大数据背景下机关事业单位档案管理服务水平提升途径

文/中共三明市委台港澳工作办公室 黄晓燕

结合机关事业单位档案管理实际情况来看，一直存在“重管理、轻利用”的现象，并且很多机关事业单位档案管理信息化发展水平不高，为单位管理和发展带来一定程度的阻碍。所以机关事业单位必须不断优化档案管理服务水平，创新档案管理模式，实现档案管理服务多元化。有序推进档案管理工作标准化、高效化发展。

一、大数据背景下提升档案管理服务水平的意义

大数据时代改变了人们的生活方式和工作方式。大数据具备巨大存储容量，并且可以获取多样化的数据信息，数据类型也相对较多。在大数据环境下，必须具备快速的数据信息处理速度，并且对海量数据信息进行处理，才能够切实保障数据信息质量、提取具备价值的数据信息。其一，积极借助大数据信息技术开展档案管理工作，对单位不同种类的档案信息进行高速处理，在确保档案信息高质量管理的基础上，挖掘具备价值的数据信息内容，为机关事业单位各项管理工作提供数据基础支撑。其二，在时代不断变换的当下，市场竞争日渐激烈，为了服务社会、服务群众，机关事业单位必须展现出自身的先进性，档案管理工作应该顺应时代发展，充分发挥出档案管理工作的价值。在档案管理工作当中引入信息化技术、大数据信息挖掘技术，可以有效促进单位信息化发展，展现出机关事业单位的先进性，彰显机关事业单位的社会价值，提升机关事业单位的综合竞争力。其三，借助大数据信息化技术开展档案管理工作，可以从根本上改变传统档案管理工作模式，促进档案管理工作的创新，并且增强档案管理工作人员的责任感，规避传统档案管理工作当中存在的弊端，缓解机关事业单位档案管理人才不足的问题。在大数据时代，积极发挥大数据技术手段、信息化技术手段的优势，已经成为单位档案管理工作发展的必经之路，更是提升档案管理服务的重中之重。

二、机关事业单位档案管理服务存在的问题

（一）档案开发水平较差。当前机关事业单位档案管理工作存在开发力度不足的问题。虽然很多机关事业单位纷纷构建了档案数据资源库，但是数据资源库种类较少、信息资源不全面等问题屡见不鲜。在此基础上，很难对档案资料数据信息深入开发、深入挖掘，很难挖掘出档案信息的价值，直接影响了档案服务质量。机关事业单位的档案管理与服务水平，直接影响着机关事业单位的管理水平，若档案资料开发利用不得当，那么很容易导致事业单位的管理工作开展出现障碍，甚至影响事业单位各项工作稳定、有序开展。

（二）档案管理信息化水平较低。在信息化时代，社会各个领域积极开展了信息化。大数据环境之下，档案管理工作受到的影响极大，必须快速实现信息化转型。但是当前很多机关事业单位档案管理工作存在信息化水平滞后等问题，管理模式也较为单一。虽然一些单位积极引入了大数据信息化技术，对档案管理信息化发展起到了一定促进作用，但是因为我国档案管理领域信息化发展时间短、经验少，还有很多环节需要不断完善。很多档案管理工作者并未认识到信息化发展转型的重要性，并且缺乏一定信息化专业技术水平，导致档案管理方式落后，无法展现出最大价值。

（三）档案管理机制尚未健全。机关事业单位档案管理工作，想要真正发挥出其效用、实现高效服务，就应该具备一个完善、严谨的管理机制作为基础保障。但是当前很多机关事业单位档案管理工作的制度缺乏完善性，很多档案管理工作权责无法落实，导致很多档案管理工作人员在开展工作时，缺乏必要的程序、工作依据，工作随意性较大，直接造成档案管理工作效率、服务效率降低。即使一些机关事业单位档案管理实现了信息化转型，但也需要专业工作人员进行维护、更新、数据资料录入。若缺乏完善的权责划分，那么出现了工作问题，则会出现责任推诿现象，无法实现档案管理工作标准化发展。

三、大数据背景下机关事业单位档案管理策略

（一）全面整合档案信息中的各类数据。在大数据时代，机关事业单位档案管理工作必须注重信息化管理与转型，将大数据信息技术融入档案管理工作当中。在大数据信息技术引导下，档案管理工作必须对本单位各项档案数据信息进行明确归类，将各类档案数据信息进行分类，并统一档案信息数据信息的格式，以便于更好地发挥大数据信息技术的优势，有针对性地对档案数据信息进行提取、挖掘。大数据环境下，机关事业单位档案管理种类、数量不断增多，如何从海量的档案数据信息当中提出重要信息、有价值信息，成为档案管理工作的重点。为了展现大数据信息技术的优势，必须做好档案数据信息整合、分类、格式规范，促进机关事业单位档案管理工作健康发展。

（二）构建档案信息管理数据平台。机关事业单位档案管理信息非常复杂，涉及图片、文字、视频、音频等诸多形式。在大数据环境之下，大数据信息技术对数据信息提取的要求非常高，为了高效运用大数据信息化技术、促进机关事业单位档案管理工作信息化发展，应该结合单位实际情况，构建具备单位特点的信息化数据平台，确保数据挖掘、数据提取的严谨性、高效性。将档案信息管理数据平台与单位管理信息化系统联网，直接将单位各个部门、各个管理内容的数据档案信息，借助互联网的形式传输到档案信息化管理数据平台当中，提升档案管理工作效率，实现单位各项数据信息共享，提升服务质量和效率，满足各个部门的管理需求。此外，还可以构建对外档案信息数据平台，将其作为机关事业单位的对外宣传窗口，这样外来访问者可以对单位发展情况、单位文化、单位事务进行全方位了解，而且可以挖掘群众潜在的隐形诉求。

四、机关事业单位档案管理服务水平提升途径

（一）全面创新档案管理模式。在大数据环境下，机关事业单位档案管理工作必须结合本单位的实际情况、实际需求进行创新。在强化档案信息完整性的同时，对信息内容繁琐的档案进行科学管理，并且对文件实施查找补充，构建清新、简洁、明了的数据库。构建出信息化档案管理数据凭条，对不同类型、不同内容的数据档案信息进行归类、备注说明，构建出一套全面的档案信息收录方法。各个机关事业单位应该强化沟通，相互借鉴、学习档案管理方法和模式，结合本单位实际情况开展有针对性的筹措，构建适合本单位发展、便于本单位服务的机关事业单位档案管理模式。

（二）强化档案管理信息化服务水平。在大数据环境下，为了优化机关事业单位档案管理服务效率，必须要加快档案管理信息化建设，将大数据信息化技术融入档案管理工作当中，最大程度挖掘档案信息。转变传统纸质档案服务方式，充分借助计算机技术、信息化技术、大数据技术，对庞大的档案数据信息内容进行及时查找、传递、复印，第一时间为有需求的部门提供档案数据信息支持。此外，积极引入大数据整合技术、大数据挖掘技术、大数据分析技术，将单位各个层面、各个领域的历史发展数据进行分析，挖掘出历史档案当中潜在的价值，以便于为单位制定发展战略打下数据基础，协助单位各个部门实施管理创新。全面提升机关事业单位档案管理工作的信息化水平，真正实现档案管理服务优化，使档案管理服务更加具备针对性、高效性。

（三）提升档案管理人才服务意识。机关事业单位档案管理人员是决定档案管理服务水平的关键，想要真正实现档案管理服务创新，就应该从服务范围、服务内容、服务方式三个层次进行创新。机关事业单位所涉及的工作内容非常广泛，所以机关事业单位档案管理服务范围较大。档案管理工作人员必须认识到档案管理服务的重要性，全面提升自身信息化专业水平，定期进行档案管理专业知识培训、档案管理服务水平提升讲座，通过不断学习、不断充实自身专业知识，强化档案管理服务意识。真正贯彻“活到老、学到老”的原则，全面提升档案管理人才的办事效率和服务水平。

五、结语

总而言之，在“足不出户便知天下事”的时代，机关事业单位档案管理工作必须充分挖掘大数据信息技术优势，积极开展档案管理工作信息化建设，将大数据信息技术融入档案管理工作中，在顺应时代发展的基础上，优化机关事业单位档案管理水平，为机关事业单位提供良好的档案数据信息服务。