浅析机关事业单位干部人事档案管理数字化转型

文/国家广播电视总局五八二台 李戎

机关事业单位干部人事档案是反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史材料，是持续、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。干部人事档案管理工作是机关事业单位人事管理工作的重要内容之一，通过规范有序的管理，提供全面、系统的档案内容和快捷、合理的档案服务，不仅有助于机关事业单位人才晋级等工作的顺利开展，也便于干部个人或家庭对其归档信息等重要凭证的使用。因此，一份完整、翔实、准确、规范的人事档案无论对于单位还是个人都是极其重要的。

党的十八大以来，按照中央全面从严治党的要求，各级机关及企事业单位都开始对干部人事档案进行从严管理。2018年11月出台的《干部人事档案工作条例》，强调要发挥干部人事档案在干部选拔、培育、管理过程中的重要作用，增加了干部人事档案数字化条款。通过调研，笔者发现在机关事业单位干部人事档案管理工作的梳理、整改过程中，存在改进的空间。

一、机关事业单位干部人事档案管理问题剖析

（一）对干部人事档案管理工作的重要性认识不足。个别机关事业单位领导忽视了人事档案管理工作的重要性，受固有思维的影响，认为人员招聘、调配、职称评聘、员工培训、工资管理等才是人事部门最重要的工作，而对于档案来说，只要不丢失、不损坏、不泄密，需要时可以查找即可，不需要太多的人力和财力投入。认识上的不足导致重视上的不足，客观制约了机关事业单位人事档案管理水平的提升。

（二）早期干部人事档案管理不规范，部分“70前”干部档案受政策影响问题较多。具体表现在档案材料内容上缺失严重或不准确，形式上纸张大小和分类标准不统一等等，同时，人员调动信息未得到有效补充，影响了档案的延续性。这些为档案材料的认定带来很多困难，也大幅影响了干部人事档案的权威性。

（三）干部人事档案管理技术和方法相对落后。个别机关事业单位，尤其是规模较小的单位，存在人事部门编制有限且人员变动频繁等问题，加之单位不重视人事档案人员的继续培训，导致档案人才队伍专业化训练不足，干部人事档案收集、整理、归档力度不够，归档材料鉴定不严谨，有的材料不全面、不准确、不及时，甚至出现前后不一致的情况，影响了档案的质量和后续利用。随着大数据时代的到来，很多单位建立了干部人事档案管理信息系统，但工作方式还是以手工录入为主，管理不规范、信息更新不及时，甚至存在记录错误等问题，制约了人事档案管理的数字化转型步伐。

（四）干部人事档案的利用严重滞后于事业单位的发展需要。“重保管、轻利用”是干部人事档案工作普遍存在的问题。传统观念认为，人事档案涉及个人隐私，应当加强保管，严控借阅。因此，大多数情况下，干部人事档案仅作为考察了解、选拔任用的依据和落实政策、调整职工待遇的凭证，而忽略了档案数据整理、分析和应用等方面的挖掘。

二、干部人事档案管理数字化转型的必要性和紧迫性

按照“党管干部、党管人才”的原则，中央明确提出“从严管理干部档案”的要求。2018年11月，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》，为今后一个时期干部人事档案管理工作提供了基本遵循。干部人事档案是干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、晋升、培养、政治审查的重要依据，是组织熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题的途径，也是巡视、巡查，组织处理的重要参考。按照中组部文件要求，各级人事部门应当坚持“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的原则，在干部动议、考察、任前公示、录用等环节，必须开展档案审核。因此，机关事业单位干部人事档案管理的规范化和数字化转型迫在眉睫。

习近平总书记在2021年3月16日出版的第6期《求是》杂志上发表了题为《努力成为世界主要科学中心和创新高地》的文章，文中强调：“世界正在进入以信息产业为主导的经济发展时期。我们要把握数字化、网络化、智能化融合发展的契机，以信息化、智能化为杠杆培育新动能。”在这个信息化高速发展的时代，大数据分析、区块链技术为各行各业的发展提供了新的机遇和挑战。机关事业单位应当抓住科技发展的新机遇，充分利用新的技术手段提高人事档案管理的能力和水平，推动干部人事档案管理工作转型升级。借助干部人事档案资源的数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，推动干部人事档案资源深度利用，发挥更多价值，使更多的人才得以“人尽其才”。因此，运用新型技术手段提升档案的数字化、智能化应用水平，是提高事业单位人才管理能力的重要性、基础性工作。

三、多举措推动机关事业单位人事档案管理转型

（一）提高认识是基础。转型的基础是思想认识的转型，提高全体干部员工对档案管理工作的认识，是档案管理工作转型成功的重要基础。机关事业单位领导要具备政治敏锐性，站在时代最前沿，视“人才”为单位发展的动力和源泉，将“选对人、用对人、管好人、留住人”作为人事工作的目标和价值；单位每一级干部员工，都应将人事档案作为涉及自身发展的重要依据，积极主动配合人事部门，及时准确提供个人信息材料，高度重视、严谨对待，为创新和改革干部人事档案管理工作提供基础性支撑。同时，人事部门要加大对干部人事档案管理工作的培训力度，提升档案管理人员的专业素质和责任意识，增强工作的主动性和服务意识，积极宣传档案工作的重要性，在档案接收、鉴定、更新、转出、保管等日常工作中，不仅要保障每卷档案都达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求，而且要积极引进和学习数字化管理手段，更好地服务于档案的深度利用。

（二）健全制度是保障。机关事业单位应该结合自身工作特点和实际，在深入学习《中华人民共和国公务员法》《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规的基础上，不断健全完善本单位的干部人事档案管理制度。一方面，加强单位内部档案工作的组织纪律性，规范纸质档案、流动档案管理，落实保密要求，对库房的安全、卫生进行严格管理，防止因保管不善造成的资料丢失和毁损；另一方面，在大数据时代背景下，需要补充技术平台支撑下的电子档案管理办法和收集、鉴定、归纳、整理等工作流程，以及档案管理权限和系统等安保标准要求等等。总之，健全和完善单位内部人事档案管理制度，使档案管理在标准、规范的约束下运用平台技术实现高效运转，是档案管理数字化转型的重要保障。

（三）技术平台是支撑。在利用信息化技术促进产业变革的工业4.0时代，各行各业都在运用新技术迈向数字化、智能化。机关事业单位人事档案管理工作的数字化转型，是提高档案管理工作效率，提升档案数据应用的必然要求。纸质人事档案作为数字档案的前身和依据，具有重要的原始资料价值，数字档案作为今后管理和利用的主要载体，是档案管理转型的主要方向，两者密不可分。

档案管理的数字化基础是传统纸质档案的数字化加工。在档案数字化之前，要对纸质档案进行查缺、整理、分类、排序，这一过程是对档案文件的一次严格审查，确保档案信息的准确全面；在完善纸质档案之后，会对档案进行扫描和高清处理，并通过机器加人工把污损的、不清晰的扫描图片调整到干净、清晰的状态，作为档案电子文件的原件图片存储；通过OCR等自动识别工具，将档案中的文字、图片、表格、数字等分别提取出来，根据检索要求形成规范的字段，实现档案的碎片化加工存储，使电子档案满足后续关键词检索、全文检索等查询功能和对数字档案内容的利用。纸质档案的底层数据加工精度需要和管理系统的需求结合，经过标准化加工的数字档案是档案管理系统的数据层，也是基础层。

在数据层基础上的系统管理层是档案管理系统的中枢。主要实现系统对于不同数据的用户管理、日志管理、角色管理、权限管理等，可以结合不同单位人事部门的需求来设计，也可以作为独立的模块嵌入各单位的OA系统，方便权限管理和数据维护。

档案管理系统的业务层是单位内部涉及档案工作的前台，除了管理人员按权限分配的检索、借阅等传统使用模式下的登记功能外，还包含文件导入、自动编目、数据统计等数字化带来的新功能，随着数据采集和语义分析等技术的发展，档案管理系统在内容的自动识别、归类，以及内容预警、智能化应用等功能方面，还有很大的发展空间。

与此同时，安全是档案工作的生命线，干部人事档案的数字化，对档案安全提出了新的要求。一方面需要有完善的硬件设施作保障；另一方面要采取统一授权，科学设置访问权限，杜绝越权操作。及时申报信息安全等级保护，加强技术保障，建立信息资源备份制度，避免由于系统问题造成的数据损失，为档案管理数字化保驾护航。

四、结语

传统档案室有严格的采光、通风、温度、湿度、洁净度等环境要求，而数字化档案管理使纸质档案存储无须邻近办公场所，使各单位传统档案可以集中规范管理。同时，数字化档案管理减少了由于纸质介质档案存储的劣势造成的档案缺失。通过技术手段，记录每份档案登录、查询、填写、修改的痕迹，也使每次查询、每次修改或调用都有迹可循，从理论上杜绝了档案篡改的可能。经过加工的结构化档案数据分类，为人事部门提供了便捷的统计分析功能，可以第一时间为领导的人事决策提供数据支持。

综上所述，档案管理的数字化转型不仅是响应我国档案信息化建设要求的重要举措，也是中国特色社会主义建设新的历史时期，干部人事管理能力提升的关键手段。机关事业单位要提高对干部人事档案管理工作的认识，建立健全数字化背景下科学的人事档案管理制度，加大干部人事档案管理人才的培养教育和引进力度，充分利用数字化、智能化技术手段，实现档案管理的全面数字化转型。从而推动干部人事档案管理工作从简单的管理型服务向研究开发型服务升级，同时，深度挖掘档案利用价值，为单位选人用人提供依据，配合机关事业单位人才发展战略，促进单位更好地发挥职能。