基于电子档案管理的安全保护方法研究

摘 要：档案是记录信息的重要载体。随着我国信息技术快速发展，企业信息化管理能力逐渐加强，档案的管理中越来越多采取了电子档案的形式。提高电子档案信息的安全保护，是目前我国档案管理工作中的重点。本文对电子档案管理的安全保护方法进行了研究分析，旨在提升电子档案的安全性能，让档案管理工作的质量有所提升。

关键词：电子档案;安全保护;方法研究

随着电子信息技术的发展，新型的档案载体——电子档案应运而生。相应地，其安全性问题也日益暴露。基于此，需建加强电子档案管理的安全保护。

1 电子档案安全保护的意义

电子档案的管理离不开安全保护，要提高电子档案安全保护的质量，就要紧密结合计算机技术和网络技术。在我国当前的大背景之下，网络信息安全问题一直都在不断完善发展中，值得提醒的是，网络安全性能的局限性导致各类安全问题频繁出现，而电子档案安全保护工作所涉及的内容信息较多，如果信息内容有泄露问题发生，在一定范围内会引起动荡，造成不必要的麻烦，为了解决这类问题，安全保护工作需要得到相关管理人员的重视，需要加强对相关技术人员安全保护技术的培训，且这种培训须常态化。

2 电子档案安全保护工作的必要性

在我国信息化快速发展的时代进程中，加强电子档案安全保护，是电子档案事业发展的必然选择，同时也是对电子档案进行充分利用的保障。对于档案管理人员而言，在进行电子档案保护工作时，需要具有一定的计算机技术以完善电子档案安全保护工作——这已经成为整体工作中的重要环节之一。安全保密工作能够推进电子档案管理工作的安全性能，在后续建立完善的安全体系，以此为电子档案事业的健康发展提供有利条件。

电子档案安全保护工作与其他档案保护工作较为不同，其他档案保护工作一般只需要对信息内容进行整理归纳即可;而电子档案安全保护工作需要建立在互联网技术的基础之上，对内部安全保护措施进行优化，此类安全保护工作整体复杂程度较高，但是对于电子档案具有重要意义。由于电子档案的信息内容较为广泛，并且包括了各类经济和军事的内容，也让电子档案成为了重点保护对象。如果在此过程中电子档案内容被泄露，会对国家生产造成不可估量的损失，如若被非法分子利用，也会产生巨大危害。

3 电子档案安全保护工作中出现的问题

3.1 安全保护工作不集中

电子档案涉及范畴的内容保存在各个不同的部门，比较容易让电子档案的管理工作不集中，这也逐步提高了电子档案管理工作的难度，尤其是在安全保护方面的问题日益严重。电子档案安全保护工作不能转移到专业部门进行管理，其安全保护工作规范性较低，因此也就形成了一系列的问题，比如说安全问题的频出。此类问题的出现，降低了电子档案安全保护工作的质量，并且也对一些事物的判断能力造成了一定影响，为了能够更好地解决此问题，相关工作人员应该确保电子档案安全保护工作的统一性，并且设立较为完善的管理部门，专门负责安全保护工作，为后续工作提供便利[1 ]。

3.2 安全保护水平低下

电子档案安全保护工作缺少较为严密的安全体系和制度对其进行约束，这让其安全保护水平低下，不能顺应时代的发展，同时也降低了电子档案工作的协调性，让其在安全保护工作当中频繁出现问题。尤其在我国当下互联网技术飞速发展的背景之下，造成了后续问题的频发。举例说明，某一地区电子档案安全保护工作经历了多年的建设，但是由于网络上一些主观或者客观因素的影响，其工作效率明显下降，尤其是在安全保护方面。此现象表明了相关工作人员在一定程度上并没有重视电子档案安全保护工作的重要性，让其在社会的发展过程中产生滞后现象。这容易让电子档案出现安全隐患，在一定基础上会直接降低电子档案安全性能。

3.3 未有统一的安全保护标准

电子档案安全保护工作的范围较广，所涉及的内容比较多，相关的信息量较多，所以在安全保护的过程中会有一定难度，在安全保护的过程中，需要结合各类具体内容具体分析。此外，目前電子安全保护工作缺乏统一标准。尤其是在电子档案安全问题方面，因其与其他传统档案安全管理内容不同，所以更需要结合电子档案相关特点制定出符合实际需求的保护标准，提高电子档案安全保护工作的质量。因为电子档案安全管理工作具有重要意义，所以在提高安全维护效率的过程中，还应该以我国互联网技术为基础，对安全保护方式进行设定，以此满足实际安全保护需求[2 ]。

4 电子档案安全保护措施

上述不利因素给电子档案的安全性蒙上一层阴影，同时也给档案管理提出了新的要求。针对这些问题，我们可采取以下安全措施加强管理。

4.1 存储载体保护

对于电子档案而言，可以为其提供载体保护的方式一共有两种。首先是提高电子档案载体的材料质量，比如硬件设施——储存光盘、磁盘，还有后续一系列的输入输出设备，各类反馈系统也在材料范畴内容，最关键的内容是通信设备，以上设施或软件都为电子档案提供了储存、生成、传输的路径，也是电子档案建立的基础内容。电子档案的制成材料，需要以档案的载体为基础，结合各类用料以及相关设备的支持，才能更好地为其提供相关服务。其次是确保电子档案载体物理方面的安全问题。此项工作需要结合计算机技术，对后台的软硬件平台进行优化，并且不断提升整体的完善性和准确性，让其能够更加准确地为人们提供输入输出功能。载体一般以磁盘光盘为介质，提高此类介质的使用寿命，减少此类介质的不利影响因素。此类载体自身具有一定的稳定性，但对环境有一定要求，所以需要多加投入，严格管控环境问题[3 ]。

4.2 硬拷贝保护

拷贝保护实际上就是对电子档案的物理归档工作，在电子档案生产和接收时，及时将电子档案打印拷贝，并且保存在纸质档案中，可降低计算机失误造成的影响。此类保护方式自身具备一定优势，比如说价格优势，同时它也可以保护不够完善的电子档案，整体所需技术较少，不涉及任何管理难点，通过电子档案纸质的收录，还可以对其进行二次拷贝，实际上也是纸质档案的一种延伸。

4.3 电子拷贝保护

电子拷贝保护工作需要结合脱机媒体拷贝设备支持应用，它可以对电子档案进行拷贝，比如说我们可以将电子档案在软盘中进行备份，或者在光盘和磁盘中进行备份，最终将拷贝内容归纳到档案库内。多重拷贝之后，在发生计算机失误时，可以通过多个途径找出电子档案内容。此类保护方式可以提高整体档案检索的效率，并且还能在一定程度上对电子档案的信息内容进行完善。但是此类方式对于磁盘载体的环境要求较高，需要确保环境满足要求，降低其中的风险因素，以此提高整体管理工作质量，不断带动电子档案事业的发展，进而保护我国文化和文明的传承 [4 ]。

5 结论

随着电子档案的日益增加，基于其特性而导致的安全问题，已成为当下档案管理不可忽视的重要内容。为了确保电子档案的安全性，可充分采取存储载体保护、硬拷贝保护和电子拷贝保护等手段，在此基础之上建立健全规章制度、提高档案管理人员的综合素质等安全措施，并且让其能够形成一个完整的电子档案保护工程，完善其系统性，降低电子档案安全保护工作的风险。

参考文献：

[1]邓莹，柳维生，汤学军.居民电子健康档案信息安全保护现状与建议[J].中国卫生信息管理杂志，2020，17（06）：734—738.

[2]汤怡.电子健康档案在推广过程中的隐私保护问题考量[J].区域治理，2019（38）：233—235.

[3]石念峰.开放网络环境下电子档案访问控制技术研究[J].档案管理，2017（05）：61-62+15.

[4]迟晨阳，毛华坚，孟海滨，赵东升.电子健康档案信息安全和隐私保护的关键问题和研究进展[J].中华医学图书情报杂志，201，24（11）：22—26.

作者简介：李琳（1980— ），学历：专科，陕西大西沟矿业有限公司助理馆员。