息安全是任何管理系统都要面临的巨大挑战，对医院科研档案信息丰富的单位更是如此。要想提高医院科研档案的信息安全，一方面要提高信息化管理系统的技术水平，另一方面要有规范、严格的管理制度。第一点，医院在引入信息化系统和设备时应加大投入，采用更先进、更安全的信息化管理技术，这样对于系统的安全更有保障，同时也有利于工作人员更加快速地处理信息、查找归类科研档案资料。此外要安排专人定期对信息化管理设备进行安全性能维护，防止信息系统出现漏洞。第二点，医院要严格对医院科研信息档案管理人员的安全教育，让档案管理人员意识到档案安全性的重要意义，要求他们在日常工作中能够严格遵守各项管理制度，从源头上、过程中防范安全隐患。

（三）完善信息化管理制度。不管进行什么样的管理活动，完善、规范的管理制度是开展信息化管理的先决条件，医院在进行科研档案管理的过程中，首先就要建立完善严格的管理制度，这样工作人员队伍才能做到有章可循、有规可依。此外规章制度要切实可行，有利于工作人员从中找到工作方法，明确工作路径。医院可以采用自上而下的管理制度，设立不同等级的档案管理员，形成人人有责的管理机制，建设成为严密、科学的管理结构，这样将有助于开展科研档案信息的存储、归档、查找、调出等日常程序，使信息化管理程序更加有效率且更加科学规范。另外，使各级形成责任，产生压力，严格执行信息化平台管理条例，对信息化管理系统的安全及稳定性也非常有益。

（四）注意纸质档案的保存。信息化管理不断推进，并不意味着传统的纸质化管理就可以完全淘汰，纸质化科研档案是最原始、最详细、最真实的材料，可以给电子资料提供查找依据，一旦电子资料出现丢失、损坏等故障，工作人员还可以通过纸质科研档案找回信息，因此纸质档案的保存管理依然非常重要。医院应将电子数据资料和纸质档案管理放在同样重要的位置，将纸质档案进行录入之后，让信息化管理平台对信息进行归纳、分类、处理，然后完整地将纸质档案进行归档。纸质档案有着和电子档案相比完全不同的优势，医院科研档案管理人员要充分发挥其优势，建立完善的纸质档案整理制度，将有利于纸质档案的完善保存。

三、结语

总的来说，在大数据时代，计算机技术、数字技术的高速发展给医院科研档案管理工作提供了更为先进、方便的系统平台，同时也给医院管理系统带来了一些挑战。医院要想管理好、利用好大数据支撑下的信息化管理平台，就要根据大数据系统的特点，有针对性地进行人员培训，提高人员素质，建立与平台相适应的管理制度，这样才能确保医院的科研档案数据发挥应有的作用，才更有利于医院的各项科研实践活动更加顺利地进行。医院科研管理人员要不断学习信息化管理知识，推动医院科研档案管理更加规范高效。