ERP系统下物资管理的内部控制探讨

陈雨晰 大庆油田试油试采分公司物资供应站

当前社会经济不断快速发展，企业与企业之间竞争愈演愈烈，企业想要充分占据一席稳固之地，就必须要认清企业当下发展实际，把握未来发展的重要方向，通过运用ERP系统，促进企业内部物资管理实现有效控制，以此充分保障企业内物资资源实现高度的整合，帮助企业控制合理的管理成本以及生产成本，促进企业自身经济利润提升，不断保障企业自身核心竞争优势的发挥。

一、物资管理的概念、特点以及优势分析

(一)物资管理的概念以及特点分析

物资管理，主要是企业生产运营管理过程中，针对生产经营环节需要的具体物资进行合理采购、应用以及存储等各项活动加以全面合理、有序地统筹规划，基于某种层面而言，物资本身是企业流动资产中不可或缺的一部分。物资不仅属于企业经营发展的有形资产，还具有较强的流动性特征。企业正常生产经营活动开展过程中，物资一直处于大量使用、持续购买或重新归置的一个发展过程中。而且，物资本身也能够进行变现，通过对物资展开销售，也可以帮助生产者利用物资获得相应的经济利益，然而物资如果长时间无法售出，那么也会变成囤货，积压库存的情况下也会阻碍企业正常的经营发展。不仅如此，物资本身也有较强的实效性，所以也有可能会给企业带来一定潜在的经济利益损失[1]。

(二)物资管理的优势分析

企业在物资管理过程中，运用ERP系统，可以为企业充分节约经营管理成本以及生产成本等。我们都知道企业物资管理本身有着非常突出的流动性，企业生产运营过程中，物资管理的流动性以及实效性就决定了企业必须要加强实时高效的物资管理力度，一旦日常管理环节忽视了物资的有效管理，出现偏差或者失误，必然会制约企业正常的经营发展，为企业造成严重的利益损失。而企业运用ERP系统实施物资管理的内部控制，可以有效规避这种问题，有助于企业充分降低物资管理的相关成本，促进企业提升市场竞争优势。

二、企业对于物资管理的内部控制目标

企业在实施物资管理内部控制过程中，因为物资本身的流动性以及实效性特点显著，如果物资管理内部控制落实不到位，必然会导致企业经营生产过程中受到巨大的利益损失。企业日常经营发展过程中，科学合理地实行物资管理内部控制，一方面要充分保障企业日常生产运营的基本物资需求，同时在具体内控管理实践过程中，及时根据物资消耗的情况做好物资补充规划，这样可以有效提升企业经营发展的盈余资金，也可以保障日常生产运营的正常开展，促进物资管理过程中各项内部资源得到及时有效的补给，保障企业健康稳定发展。针对这种管理模式而言，通常适宜于经济相对发达的地区，特别是我国北上广等一线城市，通过ERP系统的合理引用，加强企业物资管理的内部控制，帮助企业充分节约资金成本，为企业长远战略发展规划给予科学可靠的支持依据，同时保障企业正常的资金流运转，为企业核心竞争力提升奠定良好基础，有效提升企业在激烈的市场竞争中的发展地位[2]。

三、ERP系统下物资管理的内部控制现状及问题

(一)物资管理比较混乱

企业在并未广泛推广应用ERP系统以前，大多数企业在管理物资相关基本信息的时候重要通过传统人工的方式进行数据信息统计记录，以纸质档案资料的管理方式对物资进行编码管理和查询，这样的方式需要花费非常多的人工精力以及时间成本，同时存储资料也需要占据一定的空间。很多企业在经营过程中会定期进行内部优化调整，对工作业务项目进行调整和划分，这就使得物资管理过程中很容易发生信息不对称的问题。而如果一些物资型号是以部门名称的字母缩写来编号登记的，而内部组织结构优化调整之后，原本的物资归属发生转移，归为其他新的部门管理，而在统一管理规划部分物资的时候，新部门则会重新针对物资来编号，但是通过运用ERP系统进行物资管理滞后，则会发生物资查询以及分类的记录信息在不同的部门之中标记不同的编号等情况，所以信息查询非常不便，容易造成混乱。而企业内部调整项目业务时，一些物资转移至新的部门来管理，而原部门有可能为了便捷，直接应用原本的编码规则直接套用至部门的一批新购物资上，也有的部门直接用新编码，而这种方式就会导致有关人员在利用ERP系统进行物资查询的过程中，直接存在一号对应不同物资的混乱问题，这些都使得物资管理内控工作难以有效开展，同时也无形中增加很多工作量。

(二)信息化管理观念较为落后

由于受到科学技术与信息化进程的影响，以往在企业的物资管理过程中完全依赖人来进行管理，但是随着信息化进程的不断加速，企业逐渐应用ERP系统进行信息管理。企业在推广应用ERP系统的时候，一些企业并未全面深入地理解信息化系统应用于企业管理的重要意义，同时也并不理解ERP系统应用，对于物资管理内控的重要价值。因为受制于传统老旧的思想理念，企业物资管理人员应用ERP系统时还存在半信半疑的状态，有的人甚至比较排斥，也不愿意主动改变传统习惯了的工作模式，所以使得该系统应用普及受到阻碍。随着时代的发展进步，目前ERP系统已经开始在各个行业领域中广泛普及，而很多管理者仍然存在一定的抵触心理，导致在物资管理内控方面运用ERP系统管理并未充分与企业自身实际高效融合。企业中的一些管理者也没有充分深入地学习了解ERP系统，因此，缺乏正确客观的认知，使得系统引用推广以后，内部并未做好及时有效的引导和宣传，管理部门与工作业务部门之间并未实现思想认知的有效统一。关于ERP系统的内控应用以及物资管理定位不够清晰精准，使得系统应用过程中无法有效发挥应有的监管作用，物资管理工作的效率也并未得到有效提升。企业管理者针对物资管理内控信息化发展建设并未制定相应的实施举措，保障系统的有效利用，所以ERP系统并未有效实现企业内部传统物资管理理念的快速转变，ERP系统因此应用的效果并未达到预期[3]。

(三)物资配送的齐全性以及准时性较低

为了充分保障企业生产计划的顺利有序落实，不受阻碍，大多数企业会直接从仓库拿出一部分物资，然后将其运往不同的生产线，物资配送环节对于物资本身的准时性、齐全性以及配套性等方面都有较高的要求。尤其是很多大型生产加工类的企业，本身生产工艺以及生产流程相对比较复杂，拥有很强的自由性，所以在物资配送运输方面对于时间的要求以及物资齐全性的要求整体较高。而没有充分执行ERP系统的时候，多数企业在进行物资配送运输的时候，对于客户提出的相应要求，主要还是取决于配送人，也就是根据物资生产加工的顺序排列生产配送的订单，再根据客户提出的物资配送时间需求，仓库负责进行备货，然后安排配送等。ERP系统在全面贯彻落实以后，物资配送清单也能够运用ERP系统进行直接打印，由于生产加工的流程并未完善，同时系统管理人员自身不具备专业的操作应用技能，则容易导致物资配送环节频繁出错，进而导致客户对服务不满意，不利于企业自身的口碑形象塑造。不仅如此，很多企业并未建立独立的物资配送管理部门，所以在开始运用ERP系统进行物资管理的时候，配送功能模块也没有建立和完善，因此，物资配送的要求难以保障，并未切实实现信息化管理，物资配送环节的工作效率不高，导致企业自身生产加工的效率直接受到影响和限制。

四、ERP系统下物资管理的内部控制对策分析

(一)加强不同工作部门之间的信息传递

关于现代企业对于物资配送环节的各种要求难以满足的现实问题，企业必须要重视强化生产部门与库房管理部门之间的有效沟通，促进彼此间的信息共享。企业配送物资环节，通常是库房先为生产部门传递相关物资信息，然后由生产部门与市场部门沟通，所以企业利用ERP管理系统，完善物资管理的内部控制信息共享机制，促进市场、生产以及仓库存储三方面的信息高度共享互通。设置物资管理内部控制的独立部门，帮助及时了解市场方面的动态情况，全面高效地挖掘市场中的潜在客户需求，并基于此与生产部门沟通规划建立相应的管理制度，明确企业生产运营对于物资需求较高的类别，同时和仓库以及生产部门对于配送时间加以明确。企业利用ERP系统开展物资管理内部控制工作，能够帮助有关部门快速高效地掌握物资库存的实际数量，了解供应商物资供给的实际情况，结合市场动态信息数据，促进物资管理工作更加高效地开展落实，对于企业物资生产库存情况及时核算和把控。企业充分利用ERP系统，可以和供应商之间的管理系统相互关联，便于彼此及时了解物资的实际情况，并针对具体的信息情况，把控供货的时间与数量，以此促进物资配送更加高效及时。企业在进行物理管理的过程中，物资数量以及数据信息都关系着企业自身经营发展的效率，而利用ERP系统进行物资管理的内部控制，可以加强部门之间的信息共享互通，促进企业及时获取相关有效信息，为自身效益提升提供保障[4]。

(二)完善物资管理系统，全面建设ERP系统

大多数企业并未树立全面客观的物资管理信息化建设的意义和价值，所以企业必须要主动加强物资管理内控的独立部门建设，通过专门的组织机构负责对于物资整体的系统化管理，保障物资供应、采购、存储以及配送运输等环节的把控，提升企业物资管理内部控制的有效性，运用ERP系统进行物资管理内控，结合工作具体的类型以及各项业务板块，明确物资管理内控的不同功能专区，有效加强物资管理的科学性以及集合性。

(三)统一好物资的标准型号

针对当前企业在进行物资管理的过程中，时常发生物资型号混乱等问题，企业需要对于物资型号标号标准进行统一系统化的规定，全面利用ERP系统的巨大优势，促进物质管理更加标准和规范。企业首先需要建立独立性的物资管理内控部门，针对各个部门的物资情况落实统一科学有效的把控与管理。加强管理的集中化，针对物资名称存在的混乱问题以及型号发生不一致等情况针对性地进行解决，具体可以联系各个部门有关负责人员对于物资型号按照统一的标准进行规划和分类，明确不同物资型号的代表性标识，根据规范化的工作流程对物资名称加以对应和匹配，这样来报站物资管理中各项数据信息更加精准可靠。ERP系统进行应用设计过程中，针对同类物资编码以及物资名称相同的特殊情况要设置提醒，这样就可以避免不同部门的人员在输入同类物资名称时，能够及时关注到物资名称本身的规范性与独立性，保障物资管理型号以及具体信息管理更加科学合理，而且所有物资的信息清晰明了。企业进行物资管理内部控制时，责任部门通过运用ERP系统，对于全部的物资都可以根据相应部门业务实际的需要做好区分，这样能够方便各个部门的员工在调取或者查询信息时更加便捷，对各个部门的具体物资设置相应的型号代码，这样可以通过编码直接判断出物资的实际归属部门，以此保障不同部门之间各自管理的物资情况相互独立[5]。比如，对于一个生产加工类型的企业而言，企业应当结合自身现状，对于采购的物资加以清晰明确的划分，以此促进各个部门随时便捷地进行信息查询。具体可以通过利用供货商给的货物单号，结合企业自身或者部门自身的名称简缩字母当作编码的前缀，以此促进物资实现更加科学统一规范化的管理。针对外部协助加工的各项物资，应当根据生产加工的具体工艺，结合企业以及部门名称的字母缩写代号实施统一规范化的物资编号标准。

五、结语

综上所述，当前市场竞争越来越激烈，企业之间为了竞争一席之地也采取了各种各样的手法，而要注意的是企业应当在充分保障生产质量的前提条件下，加强对于各个环节的成本管控。目前来看，企业物资管理环节有着非常巨大的可探索价值。实行ERP系统管理，加强物资库存实时有效的监管，对于相关管理数据信息进行科学高效的把控和分析，促进企业内部物资管理控制的相应制度建立与健全，提升物资管理效率，促进企业物资管理成本能够得到科学有效的控制。