如何做好办公室秘书工作

文/中国航发燃气轮机有限公司 冯常亮

在现代商务活动中，企业是其中的重要承载体，企业想要在现代化社会中高效快速发展，必须拥有更加科学化的内部结构，其中办公室秘书体现的作用越来越大。从企业管理的角度来说，办公室秘书不单单是指从事秘书工作的个体，而是指在企业内部从事办公室秘书活动的组织机构，是专门为企业处理行政秘书工作的职能机构。办公室秘书在企业发展中有着举足轻重的地位，为企业的可持续发展提供了动力和保障。

一、现代办公室秘书应具备的能力

（一）综合能力。综合能力是指人们将所看见事物的一部分或者是相对独立的个体，通过实践和分析得到掌控全局的能力。要求办公室秘书在对事物进行考察时，通过科学的方法，观察事物的本质，现代社会是高速发展的信息化社会，人们接收的信息复杂多样，对此办公室秘书要有善于接受新鲜事物的先进思想，通过丰富的社会阅历，对复杂多样的信息进行加工过滤，通过事物的表象，抓住其发展规律。通过市场零星，分散的信息进行整理和预测，提炼出具有意见导向性的数据信息，向企业领导和决策者提供正确、稳定的全局性预案。同时综合能力要求办公室秘书在其文案功底、口头表达，以及理论思维方面都有较强的功底，在企业发展过程中提供独有的服务管理职能。

（二）协调能力。协调能力指通过对人际关系和工作顺序的调整，使企业内部和外部得到协调一致的发展，协调是企业秘书的重要职能之一，是否能将企业员工和企业领导者之间的关系维持和谐融洽是对企业办公室秘书的重要要求之一。协调能力是一个企业办公室秘书在品质、个人素质和才干方面的综合体现，因此对于企业秘书协调能力有着较高的要求，办公室秘书想要提高自身的协调能力，需要从自身实际出发，提升自身的沟通能力，在认识和解决事物上多下功夫，提升自身的专业水平，增强自己的亲和力，增强解决问题的经验，加强与人沟通的经验，协调企业领导和企业员工之间的关系，做到企业员工了解公司意图，公司领导明白员工心声的协调服务工作。

（三）应变能力。应变能力是指人们面对突发的事情或者消息能够在短时间内进行反馈的能力，企业秘书在企业的管理职能往往体现在服务上，很容易面对公司内外部的突发事件，这就要求办公室秘书在最短的时间内为其所服务的对象提供最为有效的合理解决方案，面对突发事件要求办公室秘书做到沉着冷静，随机应变。企业秘书想要提高应变能力，需要在平时生活中细心观察，提高自身的洞察力，对于可能出现的突发状况有着提前的预判能力，当事情发生后才能果断处理，做到得心应手。

（四）公关能力。公关能力指的是企业在内外展示或者宣传时通过办公室秘书宣传体现出来的企业健康公正的良好形象，为公司发展提供良好的外部环境，办公室秘书在公司内外承担着相互沟通、相互服务的职能，很多时候会代替企业出席各类活动，企业对办公室秘书有着较高的公关能力要求，要求办公室秘书在对外交流时展示出诚恳、真实、不卑不亢的个人形象，以此来获得其他企业的信任与合作，同时办公室秘书要有着敏锐的洞察力，利用各类宣传方式，将本企业的优点和特色展示在公众面前，获得公众对本企业的信任和支持。在进行对外公关的社会交往时，更要不断了解市场动态和竞争企业的各类信息，搜集竞争企业的优势或劣势情报，将市场动态和竞争企业的各类信息汇总整理，为企业的发展提供可靠数据支持。

二、办公室秘书现代管理的重要作用

（一）负责企业内部的秘书行政工作。办公室秘书，是企业行政秘书的进一步升华。众所周知，办公室秘书的工作较为繁杂，企业内部的文件整理，起草各类行政文书，编写企业各类通告，整理内部各类信息等。办公室秘书在完成企业以上的行政任务外，还要负责企业的内容设计和组织活动策划，保证企业内部行政活动的有序开展，同时肩负着对内对外的信息沟通，将企业内部和外部所接收的信息进行整理和采集，保证信息通道的畅通和完善。

（二）办公室秘书的管理职能。在现代企业的管理制度中，企业的管理已经不再单纯由企业管理层完成，办公室秘书将分担当下企业复杂多样的管理职能，而这是当下办公室秘书与过去传统的秘书职能在根本上的区别，其显著的管理职能成为企业秘书当下的重要特征。本文结合办公室秘书的管理特征进行分析，充分体现出办公室秘书在企业现代化管理中的特点。

三、办公室秘书现代管理职能的体现

（一）协调企业内外部各项事务职能。管理工作是现代企业工作中一项较为复杂的内容，管理的工作范围广泛，既包含企业内部的管理内容，更包括企业外部的社会活动。在现代企业的发展过程中，办公室秘书承担着承上启下的作用，在对内部进行管理过程中，要求办公室秘书将企业的管理层与企业的工作人员紧密连接起来。公司管理层可以通过办公室秘书将公司部分决议传达给公司的基层员工。同样，办公室秘书也要将员工的具体诉求，反映到企业的管理层。从这里可以看出，办公室秘书在信息传递过程中需要具备相对完善的处理复杂关系的能力，在协调企业内部管理层与员工的服务过程中，体现出办公室秘书在企业内部的协调职能。办公室秘书同样要协调企业与外部各部门之间的关系，在处理外部关系的过程中，要求办公室秘书很好处理与企业伙伴、企业客户、企业的竞争对手、政府工作人员之间的复杂关系。

（二）为企业决策者提供参考数据和意见。企业领导在对企业前进方向和经营生产作出决策时，往往需要大量的调查报告和数据分析以及各类可行办法论证等有效材料，这些真实可靠的材料往往成为企业决策的重要依据。办公室秘书需要将数据收集的过程以及数据真实性情况对决策者进行详细交底，提出所得数据的真实性。企业秘书在为企业决策者提供数据详情的过程，实际上就是办公室秘书参与企业内部决策的过程，这个过程也是体现秘书为企业发展提供意见的过程，表现出秘书对企业的间接管理职能，同时在企业决策过程中，办公室秘书通过现代企业的服务管理体制为企业的决策者提供决策参考。办公室秘书有责任和义务为企业决策者提供有价值的参考意见，但是在提供决策意见的过程中，要将根据决策者要求搜集的相关数据和资料进行完善，保证提供数据的完整、真实和准确，在保证提供数据的效率同时，进行更加准确的调研，同时由于市场存在突发性和随机性，办公室秘书在提交数据报告的同时，需密切关注市场的变化情况，防止因为时间差导致决策者的决策误判。

（三）处理企业内部的具体事务。处理日常事务是秘书工作的基本职能，同样也是办公室秘书的主要工作范围，服务是办公室秘书职能的基本体现，为企业服务，为公司领导者服务是办公室秘书的主要工作目标。办公室秘书的服务和办事职责相比较秘书而言，更加广泛涉及公司由上到下的方方面面，既包括公司的内勤工作又包含经营管理的各个环节。其工作职能的具体表现形式包括公司内外的会务组织，对于外来人员接待联系，公司档案的合理保管，办公环境的设施管理，交通工具管理，机要保密文件管理，文书处理等，由于办公室秘书的工作职能相对广泛，这就要求办公室秘书在工作的同时提高办事效率，在履行工作职能时，首先要树立良好的效率意识，将工作效率和公司的经营管理现状结合起来，同时对于需要处理的事物进行分类，根据事情的重要程度和处理的紧急情况进行分类，对于需要处理的问题，办公室秘书要果断迅速，认真细致，确保处理问题妥善协调，对于处理的事件讲求质量。在处理部分文件档案等内勤类事务时充分运用现代化的科学设备，尽量将工作内容程序化，将能简单处理的文件归类等工作通过企业内部的办公设备软件处理，保证办公室秘书可以集中精力处理其他管理类事务。

四、结语

办公室秘书作为企业的重要组织人员，担负着企业内部和外部的协调组织工作，由于企业的不断发展，办公室秘书的管理职能越来越复杂多样，在管理过程中，商业秘书要做到统筹内外部关系，对于所了解的数据和内容进行分析，对决策者提供基本的参考意见，为企业发展提供有效帮助。办公室秘书对于自身要有严格的要求，提升自我职业道德素质，增强为企业领导和员工奉献的精神，加强自身的经验积累，对待工作热情细致，为企业提供更好的服务，提升企业的发展空间和社会竞争力。本文通过对办公室秘书的基本能力要求和办公室秘书的基本职能进行简要分析，提出提升办公室秘书能力的意见，希望能为办公室秘书提供切实有效的方法策略。