数字化转型期企业档案管理问题与对策分析

文/云南大学 肖诗羽 彭婷

一、企业档案工作数字化转型的概念和背景

（一）企业档案数字化转型的概念。企业档案数字化转型是通过将企业档案工作的管理方式、手段从传统的方式进行数字化转变，从而进一步提升档案管理效率的一种档案管理方法。企业档案数字化主要集中于其管理方法和手段，与以往传统管理方法相比，更偏向于数字化。企业档案数字化转型是一个循序渐进的过程，需要按照科学的方法，逐步推进。

（二）企业档案数字化转型的实施背景。档案数字化转型是“十三五”时期企业档案工作的关键。根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，我国需建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆。所以企业档案的数字化转型已经迫在眉睫。随着社会经济的进一步发展，信息技术凭借着更稳定、更安全、更可靠、更全面等优点开始广泛运用于人们的日常生活和工作之中。正是在这样的大环境驱动下，传统的文件管理易损坏、不易保存、查寻不便等缺点显露无遗，所以文件电子化、数据化管理趋势愈加明显。通过对企业档案的数字化转型，可以使企业档案管理更加安全可靠。

二、企业档案工作数字化转型的内容

（一）基础业务的完善和规范。企业档案数字化转型工作开展的首要内容，就是先进行基础业务的完善和规范化。如条理清晰、规章明确的档案管理制度，还有档案的集中、统一管理、规范档案管理工作的各项流程等，是企业档案管理工作稳定进行的保证，也是确保企业档案数字化转型进展顺利的基础。

1.配套软硬件设施建设。企业要实现档案管理数字化转型，除了保障制度的规范和完善外，还应该保证有相应配套的硬件和软件设施。软硬件设施的设置、必要的技术支持和充足的资金储备，是企业档案数字化转型工作能够顺利进行的基石。企业档案的数字化转型依赖网络云技术和企业数据库，所以在开展一系列转型工作前，企业应当构建计算机网络的硬件搭设，构建自身的电子档案数据库，保证档案调度和档案共享工作得以良好进行。

2.档案信息数字化建设。（1）现有档案数字化。现有档案数字化是指通过扫描仪等方式将企业保存的传统档案数据录入电脑云端、光盘、磁盘等介质进行保存，并按照文件的逻辑性和关联性建立相应的目录表和数据库。在这个过程中，通过将传统不易保存的纸质档案转化为电子文件录入数据库中，增加了档案保存的存取性和安全性。（2）新增档案数字化。新增档案数字化是将企业新产生的档案数据根据其特有的联系归档录入企业数据库中对应的目录分类下，形成新的电子文件。在进行新增档案数字化归档的过程中，应保证现有档案数字化整理清楚，再把新产生的档案按照轻重缓急以及企业自身的需求，排序逐步录入企业电子档案管理系统，形成新的电子文件。这样对档案对象数字化更有利于推进档案数字化转型。

3.提升档案工作服务能力。（1）档案工作由被动转为主动。传统的档案管理工作大多是被动的，需要企业自身有需求时进行查询和使用。所以档案的信息开发工作也偏向被动。但是在企业档案数字化转型过程中，通过知识管理、大数据等方式，对档案数据进行整合，档案的管理工作逐步由被动向主动转化。（2）档案信息内容由初级信息转为深加工。通过电子档案系统，对档案电子文件信息进行提取，找出其中更有价值的档案信息，实现档案信息的深加工，可以更好地满足企业的使用需求。（3）提高档案工作效率，扩大服务范围。通过对电子档案管理系统的利用和改进，可以使搜索界面更加简捷，从而减少搜索时间提高检索速度，提升档案工作效率。同时可以借助电子管理系统的改造、移动端应用等，增加档案信息服务的范围。进一步扩大档案利用者的范围，扩大企业的利用范围。

三、企业档案工作数字化转型存在的问题

（一）数字化管理人员的综合素质水平需提高。在整个企业档案数字化转型过程中，档案管理始终贯穿前后，是关乎数字化转型是否成功的关键因素。但在企业档案管理部门，管理人员老龄化明显，且多为行政人员替代，并没有接受过完整且专业的档案管理知识，对于计算机知识、网络档案管理网站，以及更为复杂的数字化档案管理操作和管理方式半知半解。甚至对于如何进行档案数字化转型知之甚少。

（二）企业档案数字化基础薄弱。企业档案数字化管理需进入企业信息集成系统，对复杂的档案信息进行分类，对动态产生的电子档案信息进行整理分类。但实际上，许多企业仍然停留在数字化管理的初级阶段，对于档案的概念仅停留在实物和纸质文件为载体的媒介上。而数字化过程中面对不同的档案管理方式、模式，档案工作人员具体应该如何操作，如何循序渐进地进行，企业并没有明确的规章制度来规范。

（三）企业档案数字化效率及安全性问题。在企业档案管理数字化转型过程中，原始档案数量过于庞大，档案管理人员对于档案整理分类情况了解少，档案数字化难度大，导致工作效率低下。数目庞大的档案文件需要安全性能强大的档案管理系统，管理人员需要将企业合同、招投标书、企业各类基础信息放入其资料库中。但实际上许多企业没有自己的档案管理系统，没有强大的安全保障。

（四）企业档案管理资金欠缺。档案数字化转型需要企业资金支持。其中数字化建设十分依赖计算机设备、软件系统、人才资源、电子档案保管设备等软硬件设施。能够意识到档案管理数字化转型对于企业自身发展重要性的企业一般都配备了相应的档案管理软硬件设施，但是这对于中小型企业来说存在很大的困难，更不必说此后还需要大量的资金对企业电子档案设备的维护升级等。

（五）企业档案数字化保存条件不严格。许多企业存在基础设施薄弱、软硬件设施不平衡、人才储备稀缺等问题。虽然许多企业配备了电脑、打印机等必需品，也连接了互联网，甚至有自己的档案管理系统，但是对于高性能的电脑，数字化档案保存柜以及其他数字化设备依旧缺失。

四、企业档案工作数字化转型的对策分析

（一）加快专业人员素质培养和人才引进。为了保证企业档案管理数字化转型的顺利进行，档案管理人员必须具备良好的专业素养和专业知识。首先，从档案管理人员的角度出发，作为一名档案管理人员，要做到为档案管理事业终身学习，不断提升自己，满足现代企业发展需求的心理准备。其次，是企业自身，应主动实施档案管理人员的素质技术培训以及专业人才的引进。在专业人员素质培训方面，企业需重视对档案管理人员综合素质的培养，结合多元化的培养模式提升他们的综合素质，以便能够适应企业档案数字化转型工作。

（二）建立并完善数字化档案制度基础。档案标准化是档案自动化的前提，档案制度化是档案信息化的保障。数字转型过程中，企业应从规范档案管理的各项规章制度入手，夯实档案制度基础。对于新媒体资料、电子文件的接收保管利用等工作，制定科学完善的规章制度，保证企业日常使用。而现有电子档案和新增电子档案应由专人分开管理，这样对于企业日常经营活动中产生的新增档案能够及时归档，也能为企业提供实时信息，从而降低企业档案数字化转型成本，推动企业数字化转型发展。

（三）加强数字化档案管理的安全性。安全性作为企业电子档案保存利用的重要原则，影响着整个企业档案工作数字化转型进程。特别是涉及企业机密的电子文件、媒体资料，更是对企业的日常经营活动起着十分重要的作用。所以，企业应该加大力度提升档案的安全性，利用各类网络先进技术对企业档案进行加密，防止任何渠道的窃取，保证企业的良好发展。这首先需要引起企业领导对机密档案与企业自身发展之间重要性的认识，重视数字化文件的安全。

（四）加大软硬件设施等资金投入。基础设施的配置是企业档案工作数字化转型的前提条件。如果没有基础设施的辅助，企业档案工作数字化转型速度将会大大减缓，所以企业应该加大软硬件等基础设施资金投入。其中就包括人员雇用资金、档案管理场所、档案管理设备、电子档案管理器材等等，逐步适应企业档案工作数字化转型，为企业今后的经营发展助力。增加档案数字化人员日常薪金，可以从源头增强企业档案工作数字化转型的推动力。

（五）逐步推进企业档案数字化转型。想有效实现企业档案工作的数字化转型，除了以上几点建议之外，还应该注重循序渐进，科学且具有逻辑地推进档案工作数字化转型。首先企业应该制定符合自身发展情况的转型计划，以科学务实的方法对短中长期不同阶段制定不同的方法制度。协调各个部门之间的关系，实现以档案部门为主，其他部门为辅的企业档案工作数字化转型模式，争取实现档案管理工作转型渗入企业信息化建设的每个方面，为进一步实现档案数字化转型打下基础。