医务人员专业技术档案管理系统的设计与实现

文/青岛大学附属医院 魏岗

近年来，医院档案信息化管理工作备受重视，尤其是医务人员专业技术档案系统化、数字化管理要求的不断提高，对设计人员在档案管理系统设计层面提出新的挑战。基于此，务必立足医务人员专业技术档案管理系统实践需求，科学化制定设计方案，确保设计后的专业技术档案管理系统能为医务人员提供服务，通过提高档案信息利用率来深化医院改革。

一、医务人员专业技术档案管理系统建设的重要性

医院工作的主体是医务人员，医务人员的工作历程、业绩、科研成果、技能水平等内容体现在专业技术档案中。随着医院医疗实践的增多以及新医改政策的贯彻落实，医务人员的专业技术档案信息相应有所变化，对于医务人员自身来说，需要动态了解信息更新情况，以便为职业规划调整提供依据，进而更好地为医疗事业发展贡献力量；对于医院来说，能够以最新的专业技术档案作为人力资源管理依据，并科学、合理地制定管理决策，确保档案资源、人力资源高效利用，真正为医院信息化建设、常态化管理奠定基础。现今，科技水平不断提高，医院借助科技力量建设医务人员专业技术档案管理系统，有利于满足上述档案资料全面收集、动态更新、及时共享、便捷利用等需求，更好地为医院医疗、科研提供服务。

二、当前医务人员专业技术档案管理系统常见问题

（一）管理意识淡薄。现今，部分医院的医务人员专业技术档案管理系统建设与应用未得到应有重视，这意味着医务人员工作行为仅被片面监管，这对医院人才招聘、培训、选拔等工作会产生阻碍。不仅如此，医务人员自身的工作积极性会逐渐降低，工作实践中会不同程度出现失误，导致医院信息化建设效果大打折扣，不利于医院日后的稳健发展。

（二）管理制度无序。档案管理工作具有复杂性和系统性，尤其是医务人员专业技术档案的管理，更需要科学制度予以指导和支撑，否则，档案管理实践无秩序可言，极易出现档案资料丢失、档案信息延迟更新等现象。一旦档案管理制度缺乏实用性，那么档案真实性便无从保证，最终档案利用率会大大降低，这对医院发展也将产生阻碍。

（三）管理方式陈旧。一般来说，医务人员专业技术档案管理以部门自主管理为主，管理过程仍停留在手工录入阶段，这不仅会降低档案管理效率，还会影响档案信息的共享与利用，难以真正激发医务人员的工作热情，并且医院档案管理水平短时间内得不到提高。此外，专业技术档案管理方式缺乏创新，定会影响薪酬核算、绩效审核的工作效率，久而久之，会与医院精细化管理要求相违背，继而逐渐降低医院管理水平。

三、医务人员专业技术档案管理系统设计需求及设计要点

（一）设计需求。从系统用户角度来看，医务管理部门、医院管理者、医生是主要用户。管理部门负责档案信息录入、更新等；管理者负责档案信息查询，了解医院医务人员结构；医生则需要随时获知档案信息。

从档案内容层面来分析设计需求，设计人员可将个人信息、资格信息、任职经历、学习与培训信息、奖惩信息、投诉记录、准入授权信息、考核信息等纳入档案。随着医疗行业的发展，陆续更新其他记录信息。

从功能要求角度进行分析，设计的医务人员专业技术档案管理系统应满足档案上传、档案导出、报表统计等功能。

（二）设计要点。1.目的及原则。为迎合医院现代化管理要求，基于集成平台、办公系统平台设计医务人员专业技术档案管理系统。设计期间遵循全面参与、协调协作等原则，加强子系统与总系统、子系统之间的关联，为医院业务活动组织信息化服务。2.结构特征。设计人员借助B/S方法+医院内网平台调整医务人员专业技术档案管理系统结构，呈现配置灵活性、功能拓展性、调配便捷性等基本特点。系统开发的过程中，使用C#语言，保证接口连接的适用性以及系统可操作性。3.系统模块。医务人员专业技术档案管理系统模块分为三部分，即档案管理模块、查询统计模块、系统设置模块。各模块细分若干子模块，能为医院精细化管理提供服务。其中，查询统计模块的子模块分别为在职医生一览表、业务考核一览表、档案查询、个人档案、其他分析报表等。各子模块有相应入口，满足医院用户的多元化查询需求。4.信息获取。医务人员专业技术档案管理系统将医务人员相关信息数据整合并系统管理，信息获取动作的发出，常以三种方式呈现，即个人信息填报、科室或部门导入、系统数据对接，形成特色化医务人员专业技术档案。所整合的信息内容包括五个方面，即医务人员综合信息、工作信息、科研教学信息、继续教育信息、质控检查信息。在系统信息化模式的辅助下，数据信息顺利导出并打印，这既能作为工作汇报方式，又能随时满足部门负责临检需求，以便全面、真实展现医务人员的工作情况。实际上，档案信息获取全过程，重点从数据资料、工作流程、档案检索中看出。信息化采集数据资料时，主要借助网络、信息设备调取医务人员专业技术档案信息，对于新入职的员工来说，其求学经历、资格证书、执业证书等录入电子系统中，方便日后查阅和使用。随着在医院工作时间的增加，工作表现、奖惩记录、科研活动参与、差错事故记录等信息相应录入系统中，直到离职、退休，都能实现职业档案信息化。获取工作流程信息时，同样利用信息技术完成档案信息集成、分类，以便后续便捷应用、高效管理。在此期间，优化信息获取流程，并科学制定工作标准，尽可能利用信息系统完成业务的高度集成，满足信息互联互通需求。此外，档案检索是信息获取的又一体现，对此，医院推行分级检索模式，医务人员能够借助网络平台随时检索信息、统计信息，快速适应档案信息数字化管理趋势，推动医院医务人员专业技术档案人性化管理进程。5.数据处理。医务人员专业技术档案管理系统借助Lotus Domino/Notes+J2EE技术进行数据处理，确保档案信息自动收集、高效利用，进而为医院医疗实践、人力资源管理提供服务。对于技术要点，主要从3方面体现，即科学设置数据库连接池，通过数据库合理分配来满足持续应用需求；借助定时机制合理安排问询、数据读取的时间，前提条件即通过Domino Java代理调用来采集相关数据，最后录入Domino Form；新增Web服务，使医务人员专业技术档案管理系统满足技术档案外调与查询功能。

四、医务人员专业技术档案管理系统实现

（一）实现信息同步更新。医院医务人员专业技术档案管理系统能够做到同时段全部信息整合、更新、录入，避免因信息延迟更新、信息缺失而增加档案信息风险，使投诉案件发生率大幅降低。换言之，灵活运用医务人员专业技术档案管理系统，还能减少资料重复提交现象，因为技术档案资料高效利用，能够满足档案信息实时、全方位的调阅需求，有效增强专业技术档案管理质量。新医改视域下，医务人员职业全过程管理已成必然趋势，当医务人员专业技术档案的信息同步速度逐渐加快，能够满足医院无纸化管理需求，这不仅是管理方式的改变，而且能为实时管理、科学决策提供依据，真正提高医院服务水平，进而树立良好的医院形象，为国家医疗事业发展提供有力支持。

（二）实现精细化管理。医务人员专业技术档案管理系统的实用性显著提高，从长远角度来看，要想深化医院档案信息化改革，务必创新管理思想，制定新的管理模式，取得精细化管理的良好成绩。当专业技术档案管理工作精益求精，能够全面、细致了解医务人员的工作情况，真正做到人尽其才，最终为医院稳健发展提供人力资源支持。此外，医务人员专业技术档案管理系统的深入开发和有效应用，一定程度上弥补了传统档案管理方式的不足，并将档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，减少工作效率低、档案信息缺失等现象，能真正提高新时期医院档案管理效率。

五、结语

综上所述，在医院现代化管理的过程中，医务人员专业技术档案信息化管理的重要性日益突显。为深入推进医院改革，应科学设计、有效应用医务人员专业技术档案管理系统，使系统实践价值全面提高，进而更好地服务于医院建设和社会发展。此外，还能为日后专业技术档案管理系统设计奠定坚实基础，推动我国医疗事业可持续发展。