数字化转型背景下军工固定资产投资项目档案信息化建设

文/中国兵器科学研究院宁波分院 陶明杰 张激 刘保胜

利用信息技术生成、管理、开发档案的过程称为档案信息化。军工固定资产投资项目档案是指建设单位在项目论证、申报、审批、实施、竣工验收等各阶段形成的，并经过一定整理，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等文件资料。军工固定资产投资档案管理工作是军工能力建设项目的真实记录和重要环节，是反映一个科研单位军工核心能力建设的有力凭证，对推动武器装备科研工作的持续发展起着重要作用。网络信息时代的到来，使档案的载体和记录方式呈现出多样化的趋势，传统的档案管理手段已经不能适应新形势的要求。档案管理信息化已成为全国档案工作的发展目标。因此，加强军工固定资产投资项目档案信息化建设是军工能力建设项目档案管理工作者的迫切任务。

一、军工固定资产投资项目档案信息化建设的意义

（一）提高档案管理工作效率。档案信息化，是指把记录于不同载体上的档案资料转化为数字化的信息，以数字化的形式存储，再通过网络互相连接，利用计算机系统进行管理，最终形成结构有序的档案信息库。

通过建立军工固定资产投资项目档案信息化管理体系，可以实现包括归档、存储、统计分析等档案自动化管理，使档案实体管理程序简单化，减少了不必要的手工作业，有助于档案管理工作者把更多的时间和精力放在档案编研、发掘档案利用价值方面。通过建立军工固定资产投资项目档案信息化管理体系，只需通过档案管理系统，即可查询项目档案的数字化版本。数字信息经存储之后，可以反复利用，使原始档案的使用率有效降低，从而保护了档案原件。

（二）提升档案工作服务水平。通过将军工固定资产投资项目档案管理信息化后，科研人员可通过档案管理系统进行信息检索，还可以通过多种形式的检索方式查找所需信息，较传统手工形式的检索大幅节省了检索时间、提高了档案的查全率和查准率。军工固定资产投资项目档案管理信息化后，通过档案服务共享平台拓展服务空间，使档案信息服务的主动性得到更好的发挥，满足多元化利用需求。档案管理信息化后，可以将档案以文字、图像、音频、视频等多媒体形式予以展现，使档案实现由信息资源向生产力的转化。

（三）提升档案管理人员的综合素质。档案管理信息化要求档案管理人员具备较高的综合素质。在信息化时代，军工能力建设项目档案管理工作者不仅要掌握传统的档案管理理论、技术和方法，还要掌握专业的信息技术知识和技能，具备数据开发、设备维护、信息系统更新的能力，熟练掌握现代化的电子设备使用技术等。因此，档案管理人员应自觉迎合信息化时代的新要求，转变管理意识，不断提升自己的专业素质、信息素质和综合素质，努力探索现代化的服务方式，强化自身工作责任意识，以助于单位档案管理水平的提升。

二、军工固定资产投资项目档案信息化建设的问题

（一）制度不够完善。军工单位大多把科研项目、科研经费、科技成果作为主要考核指标，由于档案管理不能使科研单位产生直接的经济效益，使得很多单位还没有意识到档案信息化建设的重要性，忽视了档案管理的潜在价值。缺乏相对完善的档案管理制度，制度未落实或执行，是导致当前军工单位档案管理模式和服务水平不能充分满足信息化时代下档案管理要求的重要原因。

（二）档案信息化管理的基础设施薄弱。目前，大多数军工科研单位档案室配备的档案管理设备主要包括计算机、扫描仪等，但这些设备只能完成对档案的简单数据处理，使用单机版作为软件，不能实现在网络环境下的数据共享和传递，无法满足档案管理的需求。档案信息化建设需要一定的信息基础设施投入，如计算机、档案管理软件、局域网、数据库、服务器等，但是这些基础设施需要大量的经费投入。一些单位对档案信息化建设的认识不够到位，在信息基础设施方面的投入力度不足，归档材料大多数还是纸质档案，在项目建设中形成的如视频、音频等非纸质载体资料无法实现归档，导致军工固定资产投资项目档案管理信息化水平偏低。

（三）档案管理高素质人员紧缺。信息时代军工固定资产投资项目呈现出档案形式多元化的趋势，衍生出诸如办公自动化、电子文档、图像、视频等多媒体档案信息，这就要求档案管理人员除了具备专业的档案管理业务能力外，还要具备数据开发、设备维护、信息系统更新的技能。但是目前大多数军工能力建设项目档案管理人员达不到以上要求，很多档案管理人员不是档案或信息专业出身，因此培养适应信息化需要的档案管理高素质、综合性人才是军工固定资产投资项目档案信息化建设的基础保障。

（四）可能引发的安全隐患。信息化为我们带来高效、便捷的同时，我们也要对其可能引发的安全隐患有清醒的认识。首先，电子环境中的档案存在长期保存的安全问题。电子档案主要存储于磁性、光学载体等介质上，外界环境与运行环境会对这些载体的使用寿命产生一定的影响。此外，磁性、光学载体存储密度高，一张光盘的丢失可能造成上千份档案的丢失。其次，在网络环境下，电子档案存在被篡改、窃取以及截取等安全隐患，从而造成档案信息的丢失、泄密，给档案信息系统的安全性带来一定威胁，对档案管理工作产生不利影响。因此，提高档案信息化的安全意识、增强档案信息化的安全保障体系建设、防止涉密数据信息的泄漏，已成为目前亟待解决的难题。

三、军工固定资产投资项目档案信息化建设的措施

（一）加强制度建设。无规矩不成方圆，管理标准和制度的建设是军工固定资产投资项目档案信息化建设顺利进行的重要保障。军工单位可根据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》等相关法律法规，结合本单位实际，围绕电子文件归档管理、数字档案查询利用、数据信息维护、档案安全保密管理等方面，制定适合自身的军工固定资产投资项目档案信息化管理制度，使电子档案的收集、整理、保管、利用等环节有章可循，从而实现档案信息化管理的制度化、标准化、规范化。

（二）做好军工固定资产投资项目档案信息化建设的规划。合理科学的规划、减少盲目建设和重复建设对档案信息化事业的发展具有重大意义。军工单位的档案信息化建设既要遵循国家标准与原则，又要不断完善自身的建设规划，找到适合本单位的发展路径。第一，要以充分调研、合理论证和科学规划为基础，在研究制定规划时要注重实用性和可行性，精准发力，把有限的资源投入到档案信息化管理的关键部位。第二，要统筹兼顾，促进单位办公系统和档案信息化系统的有效衔接，实现单位内电子文件的在线移交、传递和查阅。第三，规划要具有可扩展性。档案信息化建设与计算机等信息技术密切相关，由于计算机等硬件设施更新换代非常快，因此军工固定资产投资项目档案信息化建设是一项长期的系统性建设工程，不可能一劳永逸，应紧跟时代发展步伐，不断调整并完善建设规划和实施方案，合理制定每个阶段的目标。但要注意不要盲目追求高新尖的硬件设施，避免造成不必要的资源浪费。

（三）加强科研档案信息的安全保障体系建设。档案信息的安全保障体系建设是军工固定资产投资项目档案信息化建设的重要环节。军工单位要按照档案信息化管理工作的特点及要求，完善档案管理安全保障体系，包括制定安全规章制度、合理分配和有效监督各类人员的管理权限。采用可靠的安全保障技术，充分利用多种多样的安全防护措施，构建全方位、立体化的安全防护体系，保障档案的信息系统安全、数据库安全以及网络安全，配置防火墙、漏洞扫描等基本安全设备，利用加密技术、身份认证、权限控制、物理隔离等技术手段，确保档案信息在存储、传输和管理中的安全。按照“业务谁主管、保密谁负责”的原则，单位应加强档案信息安全责任体系的建设。在信息化时代背景下，做好军工固定资产投资项目档案信息的安全保障工作是一项长期而艰巨的任务，构建科研档案的网络安全防护体系，需要我们全体档案管理人员不断努力探索。

（四）建设高素质、综合性档案管理人才队伍。为适应新时代信息化的要求，档案管理人员要同时具备扎实的档案管理知识和信息处理技能，因此军工能力建设项目档案管理工作者要自觉提升自身素质、加强学习，不断用新知识和新技术来充实自己。军工单位也要重视对档案管理人员的培训，有针对性地提高档案管理人员的业务能力，加强计算机技术、网络技术、数字化技术等现代信息技术的培训，争取培养出高素质、综合性档案管理人才。

四、结语

军工固定资产投资项目档案信息化是军工核心能力建设项目的重要组成部分，是反映军工能力建设项目建设全过程的原始凭证，也是科研单位武器装备研制顺利开展和科研能力水平的具体体现。档案信息化建设是军工固定资产投资项目档案管理发展的必然趋势，作为军工能力建设项目档案管理工作者，唯有不断提高综合素质和能力水平，适应新形势下军工能力建设项目档案管理工作的要求，才能充分发挥军工固定资产投资项目档案的价值与作用，满足科研院所对固定资产投资项目档案的利用需求，提升档案服务工作水平和质量。