企业档案外包管理存在的问题及对策探讨

文/法库县疾病预防控制中心 韩萍

现如今，越来越多的企业选择将档案管理业务外包出去，这样不但可以减少企业的管理成本，还能够迅速提升档案管理的质量。企业为了达到内部资源合理利用的目的，通常会将自己的薄弱环节交给专业机构来处理，享受更加专业的服务。本文研究的企业档案外包管理也是如此，企业可以与外包服务单位达成共识，并且实行长期合作，享受高质量的企业档案外包管理服务。

一、企业档案外包管理存在问题

（一）企业档案管理人员素质不够。1.档案管理人员意识需要加强。档案管理人员意识偏低对于档案业务的外包工作具有长久的影响，不利于档案业务的发展。这些年，我国一直在提高对档案管理的重视，不断加强档案相关法律法规的宣传，这在很大程度上推动了企业档案管理意识的加强。很多企业组建了专门的档案管理部门，提升对档案管理的领导力。然而，这一点并没有在具体的执行过程中得到严格落实。部分企业档案管理人员档案意识仍显不足，他们并没有随着企业的发展而进步。另外，企业在建立档案管理体系时未足够重视建立激励制度，导致激励制度不够完善。在建立档案管理系统时，企业档案管理人员的热情并没有完全被调动起来，这对企业档案外包工作的实施无疑添加了难度。2.档案管理队伍缺乏稳定性。档案管理队伍如果不够稳定的话，对于企业的档案外包管理工作也是非常不利的，档案管理企业的稳定是企业顺利进行档案维护工作最基础的条件。在社会经济蓬勃发展的趋势下，以及市场经济的体制下，讲究人力资源的科学合理分配，这是所有企业发展的一个共同的趋势。档案工作人员的调动对于企业档案管理工作也是非常有影响的，试想，当一个企业里面的档案管理者经常调动，肯定会导致工作人员业务生疏，在交接工作的时候，会出现衔接不上以及大量档案无法及时得到整理的情况，甚至最后导致档案丢失也是非常有可能的。3.档案管理人员的专业技能缺乏。随着企业的发展，档案管理外包业务肯定需要进一步的发展，这对档案管理人员的专业能力是非常有考验的。这几年，国内企业档案外包管理业务的开展，依赖传统的手工操作。企业档案外包管理业务的特点是工作量大、技术要求不高。现如今，个别企业档案管理人员，对电脑应用技能的掌握不够熟练。电子档案越来越普及了，如果只是停留在录入的层面来管理档案，那么整个数字化档案系统的建设速度是非常缓慢的，在企业处理档案管理业务的时候，是没有办法发挥网络信息技术最大优势的。开发和应用计算机网络技术对于企业档案电子化的进程起到了推动作用，能够进一步促进企业档案外包业务的数字化。

（二）企业档案真实性的问题。1.档案造假严重。为了获取利益，人们甚至会做出修改自己档案的举动，以实现晋升、推迟退休和获得专业资格等目的。伪造的档案信息掩盖了伪造者的真实情况，在这种不良社会风气影响下，使得企业获取员工信息的真实性方面产生了一定的困难。企业的员工很有可能会因为伪造的档案而丧失工作的热情，这对整个公司的员工队伍建设是极为不利的。这表明，重视并解决伪造档案的问题是当务之急。2.企业档案的内容质量不高。档案相当于人的一张名片，甚至是一张“身份证”，对信息的真实性要求是非常严格的，档案上面显示一个人真实的信息，是最基本的要求。很多公司保留着的档案里面含有大量过时的信息，以及使用率低甚至无法分辨的信息。企业的档案管理相关部门对于档案管理工作缺乏应有的态度，没有做到及时补充档案的内容。档案上记录的都是一些员工的个人基本信息，无法真实反映出一个员工的性格以及特点，很难达到档案真正的要求。有些外包服务单位在交接档案时没有遵守规则，导致档案丢失或者被更改。企业档案管理人员没有尽到应有的职责，这也是导致档案缺乏真实性不可忽视的原因。

二、企业档案外包管理优化对策建议

（一）提高企业档案管理人员的素质。1.加强管理人员档案的意识。企业在档案管理这一块的业务是非常繁多的，因此，企业的档案管理人员需要有足够强的意识来应对档案工作，提高自身的档案管理能力。一旦档案管理人员认清对档案保护的义务，产生强烈的责任感的时候，就可以在很大程度上提高档案管理的质量。企业的高层应在提高档案保护意识方面发挥领导作用，注重在企业管理时大力宣传档案管理的重要性，同时还应该培养员工提高档案保护的意识。企业需要规划一个长远的目标，把有关档案管理的策略落到实处，并且加紧完善档案管理业务相关制度，持续推动企业档案管理进步。2.避免档案管理人员频繁流动。由于企业的档案管理人员更多的是在一个封闭的环境下工作，随着档案管理业务的发展，档案管理人员需要提升协调合作的能力，要让档案管理人员多参加活动，更好地融入社会，打造一个健康可持续发展的档案外包管理工作环境。要完善选拔人才的制度，寻找合适的档案管理人才，提升档案服务的能力。企业还要注重对员工专业知识和技能的培训，企业在对员工进行培训的时候，需要高度重视从低到高各个等级的档案知识的培训，先从最基础的内容开始培训，再慢慢加强内容的深度。选择一批具有档案管理爱好和专业知识的档案管理人员进行培训，培养其专业素质。这些新生的人才会为企业带来活力，还能够帮助企业打开新的局面，为企业的档案管理往更高的层次迈进贡献力量。

（二）提高档案信息的质量。1.企业要在思想和行动上重视档案管理。企业在进行档案管理外包的时候，要注意提升高层领导以及档案管理部门的思想层面，认清企业档案管理的重要性，把企业档案管理工作当作最基本的工作，并积极拟出优化对策建议，这样可以有效预防企业出现档案管理问题。企业的管理人员根据有关法律法规，合理分配档案管理部门的工作人员以及设备。并且制定适当的机制和改善工作环境，以此来激发企业档案管理人员的积极性。还可以完善内部的激励制度以及竞争制度，在调动档案管理人员积极性的同时，提高员工的危机意识，使档案管理工作能够得到应有的重视。2.及时补充档案内容。企业在档案管理过程中，一定要注意及时更新档案内容，并且保证档案内容的真实性。企业会有各种不同类型的档案，所以也要选择不同的保存标准。企业进行档案管理的过程是一个不断丰富档案内容的过程。

三、结语

随着我国近几年对档案管理的重视，档案管理外包业务迅速发展，在业务模式以及人才培养等方面，都取得了很大的进步。现今，世界上最有承载力的管理模式就包括外包管理，这项业务是非常有前景的。企业要从自身实际情况出发，结合企业的管理情况以及业务模式等等方面来考虑档案管理外包业务的内容，选择适合的档案管理外包服务。现在的社会经济形势比较复杂，很多企业内部的工作人员不稳定，企业对于档案管理工作的重视也在慢慢淡薄。这导致了企业在选择档案管理外包模式的时候，容易产生一系列困难。因此，企业需要加强内部工作人员的档案意识，要注重对企业档案管理相关制度以及政策的落实。