浅析独立学院的档案考评工作——以西北大学现代学院为例

文/西北大学现代学院 马迎弥

档案工作是独立学院建设发展的重要组成部分。2008年教育部颁布了《高校档案管理办法》，其中明确规定，“高等学校应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平”。依据此办法及上级部门检查验收标准，西北大学现代学院开展了档案考评工作，且成效显著。但与此同时，考评工作在实施过程中也存在若干问题。

一、档案考评的现实意义

在独立学院的档案工作中，建立健全档案《考评制度》是开展档案考评工作的重要方面，此项工作可提升档案工作的重要性，提高全校教职工档案意识，对全体档案工作者起到了一定的激励和鼓舞作用，同时将组织领导、人员管理等内容纳入考评指标体系，可提高档案工作队伍的稳定性，以保障档案工作体系的完整性。另外，档案考评可为学校档案主管部门和归档单位之间搭建桥梁，双方通过频繁的磨合交流，才能发现科学合理的归档范围，从而不断完善其制度建设。考评奖罚制度的建立将为兼职档案员提供评优机会，为档案工作落后部门提供自查途径，进而调动全校档案交流学习的热情，提升兼职档案员的工作积极性，提高整体档案工作队伍业务水平。

二、独立学院档案管理现状

由于独立学院起步较晚，内部机构变动及人员流动性大，档案工作者更换频繁，导致很难建立健全档案管理网络体系。大部分独立学院档案管理在建立系统的规章制度上存在一定缺陷，制定的归档范围存在局限性且常年未有拓展，导致归档工作在实践操作中缺乏制度依据。另外，独立学院在档案队伍的人才培养力度上相对较弱，档案工作者缺少学习培训机会，业务技能无法及时更新，难以紧跟新时代档案工作的发展步伐。

三、档案考评中存在的问题

（一）认识程度不足。目前多数独立学院的工作重点是转设迎评，大多以教学、科研、师资队伍建设等方面为主，对高质量开展档案工作重视程度不够，普遍认为档案工作就是简单的收集、整理、装订，只需档案工作者按部就班的归档即可，开展档案考评徒增工作负担，更是一项耗时费力、可有可无的工作。这导致档案工作边缘化严重。

（二）制度建设落后。独立学院档案考评制度的发展一般较为滞后，在建立考评办法制定考评指标时可参照的规范原则较少，制定的办法、标准往往在实施中存在内容模糊，检查范围局限，缺乏操作性，导致各个环节容易出现脱节，出现考核内容不全面，效率低下等问题。

（三）组织机构不完善。独立学院档案主管单位一般设为综合档案室，隶属院务办公室，并非独立的一级部门，仅依靠综合档案室来组织开展全校性档案考评工作。一方面，由于缺乏权威性而使得工作推动力度疲弱；另一方面，由于考评组织人员结构单一，其公平公正性无法得到保证，考评结果较难服众。

（四）实施程序不严谨。多数独立学院在制定考评方案时不能以积极促进工作为初衷，实施程序不够严谨，形式化严重，不注重细节考究，各个环节不能有效衔接，甚至出现有检查无指导、有总结无整改，有考核无表彰的情况，考评过程往往走马观花，效果大打折扣。

四、改善档案考评的实施措施

（一）提高思想认识。全校各级领导、职能部门及档案业务部门应从上至下统一思想，转变观念，提高认识，拓宽思路，通过宣传引导，以点带面，充分调动教职工参与档案考评的积极性，借以形成对档案考评的浓厚氛围。实践证明，科学规范的档案管理，是建设全校信息交流中心的有效途径，可对全校各项信息数据进行归类整合，为学校建设发展，各项评估提供数据支撑。

（二）健全考评制度。制定考评方案要多方调研、深入分析，加强横向与纵向交流。一方面参照其他高校先进的实施方案，另一方面要在校内进行意见征求，进行有效整理、分析、比较后，拟定出符合本校实际且操作性强的考评方案，确保实施方案各个环节客观合理、科学规范。在制定考核标准时切记要符合本校工作实际，紧紧围绕需提升的重点工作和薄弱环节，先明确几个大项，如：组织领导、立卷归档、平时预立卷、安全保密等，再对大项指标进行逐一细化，明确条款内容，要求简明扼要，可操作性强。考评条款既要注重档案工作的系统性、整体性、延续性、协同性，又要勇于探索、大胆创新，用新的理念、新的方法、新的思路，将档案考评延伸至档案管理的每个环节。另外，标准不可一成不变，要适时调整、及时更新，以不断推动档案工作积极发展为前提。

（三）建立考评组织体系。为确保档案考评工作的有效开展，必须建立权威性强且科学完善的考评组织体系，而搭建合理的归档模式是建立考评组织体系的基础。根据独立学院机构设立特点，要建立至少四级管理制的档案归档模式，才能保证各项工作顺利开展。以西北大学现代学院为例，即：档案工作领导小组→院务办公室→综合档案室→各归档部门。档案工作领导小组一般由主管档案工作的副院长及各归档部门负责人组成，负责学校档案考评重大事项的评议。院务办公室可作为权威部门确保各项工作顺利推进；综合档案室则是档案工作的主管部门，对每个归档部门进行业务指导、培训及监督；而归档部门负责本部门档案的收集、整理、归档等具体的业务工作。后两者为档案工作主体，双方是相互依存、双向互动的关系，而档案考评正是两者之间的沟通桥梁。以此为基础建立档案考评组织体系，首先要从档案工作领导小组中选派相关领导组成“档案考评领导小组”，负责考评办法审议、督导，制定总体方针政策；再由综合档案室牵头成立档案考评办公室，负责具体实施、检查、反馈等工作，为保证档案考评的公平公正及执行力度，在选择考评办公室成员时要兼容并包有全盘意识，从院务办公室及人事部门等权威性较强的部门中各抽调相关同志作为档案考评办公室成员，切忌成员全由综合档案室人员组成。

（四）规范考评程序。档案考评的实施过程要科学严谨、环环相扣，做到部门自查扎实到位、实地检查细致认真、总结整改深入全面、评优表彰合理公正。以西北大学现代学院为例，其档案考评实施程序分五个环节，部门自查→实地检查→领导评议→总结整改→评优表彰，各个环节缺一不可。1.各部门自查。在考评实地检查之前，各部门需根据考评指标结合各自工作实际，进行自我评价，自查要客观全面，同时可将工作中的问题难点及对档案工作的意见和建议在自查报告中体现出来，以便考评小组在实地检查时心中有数，做到有的放矢，避免考评流于形式。2.检查小组现场考评。档案工作考评小组成员深入各部门，要根据考评标准逐条对照采取听汇报、看材料、提问题、实地指导等方式进行检查，对发现的问题及时进行指导。同时听取对方意见，了解各部门在实地工作中的难点及困惑，双方在了解实际工作的前提下，共同协商，及时找出解决方案。3.考评领导小组开会评议。实地检查结束后，考评小组要结合各部门自查报告及实地检查情况，形成各部门考评意见。组织领导小组对本年度整体档案工作的特点、取得的成绩、存在的问题进行研究审议。综合各部门最终成绩及整体情况进行评优选先。4.总结整改。领导小组开会审议后要及时将审议结果进行整理汇总，最终形成全校考评总结报告，在深入总结的基础上提出整改措施，并定期抽查整改结果，将考评落到实处。5.表彰先进、树立典型。举办大型表彰活动是考评的重点环节，有考核无表彰会大大削减大家工作积极性，可将表彰活动分为两个方面：一方面对获评者从荣誉表彰、物质奖励、职务晋升等方面进行嘉奖；另一方面在表彰的基础上开展“学先进”交流活动，组织获评者将各自先进的工作方法及经验进行分享交流，并通过在官网上建立学习交流专题栏目，大力宣传推广其好的经验和方法；加强学习、鼓励创新，提高工作效率和全校教职工档案意识。

五、结语

在独立学院开展档案考评是推动全校档案工作的动力，可以极大地推动各部门档案工作健康发展。同时须注意方式方法，若生搬硬套、走马观花，将适得其反，不仅不能取得显著效果，相反考评带来的压力会成为各部门的工作负担。因此，唯有脚踏实地、不断创新、实事求是开展考评工作，才能切实发挥考评对档案管理的作用。