事业单位档案管理的质量保障体系建设的探讨

吴 锋 十堰市妇幼保健院病案室

档案是一种原始资料，这里包含众多有价值的内容，随时可能会应用到或者是挖掘更深的价值，从而提高其开发利用率[1]。随着现代事业单位对档案开发的需求量不断提升，档案管理的重点从保管好档案资料转变为推动档案资源的开发利用。事业单位是我国重要的社会服务组织，主要接受政府领导，其档案管理不仅仅保存着本单位在工作中保留下来的各种历史资料，有助于确保单位工作的顺利开展，另一方面事业单位中保存的档案资料中也有大量关于群众的资料，事业单位档案管理水平、管理方式以及开发利用程度对于群众来说也有重要的现实意义[2]。随着现代公共服务理论的不断完善与更新，加上信息技术在现代档案管理中的推广应用，事业单位档案管理也需要进行改革，推动档案管理的现代化发展。

一、事业单位与档案管理概述

(一)事业单位

事业单位是有国家机关举办或其他组织利用国有资产举办的社会服务组织，虽然是国家设置具有公益性质的机构，却不等同于政府机关。根据2020年事业单位管理制度与运行机制改革来看，事业单位目前可分为三种类型：承担行政职能、从事生产经营活动以及从事公益服务[3]。事业单位相对于企业单位来说，其不以盈利为目的，并且财政及其他单位拨款不以收获经济利益作为回报，其职责在于为社会提供服务，管理社会事务。

(二)档案管理

当纳管理是指对档案资料进行管理并提供相关服务工作的总称，包括档案收集、整理、保管、编目、检索、统计、编辑、服务以及价值鉴定等方面的工作。其主要对象是档案，为组织提供档案服务，需要解决的是分散、凌乱、杂质、大量档案信息的整理，从而解决组织所要面对的问题[4]。档案管理水平的提高对于组织管理水平有着积极的影响，因此，为了适应社会的发展，需要不断提高档案管理水平。从目前档案管理发展来看，从传统的粗放式管理转变为精细化、现代化、信息化管理模式，推动档案管理的快速发展。

(三)事业单位档案管理的特征

事业单位主要是服务于社会发展，其不以盈利为目的，因此，事业单位的档案管理不直接影响经济效益，档案也不仅仅是在档案部门产生和利用，其来源于事业单位工作中形成的记录，因此，档案管理工作不是一个独立的工作，其主要是通过提供档案信息为事业单位提供支持。事业单位档案管理具有以下特征：1.公共性：其所提供的服务性质为公共服务，并非有偿性。档案管理属于事业单位管理的基础内容，包括着公共事业中的各个方面，包括科学、教育、卫生、文化等方面，因此，其具有明显的公共性[5]。2.服务性：事业单位作为一种服务机构，主要是为社会大众提供公共服务，因此，事业单位档案管理工作也有比较突出的服务性质。3.非营利性：事业单位经营不以盈利为目的，经费主要来源于财政拨款，因此，事业单位档案管理工作也具有非营利性的特征，无法给事业单位带来直接经济效益。4.机密性：由于事业单位服务范围广，涵盖到我国科学、教育、文化、卫生以及军事等各个领域，其中涉及到的各种机密信息较多，对于国家安全有较大的影响，同时也关系着群众的隐私权。事业单位档案管理中出现信息丢失、泄露等情况，将会使我国社会发展形成一定的阻碍，因此，应该做好事业单位的档案管理[6]。

二、目前事业单位档案管理中存在的问题阐述

(一)档案管理制度不完善

从目前调查来看，虽然大部分事业单位已经建立了相应的档案管理制度，但是在进一步调查中发现多数工作人员对于现有管理制度的满意度较低，有超过50%的工作人员认为档案管理制度需要改进与调整[7]。目前事业单位档案管理制度不完善主要表现于以下两方面：1.缺乏完善的监督制度：事业单位档案管理部门虽然有着比较明确的管理流程与规范，但是在实际工作中发现由于缺乏相应的监督制度，容易出现较多的问题。目前很多事业单位档案管理人员缺乏较好的自律性，在没有监督的情况下出现了很多不规范的行为，从而影响了档案管理的质量。2.不重视档案资源开发：目前很多事业单位在档案管理中更加关注的是档案资料的收集、整理与保存，但是很少对档案资源进行合理开发，导致档案管理工作沦为单纯的行政工作。

(二)档案管理人员专业素养不高

当前，负责事业单位档案管理的工作人员，其对档案工作的专业性还不够强，综合能力有待提高。档案管理为重要且复杂的基础性工作，这对于管理人员的学历与专业技能有着一定的要求，事业单位应当选取本科以上学历且有着较好信息技术以及档案管理能力的人才。但是从实际人员构成来看，档案管理人员中本科以上学历人数较少，且年龄较大，无法推动档案管理的信息化建设[8]。虽然部分事业单位开展了相应的技能培训工作，但是档案管理人员的积极性不够，学习提高的水平不高，甚至导致单位经费浪费，因此，事业单位对于档案管理人员培训的意愿下降。

(三)档案管理改革力度不高

随着现代事业单位改革的不断深入，事业单位的分类也越来越完善，内部结构发生改变，导致事业单位将重心放在其他方面，忽略了档案管理改革。而档案管理改革是一项复杂的工作，需要花费大量的人力物力财力，也需要事业单位领导与工作人员的共同努力。但是很多事业单位都没有重视这一问题，从而限制了档案管理改革的进步，导致其信息化建设薄弱，设施不够完善且软件更新速度滞后[9]。同时由于技术滞后，导致档案信息泄漏事件频发，例如黑客绕开安全系统侵入档案系统，导致一些保密信息泄露；或者是部分档案管理人员的安全意识不高，没有进行加密保存，或者是档案资料浏览、借阅程序不完善的情况下就给出档案信息，威胁档案信息的安全性。

三、事业单位档案管理质量保障体系建设策略

总而言之，事业单位档案管理改革成为其工作重点，因此，需要深入分析事业单位档案管理现状及其问题。为了推动事业单位档案管理的发展，需要加紧事业单位档案管理建设，提高单位对档案管理的重视度，引进技术人才，提高人才待遇，加强信息化系统建设，增加融资途径，提高档案资源的利用率，同时要贯彻民主化管理，鼓励群众参与，从而推动档案管理的发展。

(一)不断完善档案管理制度

由于很多事业单位的档案管理观念比较落后，因此，需要提高对档案管理重要性的认识，更新自身的观念，提高档案资源的开发利用。首先需要转变单纯追求效率的目标，不将管理效率作为评价档案管理工作的唯一标准，认识到档案管理的重要性，并且要建立符合本单位实际情况的档案管理制度，并加强对本单位现存档案的整理、开发与利用，除了做好机密档案的保密工作之外，对于其他档案则需要进一步的开发利用，寻找有价值的档案资源，并加强与其他单位的合作交流，实现有价值档案资源的共享，提高其开发利用价值。

(二)加强档案管理监督力度

事业单位的档案资料不仅仅涉及到本单位相关的信息，同时涉及到单位相关群众的个人信息，且与一般企业档案资料不同，事业单位档案涉及范围广，其管理流程和方法也更加复杂，因此，需要档案管理人员秉持着高度负责任的态度。但是在实际管理工作中，由于缺乏有效的监督指导，导致档案管理人员在工作中没有注意各种细节，容易引起较多的安全问题。为了进一步提高事业单位档案管理质量，需要加大对档案管理工作的监督力度。事业单位不能仅以经济效益作为考察的唯一标准，需要认识到档案管理在保存资料和文献收集方面的作用，更新档案管理观念，重视对档案资源的开发与利用，可以成立专门的档案资源管理小组，对档案资源进行进一步的整理与开发。

事业单位档案管理监督管理可以从内部与外部两方面着手，内部监督主要是通过建立相应的内部监督制度着手，设置相应的监督小组，并对档案管理工作内容与标准进一步明确规定，从而为监督工作提供有效依据；外部监督则主要是通过人民群众监督实现的，引导群众参与事业单位监督，并对其献言献策，从而推动事业单位档案管理的发展。

(三)提高档案管理人员的专业水平

从社会发展的背景来看，事业单位档案管理改革过程中需要更多高素质专业人才的支持，从而推动档案管理改革的顺利实施，针对目前是事业单位档案管理人员结构来看，需要从提高现有档案管理人员的专业水平、招聘高素质档案管理人才这两方面着手，从而提高档案管理水平。人才作为组织发展的重要基础，能够为档案管理改革提供有效的支持，因此，事业单位需要重视现有档案管理人员的专业培训，并不断引入高素质专业人才，加速档案管理信息化建设。事业单位可以与高校合作，从高校引入专业化人才，而且应适当提高专业人才的待遇，使更多的专业人才能够愿意从事此项工作。同时相比于高薪引进人才来说，如果单位支出有限，也可以对现有档案管理人员开展专业化能力，提升他们的综合素质，因此，需要通过继续学习、再培训等方式来提高现有档案管理人员的专业水平，提高其对现代档案管理理论与技术的认知水平，加速档案管理的现代化发展。由于目前事业单位档案管理信息化建设已经获得了一定的发展，因此，档案管理人员需要具备较好的信息技术，从而适应事业单位档案管理的改革与发展。

(四)加强档案管理的信息化建设

为了提高事业单位档案资源的利用率，需要重视档案管理的信息化建设。目前比较档案管理信息化建设中主要是使用了一些数字技术、扫描技术、数据库技术等，将传统的档案资料通过数字技术转化为数字档案信息，从而实现资料的整合与统计。将数字化技术应用于事业单位档案管理中，能够构建信息化档案管理平台，从而完成档案资源的整理、归纳和补充。档案资源作为事业单位的重要资源，档案管理的信息化建设能够为事业单位的发展创造有利条件。因此，事业单位需要重视档案管理信息化建设，在此过程中，事业单位要积极引进技术人员或者是派遣员工外出学习，从而将先进技术引入单位的档案管理。

信息化档案管理平台能够实现自动化管理，也是其改革的重要内容。目前多数信息系统中采用了扫描识别技术、电子标签技术以及OCR识别技术能够完成自动化管理，因此，在档案管理信息化系统建设中，可以通过这些自动化技术来完成数据的自动采集、筛查、检索和提取，从而对档案信息进行大批量的处理。因此，事业单位需要重视档案管理的信息化建设，购入相应的软硬件设施，为档案管理信息化建设创造良好的环境。同时还要根据单位的实际情况设计相应的管理系统，最后使用系统来提高档案管理效率。

(五)提高档案资源的利用率

在传统的档案管理中，档案通常只供档案部门或人事部门使用，利用率较低，因此，可以通过互动化系统建设，提高档案资源的利用率。互动化系统主要是指在信息平台基础上，通过局域内网下的一对多联动方式，让档案资源能够为单位工作人员提供服务，或者是通过开发相应的软件，让内部员工能够在线借阅档案。通过这种方式，档案的利用率将进一步提升，还可以对部分档案进行互动交流，为单位员工提供更高效的服务，优化档案的服务能力，符合现代改革的实际需求。此外，政府职能转型下要求事业单位需要改变传统的工作模式，坚持服务为主的理念，强调服务功能。因此，在档案管理中需要坚持这一理念，民众查阅文献本质上是提供服务的过程。因此，事业单位在档案管理中需要转变传统观念，坚持民主理念，提高档案管理服务性，在档案管理改革中坚持民主。

(六)加大资金投入

资金缺乏是目前事业单位档案管理改革的重要问题，因此，需要通过不同的途径来提高档案管理信息化建设投入，比较有效的方式是通过增加筹资途径来获取足够的资金支持，推动事业单位档案管理信息化建设。总体来说，事业单位需要积极与国家财政部门协商，获取转型资金补助，或者是设立专项基金，推动档案管理信息化建设。多渠道融资主要表现在以下几点：1.为了获取地方政府的财政拨款，事业单位需要提出严谨的计划和设计方案，并将其作为重点建设项目，那么财政部门的审批将更容易通过，还可以被给予其他方面的补助；2.积极动员社会力量，因为事业单位档案资料关系着群众的隐私，因此，可以鼓励企业与个人参与其中。

四、结语

随着现代社会的不断发展，事业单位改革的不断深入，事业单位的档案管理也要做出转变，进一步推动档案管理的现代化发展，提高档案资源开发利用率，有助于提高事业单位管理的效率，从而推动事业单位的可持续发展。