浅析企业人力资源信息化建设

文/中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司 代青

一、人力资源管理信息化建设的意义

（一）人力资源管理信息化建设是必然路径。人力资源管理围绕着“人”，涵盖人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理六大模块，是环环相扣、专业性强、复杂度高的管理系统，对数据管理有很高的要求。随着市场竞争日趋激烈，信息管理的手段和效率发生了质的飞跃，企业之间的竞争已经不局限于产品和服务，而是越来越聚焦在管理和人才的较量。大数据、云计算、区块链等数据手段和OA（办公自动化）、CRM（客户关系管理）、ERP（企业资源计划）等企业信息化技术成为企业管理主流。传统的、粗放的管理手段已经难以实现管理出效益。只有深入推进人力资源管理的信息化建设，才能做好人才资源的开发培育和管理的精准量化，实现企业持续健康发展。

（二）提升人力资源管理水平。人力资源管理信息化建设全面采集和整合信息，实现人力信息数据的可视化，使企业管理者对人才结构有直观而清晰的认知，方便管理者监管和决策，也使各项工作有明确的流程和规范，极大地提高了管理的标准化和精细化程度。基于大数据建立的员工岗位能力素质模型，有助于在员工的招聘、配置中做到人岗匹配，实现围绕着人力资源规划、招聘、培训、绩效、薪酬和劳动关系等的全周期动态人力资源管理，强化人才队伍建设。此外，利用信息化手段实现如劳动合同、劳动考勤、社保福利等版块的自动化管理，大大提升了管理效率，减少了人为误差，将人力资源管理者从细碎、繁复的日常业务中解放出来，更多地聚焦战略和规划，提升人力资源管理的站位和层次。

（三）激发组织活性，挖掘组织潜能。人力资源信息化管理平台是一个集成的知识系统，使员工能够通过平台充分知晓企业的战略目标和发展愿景，了解企业的人才资源、管理规定、考核激励、薪酬福利和职位空缺等，进行自我信息维护和能力评估，找准自己在公司人才资源中的定位、短板及发展方向，进行内部岗位竞聘、评优评先或项目申报，实现自我和组织发展的协同。在此过程中，组织内部各相关方的连接与交互变得高效、密切，组织、人与管理机制保持高度联动，组织的响应速度和敏锐度大大提升，员工的参与感和主人翁意识增强，个体和组织的潜能得到充分的挖掘和释放。

二、人力资源管理信息化建设的原则

（一）适应企业实际情况。一方面，人力资源信息化建设是大势所趋，有其必要性；另一方面，也需要认识到这是一项需要耗费大量人力和财力的工程，必须结合企业的实际情况，量力而行，不能操之过急，用力过猛，更不能本末倒置，为了信息化而信息化。在推进信息化建设的进程中，要以助力企业发展为第一要义，统筹考虑公司发展战略、企业文化、企业规模和管理效益、信息系统的开发建设能力、风险控制能力、硬件和软件设备情况、公司规章制度是否完善、企业管理人员接受程度、人力资源从业人员能力水平等实际情况，有步骤有计划、渐进式地开展相关工作，让信息化真正促进管理提升，而非管理的负累。

（二）整体筹划，保持系统性和延展性。人力资源管理工作的系统性强，部门内各个版块之间有高度的相关性，比如人员基本信息与培训开发、薪酬福利、绩效管理等都是直接相关的；部门外与财务管理、人员外事管理等相关模块联动。人力资源管理信息系统要实现全流程、全模块的信息化，就要以整体筹划、逐个建立为原则，在建立之初即充分考虑关联性，提供开放性的数据接口，使其与外部系统进行有效对接，形成联动和校验机制，增强系统实用性和科学性，减少重复工作，提升管理效率。

（三）兼顾开放性与封闭性。人力资源管理的部分工作直接面向全体员工，比如劳动考勤、工作时间、教育培训等；另一部分工作有严格的保密性，比如员工的基本信息和个人档案资料、薪酬绩效、干部考察、重要事项的酝酿阶段等。人力资源管理信息化平台建设要兼顾开放性和封闭性，对于按照法律法规和政策规定应该公开的事项，要按照程序公开，依法公开，增加透明度，接受员工监督，增加员工参与感。在系统设置上提供个人平台供员工登录查询、维护、知悉，将工会组织和职工代表的审议流程纳入考虑，实现各种数据的导入导出及与外部系统的无缝连接。对于保密性工作，要采用信息加密技术，对关键数据进行加密存储；建立日志文件，跟踪记录用户对系统每一次操作的详细情况；设定用户对系统不同模块的不同级别操作权限，确保人力资源信息系统安全稳定。

（四）持续建设，不断优化。人力资源信息化建设不是一蹴而就的，是一项循序渐进、不断完善的持续性工作。人力资源管理工作政策性、时效性强，人力资源信息系统的搭建基于政策法规，要随新政策、新规定而不断更新、优化，也要实时修订使用中遇到的问题，提升用户体验和界面友好度，使操作变得直观便捷。此外，随着用户量和使用量的积累，将产生诸多有价值的数据，人力资源信息系统的持续建设要围绕数据挖掘和数据分析，形成如人员负荷情况、加班趋势、人员离职原因、人力资源缺口等重要分析，用大数据提升人力资源管理水平，实现自动化管理甚至智能决策。

三、人力资源管理信息化建设的步骤

（一）加强宣贯，提升认识。要做好人力资源信息化建设，第一步就是要加强宣贯，从管理层到执行层，从人力资源从业人员到公司全员，全面提升认识、统一认识，强化数据认知，明确人力资源信息化建设的重要意义，将其列为公司重点工作，分解为公司战略目标和相关部门的业绩考核指标。公司管理层尤其要深刻认识到人力资源信息化建设是新兴信息技术条件下的必然选择，可以成立由公司领导为主要负责人的工作专班，有效调动资源、推动工作，强化内部协调，为信息化建设提供人、财、物的组织保障。

（二）规范管理，做好基础工作。人力资源管理信息化平台顺利搭建和有效运行的基础是管理制度完善、部门分工合理、部门职责明确、工作流程清晰。信息化建设的主旨是管理提升，是基于传统管理手段的创新方式。在传统管理工作规范、完善的基础上，信息化建设能起到锦上添花的作用，但它绝不是解决管理问题的途径。如果公司本身制度建设薄弱，管理充满随意性、无章可循，部门之间分工不合理，职责不明晰，扯皮、推诿多，工作流程混乱，那信息化建设将无从下手，管理出效益更无从谈起。

（三）总体规划，明确建设步骤。人力资源管理信息化建设周期长，涉及版块多。在信息化建设之初，企业就要对此项工作的总体建设时长、费用、软硬件设施、分为多少个阶段、每个阶段的主要任务等有明确的规划，有的放矢，保持一定的灵活度，便于实时调整。作为信息化建设的基础工作，企业需要评估自身的专业技术能力，权衡成本和收益，决定是自建或外购信息化系统。在推进各版块的建设步骤方面，可以按照从简单、直观、基础到精准、复杂、专业的顺序，从组织机构管理、人员信息管理、人员变动管理、人员合同管理等着手，逐步推进到招聘管理、培训管理、工作时间管理，再进一步深入到薪酬管理、福利管理、绩效考核管理等。

（四）强化人才培育，打造信息化建设团队。不管是传统的管理手段还是信息化管理手段，“人”都是影响管理水平的决定性因素，人的认知和能力直接影响到信息化建设的质量。要做好人力资源信息化建设，不仅要提升人力资源从业者和信息技术人员的政策水平、知识储备、工作能力，更要提升公司全员使用信息技术手段获取资源的能力。公司可将重点工作、重点项目铺开，设立试点工程，建立专项团队，形成示范效应，将成功经验有效推广。与此同时，加强员工信息技术专题培训，精挑课程，引入培训机构或选拔内部培训讲师，有针对性地开展信息化培训。

四、结语

人力资源信息化建设有助于提升人力资源管理水平，激发组织活性，挖掘组织潜能，促进公司持续健康发展，是公司需要深入探索和研究的方向。与此同时，公司也应该认识到，人力资源管理信息化建设必须从公司实际情况出发，是一项持续性工程，要整体筹划，保持系统性和延展性，兼顾开放性与封闭性，确保信息安全、系统稳定，量力而行，稳步推进。