数字化档案信息安全保障措施探究

文/中陕核工业集团地质调查院有限公司 田会

在信息时代背景下，档案管理工作需要进行不断改革，实现档案自动化管理，从而提高档案管理的工作质量。在数字化档案管理中，存在一些档案信息安全问题。为了解决这一问题，必须进行档案信息的安全保障工作，不断提高数字化档案信息的安全管理水平。

一、在数字化档案信息中实行安全管理的重要性

在数字化档案管理中，安全管理发挥着非常重要的作用，安全管理贯穿于整个档案管理全过程。首先，在进行数字化档案管理时，要根据实际情况制定相关的管理标准，并把管理标准落实到实际工作中。数字化档案信息管理是依托互联网进行的，在管理中要注重互联网技术的应用。只有对数字化档案信息进行安全管理，才能够保证整个管理系统的安全。其次，在工作人员方面也要进行安全管理。可以建立数字化档案管理标准，使得管理流程规范化，要求工作人员严格按照标准来规范自身的行为，保障数字化档案信息工作的有序开展，从而有效提高档案管理工作的安全。

二、数字化档案管理中存在的安全问题

在进行数字化档案信息管理的过程中，档案信息会受到多种因素的影响，这些影响因素包括档案信息的管理系统、相关设施设备及工作人员等，因此，必须正确认识这些因素，才能有针对性地采取应对措施。

（一）档案管理制度存在一定的问题。任何管理工作的正常开展都必须配备相应的管理制度，档案管理工作也不例外。只有建立完善的档案管理制度，才能保障数字化档案信息的安全。但是在实际的档案管理中，一些单位的档案管理制度不够健全，缺乏精细化的规范和标准。在进行数字化档案管理时没有相应的制度来约束，导致档案信息工作出现混乱，严重的情况下还会导致一些档案信息丢失或损坏，给数字化档案信息的安全带来了很大的影响。

（二）计算机设施设备存在一些问题。随着科学技术的进步和发展，计算机相关设施设备具备了一些稳定的功能，但是信息技术更新换代速度非常快，如果不能及时更新档案管理系统，将难以适应数字化档案信息工作的需求。在数字化档案管理中，一旦计算机的硬盘出现问题，就会造成档案信息的损坏，影响数字化档案信息的完整性。应用互联网技术进行档案信息管理时，需要利用网络完成档案信息的储存和管理，由于网络自身具有风险性和开放性等特征，在信息传输时会存在一些安全隐患。除此之外，数字化档案信息管理工作会用到网络软件，在选择和下载时必须通过正规的渠道。如果软件下载不当，很有可能遭到黑客的恶意攻击，致使管理系统陷入瘫痪。

（三）档案工作人员缺乏安全意识。数字化档案信息管理工作对工作人员的要求比较高，不仅要具备专业知识，还要对计算机和网络技术有一定的掌握。但是，在实际的档案管理工作中，一些档案工作人员的工作时间比较长，年龄偏大，缺乏计算机相关知识和技能，甚至都不能熟练地操作计算机。这种情况下，数字化档案信息的安全管理工作存在很大的安全隐患，在操作过程中稍有不慎就会造成档案信息的破坏。此外，个别单位的档案工作人员缺乏安全意识，在工作中对档案信息的重视程度不够，完全根据自己的工作习惯来进行，导致数字化档案信息存在较大的安全风险。

三、保障数字化档案信息安全的有效措施

在档案管理中，必须建立数字化档案信息管理体系，重视安全管理工作。当前数字化档案信息管理中存在很多问题，针对这些问题，要采取相应的安全保障措施，保障档案信息的安全。

（一）建立健全数字化档案信息安全管理制度。在进行数字化档案信息安全管理时，必须建立相应的安全管理制度，保障其安全。数字化档案信息涉及多个方面的内容，每个方面都要有制度保障。在安全管理制度中，主要包括档案管理制度、人员管理制度以及数据管理制度等方面的内容。从档案管理方面来说，通过对一系列的电子信息进行分门别类的归纳和整理，把保密等级比较高的数据信息分开管理，并对机密信息进行重点管理，最大限度减少这些信息被窃取或损坏。从人员管理制度方面来说，需要建立相应的考核机制和安全检测制度，规范工作人员的行为，提高档案信息管理的工作效率。从数据管理方面来说，为了避免操作过程中的失误，可以对数据信息的访问权限进行管理，在制度中规定工作人员的管理权限，从而加强对档案信息的安全管理。在进行权限管理时，需要把管理权限交给专业技术水平较高、安全管理意识强的人员，有效减少因人为操作问题对数字化档案信息安全造成的影响。同时，如果发现违规行为，必须严格按照相关制度规定给予严厉的处罚。

（二）及时更新计算机设施设备，创新安全管理技术。在进行数字化档案信息管理工作时，要加大资金投入，及时更新计算机的设施设备，维持计算机正常的性能状态，为数字化档案信息管理工作提供优良的办公环境，从而有效保障数据信息的安全。随着科学技术的飞速发展，应当充分利用先进的科学技术，创新档案信息的安全管理技术，从而有效保障档案信息的安全。比如，可以用数据信息加密和防火墙技术来保护网络安全。档案信息整理工作需要经过长时间的积累，数字化档案中包含的数据信息比较多，占用的计算机空间很大，同时档案信息的内容范围也比较广，信息统计时间比较长。从这一点看来，数字化档案信息的存储期限一定会超出计算机设施设备的使用寿命，必须采取有效的安全技术保障措施，提高档案信息的可存取性。

（三）树立安全管理意识，提高档案工作人员的素质。在档案安全管理中，工作人员的专业水平对数字化档案信息安全管理有直接的影响。在数字化档案信息安全管理中，受到多种因素的影响，安全管理工作存在很大的安全隐患。其中的主观因素取决于工作人员操作水平的高低。工作人员的专业知识是否掌握全面，操作技术是否熟练，都会对档案管理工作有很大的影响。因此，应当重视档案工作人员的培训工作，组织员工进行培训。要根据工作人员的实际情况，选择适当的培训内容，不断提高工作人员的档案管理水平和专业技能。除了提高工作人员的专业水平以外，还应培养其良好的职业道德，增强责任感，提高综合素质，最大限度地减少人为操作失误对数字化档案信息的影响。除此之外，还要求工作人员树立安全管理意识，在日常工作中提高警惕，及时发现问题处理问题，保证数字化档案信息的完整性。为了提高工作人员的积极性，可以根据实际情况，采取科学的奖惩机制，对于工作表现突出的员工给予一定的物质奖励和精神奖励。

（四）对数字化档案系统进行风险评估。数字化档案信息安全管理存在一定的安全风险，这些安全风险对安全管理工作造成很大的威胁。为了保障数字化档案信息安全，必须对数字化档案系统进行风险评估。因为档案信息一旦出现问题，不仅会造成数据信息的丢失及破坏，还会给单位造成严重的经济损失。在档案管理中进行风险评估工作，能够及时发现档案系统中的安全隐患，并采取有效的措施，最大限度地减小安全隐患对工作的影响。对数字化档案系统进行风险评估，能够为数字化档案信息安全管理工作提供支持，有效保障档案信息的安全。

四、结语

综上所述，安全管理工作在数字化档案信息安全保障中有着非常重要的作用。当前，在档案信息管理过程中存在很多问题，我们要针对这些问题，采取有效的应对措施。在档案管理中，通过建立健全数字化档案信息的安全管理制度、及时更新计算机设施设备、提高档案工作人员的素质和技术水平、树立工作人员的安全管理意识、对数字化档案系统进行风险评估等方面的措施，保障数字化档案信息的完整和安全。